Замена окон в арендованном помещении

Обновлено: 13.05.2024

Специалисты компании «Аудит МСК» продолжают делиться опытом решения вопросов, возникающих у сотрудников финансовых служб предприятий. Данная публикация будет посвящена вопросу отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов арендатора на замену окон и дверей в офисе.
Вправе ли организация в целях исчисления налога на прибыль использовать понятие текущего ремонта в соответствии с п. 3.4 Положения о проведении планово-предупредительного ремонта производственных зданий и сооружений, утвержденного Постановлением Госстроя СССР от 29.12.1973 N 279, и учитывать расходы по текущему ремонту офисного помещения в соответствии с п. 1 ст. 260 НК РФ в размере фактических затрат?

Ответ.
Согласно п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы по ремонту производственных помещений относятся к расходам по обычным видам деятельности как расходы, связанные с производством продукции. Так как расходы на аренду производственного помещения учитываются у арендатора на счете 26 "Общехозяйственные расходы", то и расходы на его ремонт могут отражаться по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Письмом Минфина России от 25.02.2009 N 03-03-06/1/87 разъяснено, что согласно ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 Налогового кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ к расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии.
Пунктом 3.4 Положения о проведении планово-предупредительного ремонта производственных зданий и сооружений, утвержденного Постановлением Госстроя СССР от 29.12.1973 N 279, определено, что к текущему ремонту производственных зданий и сооружений относятся работы по систематическому и своевременному предохранению частей зданий и сооружений и инженерного оборудования от преждевременного износа путем проведения профилактических мероприятий и устранения мелких повреждений и неисправностей.
Согласно п. 1 ст. 260 НК РФ расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат.

Иными словами, текущий ремонт сводится к восстановлению изношенных конструкций и систем инженерного оборудования здания. Также, при текущем ремонте реставрируют или меняют двери и окна, перестилают полы, красят стены и потолки.
При капитальном ремонте здания заменяют его конструктивные элементы, системы отопления, водоснабжения, электроснабжения и канализации, а также устанавливают дополнительные перегородки в помещениях.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Арендатор произвел капитальный ремонт в арендованном помещении. Ремонт он отразил в учете как основное средство (неотделимое улучшение) и ежемесячно начислял амортизацию в бухгалтерском и налоговом учете. Через шесть месяцев договор аренды был расторгнут. Стоимость неотделимых улучшений не возмещалась арендатору при расторжении договора аренды. Неотделимое улучшение недоамортизировано. После расторжения договора аренды арендатор списал неотделимое улучшение.
Можно ли в налоговом учете учесть в расходах сумму, которая недоамортизировалась, учитывая, что арендатор не возмещает стоимость улучшений?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Согласно позиции контролирующих органов амортизируются только неотделимые улучшения в арендованное имущество, которые носят капитальный характер. По окончании срока договора аренды арендатор прекращает начисление амортизации по амортизируемому имуществу в виде капитальных вложений в форме неотделимых улучшений для целей налогообложения прибыли. Прямой нормы, позволяющей учесть в расходах остаточную стоимость неотделимых улучшений, НК РФ не содержит. Контролирующие органы придерживаются позиции, что в налоговом учете данный расход признать нельзя, поскольку он не отвечает критерию экономической оправданности, данный вывод подтверждается и судебной практикой. При этом судебная практика свидетельствует, что единовременно учесть в составе расходов остаточную стоимость произведенных неотделимых улучшений можно только при определенных обстоятельствах, которые на практике подтвердить, на наш взгляд, достаточно сложно.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет капитальных вложений в виде неотделимых улучшений арендованных основных средств;
- Вопрос: Расходы арендатора на замену окон в арендуемых помещениях без компенсации со стороны арендодателя (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2021 г.);
- Вопрос: Общество, находящееся на общей системе налогообложения, заключило договор аренды. Общество производит ремонт с согласия арендодателя. Аренда долгосрочная, ремонт закончится раньше. Передача - по окончании срока аренды. В рамках ремонтных работ общество устанавливает кондиционеры, пожарную сигнализацию, меняет напольное покрытие и окна. Стоимость улучшений, вероятно, будет компенсирована. Все расходы по ремонту несет арендатор. Можно ли отнести указанные работы к неотделимым улучшениям арендованного имущества? Каков порядок отражения у арендатора указанных операций в бухгалтерском (с проводками) и налоговом учете? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2019 г.)
- Вопрос: Предприятие связи (ООО) арендует у ИП (собственника) здание. В договоре аренды указано, что текущий ремонт проводится за счет арендатора. Может ли арендатор учесть в целях налогообложения прибыли расходы по замене оконных конструкций (окон), учитывая, что арендодатель согласен на замену, но компенсировать расходы не будет? (журнал "Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, сентябрь-октябрь 2019 г.)
- Вопрос: Общество (общая система налогообложения, метод начисления) заключило договор аренды офисного помещения. По согласованию сторон до начала пользования объектом арендатор производит за свой счет капитальный ремонт. В ходе ремонта были произведены следующие работы: произведена замена системы вентиляции, пожарной сигнализации, кабельной системы, установлена система кондиционирования, охранная сигнализация, система видеонаблюдения, заменены двери, полы, потолки, перегородки. Каким образом учитываются данные расходы в бухгалтерском и налоговом учете: единовременно в составе расходов на ремонт или посредством начисления амортизации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2017 г.)
- Передача неотделимых улучшений объекта аренды госоргану (унитарному предприятию) (С.Н. Зайцева, журнал "НДС: проблемы и решения", N 2, февраль 2022 г.);
- Арендатор произвел неотделимые улучшения в арендованное имущество (Е.Л. Ермошина, журнал "Налог на прибыль: учет доходов и расходов", N 5, май 2021 г.);
- Вопрос: Налоговый учет неотделимых улучшений у арендодателя при условии возмещения арендодателем 50% стоимости неотделимых улучшений, в том числе при передаче неотделимых улучшений от арендатора к арендодателю (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2022 г.).

20 апреля 2022 г.

Общество арендует офисные помещения, в которых планирует произвести замену старых пластиковых окон на новые. В договоре имеются условия о проведении арендодателем капитального ремонта, а обязанности по текущему ремонту отнесены на арендатора. В настоящий момент стороны планируют заключить дополнительное соглашение к договору аренды, в котором будет указано, что арендодатель согласен на установку арендатором за свой счет новых окон в арендуемых помещениях без возмещения стоимости окон арендодателем.
1. К какому виду ремонта относится замена окон - к текущему или капитальному? 2. Сможет ли арендатор отнести на себестоимость затраты по установке новых пластиковых окон? 3. Какая формулировка расходов по замене окон (капитальный ремонт, текущий ремонт, неотделимые улучшения, иное) должна содержаться в соглашении к договору во избежание нарушений налогового законодательства?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. Замена окон на пластиковые, по нашему мнению, может быть отнесена либо к капитальному ремонту, либо к капитальным вложениям в неотделимые улучшения арендованного помещения.
2. В зависимости от формулировок дополнительного соглашения к договору аренды Общество сможет отнести на расходы в целях налогообложения прибыли затраты по установке новых пластиковых окон двумя альтернативными способами:
- как расходы на ремонт арендованных основных средств в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат;
- путем начисления амортизации неотделимых улучшений в арендованное имущество в течение срока аренды помещений.
3. Рекомендуем предусмотреть в дополнительном соглашении к договору аренды помещений формулировки, которые позволят отнести затраты арендатора на замену окон либо к расходам на капитальный ремонт арендованного помещения, либо к капитальным вложениям в неотделимые улучшения арендованного имущества. Полагаем, что будет неправильным назвать замену окон на пластиковые текущим ремонтом помещений.

К сведению:
1. Во избежание налоговых рисков налогоплательщик может на основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ и п. 1, п. 2 ст. 21 НК РФ обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за получением письменных разъяснений по данному вопросу. Напомним, что в соответствии со ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений, данных ему финансовым или налоговым органом о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения. В этом случае налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.
2. В бухгалтерском учете капитальные вложения (неотделимые улучшения) в арендованные объекты ОС учитываются в составе ОС (п. 5 ПБУ 6/01 "Учет основных средств" (далее по тексту - ПБУ 6/01), п. 46 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н).
Законченные капитальные вложения в арендованные объекты ОС зачисляются организацией-арендатором в ОС в сумме фактически произведенных затрат, если выполняются условия, предусмотренные п. 4 ПБУ 6/01. Необходимо обратить внимание, что критерии квалификации объектов в качестве ОС согласно п. 4 ПБУ 6/01 не будут выполняться в случаях, если предполагаемый оставшийся срок аренды составляет не более 12 месяцев.
Поскольку ПБУ 6/01 не уточняет, какие именно капитальные вложения в арендованные объекты учитываются в составе ОС арендатора, то необходимо учитывать как неотделимые, так и отделимые, вне зависимости от возмещения их стоимости арендодателем (в отличие от налогового учета).
Д 08 К 60
- учтены расходы на создание неотделимых улучшений;
Д 01 К 08
- неотделимые улучшения включены в состав основных средств;
Д 19 К 60
- отражен НДС, предъявленный подрядчиком;
Д 68 К 19
- НДС принят к вычету.
Стоимость капитальных вложений в арендованные объекты ОС погашается посредством амортизации в течение срока СПИ (п. 17, п. 18 ПБУ 6/01). При этом необходимо самостоятельно принять решение, какие расходы являются расходами на ремонт, а какие - капитальными вложениями в арендованные средства.
Поскольку в п. 20 ПБУ 6/01 напрямую указан срок аренды как основание для определения СПИ объекта ОС, можно установить СПИ неотделимых улучшений арендованного ОС равным оставшемуся сроку аренды.
В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете можно установить СПИ неотделимых улучшений арендованного ОС равным оставшемуся сроку аренды ОС в соответствии с договором (п. 20 ПБУ 6/01).
Д 20 (26) К 02
- начислена амортизация по объекту ОС в форме неотделимых улучшений.
Согласно п. 29 ПБУ 6/01 стоимость объекта ОС, который выбывает или не способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем, подлежит списанию. При этом список случаев выбытия объекта ОС является открытым. В рассматриваемом случае таким выбытием будет являться окончание договора аренды и возврат объекта аренды:
Д 76 К 91
- арендодатель возместил арендатору затраты на неотделимые улучшения;
Д 02 К 01
- списана амортизация по объекту неотделимых улучшений на момент возмещения и передачи их арендодателю;
Д 91 К 01
- списана остаточная стоимость неотделимых улучшений на момент возмещения и передачи их арендодателю (в случае, если капитальные вложения в неотделимые улучшения не успели самортизироваться).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Вопрос: Общество, находящееся на общей системе налогообложения, заключило договор аренды. Общество производит ремонт с согласия арендодателя. Аренда долгосрочная, ремонт закончится раньше. Передача - по окончании срока аренды. В рамках ремонтных работ общество устанавливает кондиционеры, пожарную сигнализацию, меняет напольное покрытие и окна. Стоимость улучшений, вероятно, будет компенсирована. Все расходы по ремонту несет арендатор. Можно ли отнести указанные работы к неотделимым улучшениям арендованного имущества? Каков порядок отражения у арендатора указанных операций в бухгалтерском (с проводками) и налоговом учете? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2019 г.);
- Вопрос: Предприятие связи (ООО) арендует у ИП (собственника) здание. В договоре аренды указано, что текущий ремонт проводится за счет арендатора. Может ли арендатор учесть в целях налогообложения прибыли расходы по замене оконных конструкций (окон), учитывая, что арендодатель согласен на замену, но компенсировать расходы не будет? (журнал "Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, сентябрь-октябрь 2019 г.).

Организация имеет договор аренды офиса сроком на 11 месяцев. Ей необходимо заменить окна на пластиковые и поставить межкомнатную дверь стоимостью 26000 руб. Каким образом правильно отразить в учете данные операции?

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Согласно статье 623 ГК РФ, если арендатор произвел за счет собственных средств и с согласия арендодателя улучшения арендованного имущества, не отделимые без вреда для имущества, арендатор имеет право после прекращения договора на возмещение стоимости этих улучшений, если иное не предусмотрено договором аренды. Стоимость неотделимых улучшений арендованного имущества, произведенных арендатором без согласия арендодателя, возмещению не подлежит, если иное не предусмотрено законом.

Капитальные вложения в арендованные объекты основных средств отражаются в бухгалтерском учете в составе основных средств (п. 5 ПБУ 6/01). Причем арендатор вправе амортизировать такие капитальные вложения независимо от того, есть ли у него согласие арендодателя на проведение неотделимых улучшений.

Улучшения арендованного имущества арендатор отражает в учете в составе ОС вплоть до их выбытия.

Значит, до этого момента арендатор обязан уплачивать налог на имущество со стоимости капитальных вложений в виде неотделимых улучшений арендованного имущества (см. также Письмо Минфина России от 24.10.2008 N 03-05-04-01/37).
Согласно абз. 4 п. 1 ст. 256 Налогового кодекса РФ амортизируемым имуществом признаются капитальные вложения в предоставленные в аренду объекты основных средств в форме неотделимых улучшений, произведенных арендатором с согласия арендодателя.

Капитальные вложения, произведенные арендатором с согласия арендодателя, стоимость которых не возмещается арендодателем, амортизируются арендатором в течение срока действия договора аренды исходя из сумм амортизации, рассчитанных с учетом срока полезного использования, определяемого для арендованных объектов основных средств или для капитальных вложений в указанные объекты в соответствии с классификацией основных средств, утверждаемой Правительством Российской Федерации (абз. 6 п. 1 ст. 258 НК РФ).

Таким образом, в налоговом учете в течение срока договора аренды арендатор вправе начислять амортизацию по неотделимым улучшениям, только при выполнении следующих условий:
- они произведены с согласия арендодателя;
- их стоимость арендодателем не возмещается.

Амортизация может начисляться исходя из срока полезного использования офисного помещения или исходя из срока полезного использования, предусмотренного Классификацией основных средств непосредственно для неотделимых улучшений (при условии, что они входят в Классификацию основных средств как отдельный объект). Поскольку окна и двери в указанную Классификацию не входят, считаю, что срок их полезного использования следует определять исходя из срока полезного использования помещения.

В случае, когда договор аренды будет пролонгирован (продлен на новый срок путем изменения сторонами данного условия договора), амортизацию неотделимых улучшений можно продолжать (Письма Минфина России от 06.09.2007 N 03-03-06/2/171, от 20.03.2007 N 03-03-06/1/167, от 15.03.2006 N 03-03-04/1/233, от 02.03.2007 N 03-03-06/1/143, УФНС России по г. Москве от 10.10.2007 N 20-12/096601).

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Траты на ремонт важно правильно оформить. Иначе они не станут законными расходами для уменьшения налогов. Или арендодатель откажется от их компенсации. На что обратить внимание в документах, расскажем в статье.

Что предусмотреть в договоре аренды

Укажите обязанности арендатора и арендодателя по ремонту.

Если не прописано в договоре, действует ст. 616 ГК: текущий ремонт обязан выполнять арендатор, капитальный — арендодатель.

Расходы нельзя принять для налогообложения, если обязанность не прописана ни в ГК, ни в договоре. Да и компенсацию от арендодателя в этом случае получить проблематично.

Юристы советуют не писать общие фразы про текущий и капитальный ремонт в договоре, а прямо указать, кто и что делает. Например, покраску стен выполняет арендатор, замену входной двери — арендодатель.

Обращайте внимание на формулировки про обеспечение пожарной безопасности, ведь ремонт таких систем стоит недешево. Подробно об этом мы писали в статье.

Как отличить текущий ремонт от капитального

От этого вопроса зависит, кто в конечном итоге оплачивает ремонт и в какой момент принять к расходам.

Характеристика ремонтов описана в письме Минстроя от 27.02.18 г. № 7026-АС/08, т. к. в налоговом законодательстве нет определений.

Текущий ремонт:

устраняет мелкие неисправности, которые не влияют на эксплуатацию помещения;
не меняет технических характеристик;
направлен на профилактику износа и поддержание в исправном состоянии.

Например, заделка трещин в стенах, замена треснувшей плитки, реставрация полового покрытия и пр.

Капитальный ремонт:

направлен на восстановление либо замену частей здания, инженерно-коммуникационных сетей, встроенного технического оборудования;
проводится из-за разрушения или повреждения механизмов, а также с целью улучшения эксплуатационных характеристик объекта.

Например, замена канализации, водопровода, газоснабжения; озеленение территории вокруг офиса.

Полный список работ по текущему и капитальному ремонту содержится в ВСН 58–88 (Р).

Но на практике четко определить вид ремонта по данным строительным нормам сложно. Так, вставку одного пластикового окна в офисе можно квалифицировать как частичную замену, а значит, как текущий ремонт. А замена всех окон уже будет считаться капитальным ремонтом.

Безопаснее до начала ремонта согласовать перечень работ с арендодателем в отдельном документе.

Обращайте внимание, чтобы в согласии арендодатель подтверждал и сам ремонт, и улучшения в его результате.

Какими документами подтвердить затраты на ремонт

Основаниями для учета расходов являются:

соглашение о компенсации расходов арендатору (при наличии такого условия в договоре);
дефектная ведомость (произвольная форма, фиксирует необходимость восстановления или исправления недостатков офиса);
договор о выполнении работ (договор подряда);
смета расходов на ремонт;
акт выполненных ремонтных работ;
акт о приемке выполненных работ (форма КС-2) и справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3);
акт на списание материалов (если ремонт выполняется своими силами).

Как учитывать расходы на ремонт, которые не компенсирует арендодатель

В бухучете

Затраты относятся к текущим расходам (абз. 2 п. 67 Методических указаний от 13.10.03 г. № 91н).

Для налога на прибыль

Расходы на текущий ремонт учитываются в составе прочих расходов (п. 2 ст. 260 НК РФ). Арендатор может списывать расходы на ремонт за счет резерва, созданного в соответствии со ст. 324 НК РФ (письмо Минфина от 29.12.07 № 03-03-06/1/901). Однако это возможно, только если в организации, помимо арендованного имущества, есть основные средства, которые числятся на балансе (письмо Минфина от 22.03.10 г. № 03-03-06/1/159).
Расходы на капитальный ремонт арендатор отражает у себя в учете в качестве отдельного объекта ОС и, соответственно, списывает их стоимость через амортизацию. Письмо от 07.12.12 N 03-03-06/1/638 разрешает взять срок полезного использования, равный сроку аренды.

Для налога УСН

Затраты на ремонт учитываются в составе расходов на ремонт ОС (п. 3 п. 1 ст. 346.16 НК) при условии документального подтверждения и фактической оплаты.

Как учитывать расходы на ремонт, которые компенсирует арендодатель

В бухучете

Расходы оформляются как капитальные вложения (п. 35 Метод. указаний от 13.10.03 г. № 91н). Сумма вложений списывается в расходы в момент передачи результатов ремонта арендодателю. Это может быть дата окончания договора аренды или дата завершения ремонта — зависит от договоренности сторон. Одновременно отражаются доходы от передачи результатов ремонта.

Для налога на прибыль

На дату передачи арендодателю улучшений арендатор:

сумму причитающейся ему компенсации признает в налогооблагаемых доходах ст. 249, п. 3 ст. 271 НК РФ. Расчет суммы компенсации желательно привести в акте приема-передачи улучшений;
сумму затрат на создание улучшений (стоимость работ/услуг, материалов) учитывает в «прибыльных» расходах (Письмо Минфина от 13.12.2012 № 03-03-06/1/651).

Для налога УСН

Сумму возмещения от арендодателя учтите в доходах на дату ее получения или зачета в счет арендных платежей (п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Стоимость ремонта можете учесть в расходах как затраты, связанные с выполнением работ для арендодателя (Письмо Минфина России от 05.04.2017 N 03-03-06/1/20242). Например, в составе материальных расходов (п. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Есть альтернативная точка зрения по учету компенсируемых затрат на ремонт. В бухучете расходы предлагается отражать как задолженность арендодателя. Для учета налога на прибыль и УСН затраты арендатор не включает в состав собственных расходов и не учитывает при налогообложении.

Читайте также: