Как оформить доску информации в офисе

Обновлено: 16.05.2024

Проблемой многих компаний является не только и не столько отсутствие самой работы по мотивации сотрудников, сколько отсутствие информации об этой работе у этих самых работников. Руководство тратит деньги на реализацию весьма недешёвых мотивационных программ, но люди зачастую даже не догадываются о том, что в их компании реализовываются новые практики, и как можно ими воспользоваться.

Идеей для написания данного поста послужили мои выводы из недавно реализованного проекта по диагностике системы управления персоналом, включающего в себя исследование вовлеченности в крупной ритейлинговой компании.

Одними из ключевых факторов, влияющих на вовлеченность линейного персонала, были выявлены "Признание" и "Неформальные отношения с коллегами" с низкой оценкой степени удовлетворённостью их реализацией в Компании. То есть, сотрудники в ходе исследования и в личных беседах отметили, что руководство недостаточно внимания уделяет признанию заслуг своих подчинённых, проводит мало конкурсов, соревнований, корпоративных мероприятий, где сотрудники могли бы пообщаться в неформальной обстановке и т.д. При этом в Компании реализуется более чем достаточное количество мотивационных программ, включающих в себя все те мероприятия, о которых мечтают сотрудники, просто не все о них знают: часть сотрудников владеет одной информацией, часть — другой.

Проблемой данной компании и многих других, с которыми я работала, является не только и не столько отсутствие самой работы по мотивации сотрудников, сколько отсутствие информации об этой работе у этих самых работников. Да, именно так: руководство тратит деньги на реализацию весьма недешёвых мотивационных программ, но люди зачастую даже не догадываются о том, что в их компании реализовываются новые практики, и как можно ими воспользоваться.

Одно из решений данной проблемы мне видится в разработке системы мероприятий по продвижению практик компании в области управления персоналом. Для этого руководству необходимо договориться какую информацию, и с какой периодичностью следует предоставлять соответствующим категориям персонала, какие каналы для передачи информации могут быть задействованы (планёрки и собрания, оформление досок, выпуск корпоративного вестника, информация в соц. сетях, на портале компании и т.д.), кто будет ответственным за работу по информационному обеспечению персонала и т.д.

К каналам коммуникации, используемым в HR, можно отнести:

Почему я сегодня решила остановиться именно на информационных досках? Пожалуй, потому что этот канал мне видится одним из самых простых, повсеместных, легкодоступных и при этом эффективным. И, возможно, в погоне за техническим прогрессом некоторые компании исключают из своего арсенала этот довольно банальный, но по-прежнему действенный инструмент. И, конечно, поступают опрометчиво.

В пользу своей позиции приведу простую аналогию из мира внешних коммуникаций. Несмотря на появление новых технологий и постоянное их усовершенствование, специалисты рекламного рынка до сих пор более чем серьёзно относятся к такому каналу распространения информации, как наружная реклама. Да, с каждым днём она становится более технологичной, интересной, необычной, яркой. Но никому не придёт в голову назвать её неактуальной.

При правильном использовании в числе её неоспоримых преимуществ:

Наглядность (используйте яркие образы и вас заметят).
Ненавязчивость (она существует фоном, становясь частью окружающего рельефа).
Доступность (вам не нужно искать контакта с каждым отдельным потребителем информации).

При организации информационной доски, прежде всего, необходимо определить цель её присутствия, какая информация должна на ней размещаться, как часто она будет обновляться, кто будет ответственным за её состояние.

Выделяю несколько принципов, следуя которым ваша доска будет "работать":

Принцип единообразия:
- Внешний вид доски и размещённая на ней информация должны соответствовать фирменному стилю Компании (цвет, логотип, шрифт и т.д.).
- Информация должна быть написана единым шрифтом (стиль, размер текста и заголовков), определены размеры фотографий, текстовых материалов.
- Опрятность, "читабельность" представленной информации — не только гарантирует то, что она будет замечена и прочтена, но продемонстрирует уважение к коллективу.
- Размещаемая информация должна быть структурирована по разделам.
- Для каждого раздела нужно выделить определённое место на доске, тогда сотрудники не будут тратить время на поиск нужной информации.
В зависимости от объёма информации и количества таких разделов, лучше оформить не одну, а несколько информационных стендов.

Примеры разделов/информационных стендов:
- Информация о компании (миссия, ценности, история, цели, фото руководителей, достижения).
- Решения и приказы руководства.
- Результаты по выполнению плановых.
- Поздравления сотрудников с днём рождения, праздниками, карьерными достижениями и другими знаменательными событиями.
- Лучшие сотрудники по результатам конкурсов, соревнований, по объёму продаж и т.п.
- Результаты конкурсов, соревнований.
- Фотоотчёты с корпоративных мероприятий.
- Открытые вакансии и т.д.
Не старайтесь уместить на вашей доске максимум информации, отбирайте еженедельно только самое важное, актуальное и наглядное.
- Принцип наглядности (читаемости):
  - Люди не будут читать, стоя у доски сплошной текст, написанный мелким шрифтом. Поэтому информационные блоки должны быть короткими и хорошо считываемыми.
  - Лучше воспринимается информация, написанная тезисно, оформленная рисунками, диаграммами, в виде таблиц и графиков.
  - Регулярно обновляйте информацию: не давайте сотрудникам возможности привыкнуть и не замечать доску.
  - Приучите их к тому, что на ней с определённой периодичностью (в идеале — каждую неделю) можно прочесть что-то новое и актуальное.
  - Заставьте информацию "говорить": например, если в компании проводится конкурс — под заголовком постоянной рубрики обновляйте еженедельно рейтинги сотрудников и т.д.
  Важно помнить, что осведомлённость сотрудников о том, что происходит в Компании, о перспективах развития, о действующих практиках в отношении персонала способны повысить доверие к руководству и вовлеченность сотрудников в целом.
  
  Я уверена, используя данный способ продвижения практик компании в комплексе с другими инструментами, вы повысите эффективность ваших коммуникаций с сотрудниками, добьётесь так называемого эффекта синергии.
  
  Информационный стенд помогает донести до клиентов, посетителей и сотрудников важную информацию. Главное – подобрать формат стенда, его размеры, конструкцию, дизайн. Это важно, поскольку стенд, установленный в помещении, становится частью интерьера. Он должен гармонично вписываться в обстановку, быть доступным для людей и не мешать их перемещению. Чтобы сделать правильный выбор, разберем, какие виды информационных стендов существуют и где их лучше использовать.
  
  По характеру наполнения информации
  
  Выбирая формат информационного стенда, в первую очередь стоит определиться с тем, как он будет наполняться. По типу наполнения существуют:
  - Стенды с постоянной информацией. Данные не меняют долгое время, поскольку они остаются актуальными. Сюда относятся различные виды символики, требования охраны труда и пожарной безопасности, стандартные инструкции, документация вроде закона о защите прав потребителя, плана эвакуации, лицензий, книги жалоб и предложений.
  - Стенды с меняющейся информацией. Они должны быть особенно удобными, чтобы частая смена содержимого не доставляла трудностей. Стоит предусмотреть на стенде карманы и ячейки разных размеров для размещения документации, книжек, листовок, буклетов и пр., чтобы для каждого из них было организовано отдельное место.
  По материалам
  
  Большее распространение получили стенды с карманами из прозрачного акрила или ПЭТ-пластика. Карманы изготавливают под стандартные листы разных форматов или брошюры, книги, буклеты.
  
  Существуют магнитные стенды, которые имеют прочную основу, покрытую пленкой с полноцветной печатью или одноцветной ПВХ-пленкой. Информацию фиксируют с помощью магнитов, которые могут иметь разные формы и цвета. Такой способ удобен для листов нестандартных размеров и часто меняющейся информации.
  
  Нельзя не сказать про пробковые и тканевые стенды. Для крепления листов используют булавки и кнопки. Пробка и ткань – декоративное покрытие стенда. Основу составляет пластиковый или алюминиевый профиль. Иногда на таких стендах размещают и прозрачные карманы. Конструкция легкая, недорогая и удобная, но не очень подходит для детских учреждений (опасность кнопок и булавок), помещений с повышенной пыльностью и влажностью.
  
  Если вам важна защита стенда от внешнего воздействия, можно выбрать модель в антивандальном исполнении. Она оснащена панелью из оргстекла или поликарбоната, которая может закрываться на замок. Но нужно учитывать, что это увеличивает вес конструкции.
  
  По типу конструкции
  
  В зависимости от конструкции существуют настенные и напольные информационные стенды.
  
  Настенные стенды вешают на стене, фиксируя крепежными элементами. Главный плюс – конструкции не занимают пространство на полу, не преграждают людям путь. Такие стенды можно назвать стационарными. Их не переносят часто с места на место, а устанавливают на длительный период.
  
  Напольные стенды устанавливают на полу. Обычно их выбирают, если нет возможности повесить настенную модель. Плюс напольных конструкций в их мобильности. Такой тип напольного стенда можно без труда переносить в любую часть помещения. Это удобно, если в помещении часто происходит смена обстановки, например, в залах, где проводят выставки, конференции, презентации, промоакции. Мобильный информационный стенд на ножках легко переставить в другое место, а затем разобрать, чтобы установить на другом объекте.
  
  Выбирать между ними необходимо, учитывая, есть ли место для установки на полу или стене. Важно не только, есть ли достаточная площадь, но и удобство расположения. К стенду должен быть свободный подход. Не стоит выбирать настенный стенд, если свободное место на стене есть только в отдаленном углу. Конструкция должна располагаться ближе ко входу, но не мешать потоку людей.
  
  По назначению
  
  Информационный стенд содержит только информацию, важную или полезную для посетителей, клиентов и сотрудников. Но еще существуют:
  - Рекламно-информационные стенды. Кроме полезной содержат рекламную информацию, направленную в первую очередь на потребителей. Это могут быть сведения об акциях, предложениях и ценах.
  - Обязательные стенды. На них должны размещать инструкции и схемы вроде плана эвакуации, техники безопасности, охраны труда, лицензий организации и пр. Такие стенды наполняют в соответствии с требованиями законодательства.
  По размерам
  
  Конкретные размеры информационного стенда зависят от количества информации, которое необходимо на нем разместить. Стоит заранее составить список документов, которые нужно вместить. Для каждого из них нужно определить, как они будут размещены: в прозрачных карманах, уголках, подвешены на нить.
  
  Карманы могут иметь разный формат: от А5 до А2. Для буклетов, визиток и брошюр нужны более объемные карманы, которые не прижимаются плотно к поверхности стенда, а имеют определенную толщину.
  
  В целом стенды могут иметь разные размеры:
  - Большие: 100х150, 100х120, 100х100 см.
  - Средние: 90х120, 90х60, 80х60 см.
  - Маленькие: 30х45 см.
  По оформлению
  
  Идеальный дизайн информационного стенда – тот, что привязан к стилистике организации. Это поможет сделать конструкцию узнаваемой и вписать ее в интерьер, особенно если он выполнен в корпоративных цветах. Для привлечения внимания можно добавить акценты в виде ярких цветов и деталей или вовсе заказать стенд оригинальной формы.
  
  Заказать информационный стенд в индивидуальном исполнении
  
  Для успешной работы и привлечения клиентов в своё учреждение нужно использовать разнообразные формы и методы представления информации. Одна из форм предоставления информации о работе учреждения – оформление и своевременное заполнение информационных стендов. Необходимо знать, что хорошо, качественно изготовленные информационные стенды — это «визитные карточки» учреждения и прекрасно работающая внутриинтерьерная реклама. Создатели стенда при его разработке должны руководствоваться основнымипринципами: компетентности, конкретности, доступности, долгосрочности. Есть несколько общих задач, которые необходимо решить при любом конкретном наполнении стенда:
  - первая из них — привлечение внимания к самому стенду, стенд должен притягивать взгляд, заманивать посетителя, вызывать в нем желание подойти, ознакомиться, рассмотреть, задать вопросы — в общем, вступить в контакт со стендом и специалистами учреждения. Конечно, для этого используются различные способы и методы (об этом ниже);
  - надо определиться, что будет представлено на стенде, чем наполнить стенд, а это зависит, в первую очередь, от целей, которые поставил перед собой изготовитель стенда;
  - основной информацией должны быть сведения о квалификации специалистов, осуществляющих приём клиентов, и сведения о льготах для отдельных категорий граждан (нормативно – правовая документация);
  - надо помнить, что создание информации о предоставлении услуг осуществляется учреждением на основании утвержденного плана работы.
  При подборе информации необходимо соблюдение следующих требований:
  - материал должен нести конкретную информацию (что и где расположено, что и где происходило или будет происходить, куда и к кому можно обратиться за помощью или информацией);
  - информация должна затрагивать ценности, важные для клиента;
  - содержание не должно быть формальным;
  - желательно в подаче материалов руководствоваться здоровым чувством юмора;
  - не забывайте об оперативности и своевременности информации на стенде.
  Необходимо помнить, что внимание человека избирательно. Никто из нас не способен одновременно удерживать внимание на нескольких объектах. Обычно человек может сконцентрироваться максимум на двух-трех, очень редко — четырех объектах. При заполнении стенда необходимо уделить внимание фону и фигурам: фигуры должны быть по возможности одинаковыми для всех, причем такими, на которые хочет обратить внимание сам создатель стенда. Если в его задачу входит представить новый вид услуг, то сама услуга и её наиболее важные преимущества (два-три, не более) должны сыграть роль фигур на стенде. Если поставлена цель: расширить знание об учреждении, главной фигурой должно быть само учреждение, фирменные цвета, перечень услуг, методы работы и прочее.
  
  На стенде должны присутствовать:
  
  Советы по наполнению стенда:
  - размещайте в виде фигур самые важные для вас вопросы, их не должно быть больше четырех;
  - постарайтесь воздействовать на все органы чувств посетителей (клиентов), разумно используйте цвет и местоположение стенда, освещение.
  Для того чтобы ваш стенд не раздражал зрение, при его оформлении используйте не более 2-3 разных цветов, а разнообразить их композицию можно за счет родственных оттенков. Подчеркивая индивидуальный стиль вашего стенда, аккуратно подходите к выбору композиций, включающих в себя несколько оттенков. С их помощью можно вызвать те или иные эмоции у посетителей и добиться цели, которую вы поставили при оформлении стенда. Будьте внимательны, и у вас все получится!
  
  Возвращаемся снова к нелегким будням управляющих компаний, то есть, к вашей ежедневной рутинной работе. После принятия Постановления Правительства №731 от 27.09.2014 года о Стандарте раскрытия информации на вас возложена обязанность по публикации информации в открытом доступе в электронном и печатном виде. Поэтому сегодня остановимся подробнее на том, как правильно оформить информационный стенд управляющей организации печатными копиями.
  
  Вообще, любой информационный стенд представляет из себя доску с различными материалами для ознакомления. Это своего рода визитка в несколько укрупненном масштабе. Ваша задача на ограниченном пространстве представить полную информацию о себе и о управляемых вами МКД, да еще и так, чтобы она была доступна для каждой «бабушки».
  
  Что? Где? Когда?
  1. Общая информация о вашей УО. То есть, это и название организации, и ФИО руководителя, и регистрационные данные в ФНС, и адреса (де-юре и де-факто), и обязательно контактные данные (телефон, электронная почта, адрес персонального сайта). Сюда же нужно добавить часы работы УО, рабочее время диспетчерской службы и график приема граждан. Здесь также указываем количество МКД в управлении и перечисляем их.
  2. Сведения о результатах финансово-хозяйственной деятельности, включая годовой бухгалтерский отчет, данные о доходах/расходах. (не хочется, но что поделать, нужно…)
  3. Данные о проделанных и предстоящих работах по содержанию и ремонту общего имущества МКД, а также список предоставляемых коммунальных услуг.
  4. Копии договоров, которые были заключены от имени жильцов для пользования общим имуществом МКД. Например, чтобы можно было смонтировать с последующей эксплуатацией на многоквартирный дом какие-нибудь рекламные баннеры или иные конструкции.
  5. Договор управления, план предстоящих работ со сметой и схемой на год вперед, данные о случаях сокращения платы за некачественное содержание и ремонт общего имущества и коммунальных услуг (за год).
  6. Сведения о стоимости предоставляемых услуг ( по каждой в отдельности), периодичность их проведения, результат и гарантия. Сюда же относятся сведения о конструкции дома, его износе и техническом состоянии общего имущества МКД.
  7. Тарифы на коммунальные услуги. Нужно указывать по каждой в отдельности с уточнением поставщиков этих услуг, объемов и закупочных цен. (Здесь нужно отметить, что любые произошедшие изменения информации необходимо внести на стенды в течение 10 рабочих дней с момента их поступления).
  От теории к практике
  
  Все это, конечно, хорошо и вроде бы понятно. Но зачастую возникает вопрос, как задачу лучше воплотить на практике. В электронной форме сделать все это намного проще. Например, есть сайт управляющей организации, где систематизировано хранится вся информация. Там можно хранить неограниченный объем данных. С бумажным вариантом дело обстоит сложнее. Закупить бумагу и распечатать, конечно, не сложно и не так уж дорого. Но как все это разместить в ограниченном месте? Да еще если у вас не 1, не 10 и даже не 50 домов, а, скажем, 100.
  
  Например, в некоторых регионах ГЖИ разрешают оформлять электронный информационный стенд. То есть, это большой интерактивный экран, который отображает нужную информацию. Экран сенсорный и его можно пролистывать. Рядом устанавливается принтер, чтобы необходимую информацию можно было распечатать на бумаге. Но, опять же, это скорее исключение, чем правило. Во многих регионах ГЖИ такой вариант не приемлют.
  
  Что делать в таком случае?
  
  Некоторые управляющие организации решают задачу таким образом, что помещают все данные не в файлы или под стекло, а в папки, которые можно листать. Папочки можно размещать вертикальным или горизонтальным образом в зависимости от количества места на информационном стенде. Можно в папках систематизировать информацию по каждому отдельному дому или, наоборот, в одной папке содержать отчеты по всем домам, только в разных файлах.
  
  Например, можно на папку прикрепить название «Бухгалтерская отчетность за 2018 год» и указать номера МКД (с какого и по какой дом). Тогда человек уже будет понимать, что ему тут искать и сможет быстро отыскать информацию по своему дому.
  
  А если вы заведете отдельные папочки по каждому дому, например, «Сведения о доме №1», то будет еще лучше. В общем, выбор за вами. Главное, по всем параметрам соответствовать Стандарту раскрытия информации. А проверить полному раскрытия информации в ГИС ЖКХ в соответствии с № 74/114/пр вы можете с помощью сервиса «Анализ ГИС ЖКХ». Попробуйте бесплатно!
  
  Как показывает практика и поступающие к нам вопросы от управляющих организаций, не все УК в курсе, что определённый перечень информации они должны доводить до сведения собственников посредством размещения её на досках объявлений в подъездах МКД. А между тем, за отсутствие информационных досок в подъездах жилых домов или за неразмещение на них информации УК могут оштрафовать. О том, какую информацию нужно размещать на этих досках, сегодня и поговорим.
  
  Чем отличаются информационные стенды в офисах от информационных досок в подъездах МКД
  
  Многие УК, возможно, схватятся за голову, прочитав верхний абзац статьи. Ведь их итак нагрузили раскрытием информации сразу в нескольких источниках. Одновременно им нужно заполнять портал Реформа ЖКХ, сайт УК (ПП РФ №731 от 23.09.2010), с 1 июля 2016 года добавится ГИС ЖКХ (ФЗ №209 от 21.07.2014).
  
  В каких-то субъектах страны есть региональные сайты, на которых местная администрация или ГЖИ обязывает УК дополнительно размещать информацию по Стандарту раскрытия. Ещё всю информацию необходимо дублировать в печатном виде на информационных стендах в офисе УК.
  
  Поэтому не удивительно, что управляющие организации под час находятся в неведении о необходимости размещения информации для собственников помещений в МКД на информационных досках в подъездах жилых домов.
  
  Здесь возникает вопрос, зачем дублировать информацию ещё в одном месте, когда она итак размещена одновременно в четырёх источниках? Но существуют серьёзные различия. Так, согласно Стандарту раскрытия информации УК должна размещать определённый перечень сведений о себе и управляемых МКД. Останавливаться подробно на этом не будем, так как у нас в блоге достаточно статей на данную тему.
  
  Что же касается информационных досок в подъездах МКД для собственников помещений в доме, то перечень сведений, подлежащих размещению, представляется иным. Этот перечень, как и само требование, размещены в разделе IV Права и обязанности исполнителя Постановления Правительства №354 от 06.05.2011 года.
  
  Что нужно размещать УК на досках объявлений в подъездах МКД
  
  Напоминаем, что все Постановления Правительства РФ, регламентирующие деятельность УК по управлению МКД, автоматически попадают под лицензионные требования. Нарушение этих требований, включая Постановление Правительства №354, влечёт наложение административного штрафа по ч.2 ст.14.1.3 КоАП РФ.
  
  Если у вас остались вопросы, вы всегда можете обратиться к нам за консультацией. Также мы помогаем управляющим компаниям соответствовать 731 ПП РФ о Стандарте раскрытия информации (заполнение портала Реформа ЖКХ, сайта УК, информационных стендов) и ФЗ №209 (заполнение ГИС ЖКХ). Мы всегда рады вам помочь!
  
  Читайте также: