Акт установки дверей в бюджетной организации

Обновлено: 11.05.2024

Электронная подпись – это не просто реквизит электронного документа в виде знака, а соответствующее программное обеспечение. Официально её устанавливают только через специалистов удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи и ФСБ России. При этом сторонние специалисты при установке средств работы с ЭЦП должны оформить и выдать так называемый акт установки средства электронной подписи. Рассказываем про этот документ и его заполнение.

Зачем нужен акт

Любой официальный образец акта установки средства электронной подписи:

подтверждает факт установки ПО подписи;
гарантирует правильность установки ПО и его работоспособность.

Чем руководствоваться

Можно назвать 3 основных документа, которые регламентируют установку ЭЦП:

Когда составляют акт

Процесс установки ЭЦП может разниться в зависимости от вида подписи, но по окончании всех работ заполняют и выдают акт установки выбранного средства криптографической защиты. Поэтому знать, как заполнить акт установки средства электронной подписи, в первую очередь должен:

специалист удостоверяющего центра;
штатный или внештатный/сторонний сисадмин рабочего места, где установлены средства электронной подписи;
штатные и внештатные/сторонние программисты.

Современное ПО для электронной подписи

Сегодня на рынке можно найти различные программы для установки и работы с ЭЦП. Их относительно немного, а вот самые распространённые:

«Крипто-Про» (самая известная и иногда бесплатная);
«Континент-Ап»;
«Континент TLS – VPN Клиент»;
«Jinn».

Учтите, что наименование и номер средства электронной подписи сторонние компьютерщики обязательно указывают в рассматриваемом акт об установке.

Содержание акта

Сразу скажем, что универсальный акт установки средства электронной подписи скачать вряд ли где-то получится. Он содержит как стандартные реквизиты, так и особые для каждой ситуации.

Еще раз напомним, что оформить и выдать его на руки обязаны внешние подрядчики. Проще говоря, программисты со стороны. Их привлекают, когда в штате нет своего специалиста по установке и настройке работы ПО для использования электронной подписи.

Акт делают в 2-х экземплярах – для каждой стороны. Причём один из них нужно в течение 10 дней с момента установки электронного ключа вернуть в удостоверяющий центр.

Перед тем как посмотреть пример заполнения акта установки средства электронной подписи, обратите внимание на 4 обязательные группы его реквизитов:

Место составления (город)

Наименование ПО (одна из программ электронной подписи)

Серийный номер автоматизированного рабочего места

Место установки (адрес рабочего места, офиса)
Фамилия ответственного лица – представителя пользователя

Номер экземпляра средства ЭЦП

Номер лицензионной карточки устанавливающего центра

об условиях использования ЭЦП;
удостоверении её работоспособности;
обязательствах пользователя рабочего места, где установлена подпись.

программиста-установщика;
системного администратора – представителя предприятия.

Далее по ссылке представлен образец заполнения акта установки средства электронной подписи, который также можно скачать:

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Не имеет значения, переносное монтировалось устройство или нет. Его вид тоже не важен. Это могут быть компьютерное обеспечение, холодильные агрегаты, верстаки, компрессоры, металлообрабатывающие и деревообрабатывающие станки, сварочное оборудование и т.д.

Важно то, что две организации (или компания и частное лицо, или два частных лица) заключили договор, по которому одна из них предоставляет этого рода услуги, и все пункты договора устраивают представителей обеих сторон.

Акт имеет силу только вместе с соответствующим договором. Это своего рода свидетельство того, что работы действительно были проведены. И проведены так, что результат устроил заказчика.

Стороны, которые составляют акт, переименовываются в «Заказчика» и «Подрядчика». Подрядчиком при этом зачастую является поставщик упомянутого оборудования.

Составные элементы акта

Как и всякий документ свободной формы, бумага имеет три основных раздела:

вводный;
основной;
заключительный.

В вводной части расположены основные данные относительно наименования самого документа (надпись располагается в самом верху бумаги, посередине), того, к какому из договоров он относится (с упоминанием о его номере и датировке), места заключения акта (город, в котором он составляется и подписывается), срока. Больше всего информации содержится в основном разделе. В нем описывается:

Кто является заказчиком. Если это организация, то прописываются ФИО представителя организации и его должность. Важен также документ, на основании которого сотрудник организации действует.
Кто исполнитель установки (подрядчик). Если это организация, то также прописывается ФИО ответственного за установку лица со ссылкой на полагающиеся документы (устав, доверенность и пр.).
Договор подряда, который был ранее заключен – его дата и номер.
Какое именно оборудование и в какие сроки устанавливалось.
Сумма, на которые были произведены работы. Если организация работает с НДС, то прописывается и этот параметр.
Сколько денежных средств должно переводиться на счет подрядчика за выполненную работу.
Сколько экземпляров документа составлено.

Заключительный раздел состоит из названий организаций, их реквизитов и подписей ответственных лиц.

Почему документ так важен

Стоит отметить, что акт установки оборудования нужен в равной степени обеим сторонам, его заключившим. Для подрядчика он является свидетельством фактически проведенных работ и основанием для требования оплаты.

Для заказчика же это – обязательная часть бухгалтерского учета. Только на его основании сотрудник организации, бухгалтер, может отнести потраченные денежные средства в раздел затрат. Это необходимо для дальнейших расчетов величины налоговых сборов.

Возможно ли вносить установку разного оборудования

Если бумага составляется в печатном виде и к ней прилагается договор, который предполагает выполнение нескольких видов работ, то вполне допустимо составление акта на установку сразу на несколько видов разного рода оборудования.

Так как форма оформления относительно свободная, то перечень может быть довольно длинным, даже на несколько страниц. Главное – соблюдать заполнение основных разделов, не забывать ставить в завершении документа подписи. Без них акт не будет иметь силы и не будет являться доказательством выполнения соответствующих работ при судебных разбирательствах (если возникнет такой вариант развития событий).

Куда заносятся данные из него

Если бухгалтерский учет ведется организацией в программе 1С, то законом предусмотрено сохранение этого типа документов в журнале «Документы продажи» на индивидуальной, обособленной странице.

Электронный вариант оформления

Что касается программы 1С, то для составления этого рода документа выбирается вкладка «Продажи». Далее нажатием выбирается пункт «Реализация (акты, накладные)». Далее в «Услугах» — «Акт». Программа автоматически проставляет текущую дату. Бухгалтеру остается только заполнить название компании или частного лица, которые были привлечены к выполнению работ по установке оборудования в качестве подрядчика. Также обязательно для заполнения поле «Номер договора».

Важный момент! Если по договору была предусмотрена и произведена предоплата, то к бумаге прикрепляется счет, который упоминается в основной части акта.

После заполнения основных данных нажатием вкладок «Добавить» или «Подбор» заполняются данные о том, какие работы были произведены, когда и в каком объеме. Последней операцией при электронном заполнении документа является прописывание стоимости работ. НДС высчитывается автоматически. Ставятся отметки о реквизитах и существующих подписях сторон. После завершения формирования акта необходимо его сохранить, провести и закрыть. Убедиться в том, что все получилось, поможет вкладка «Дт/Кт».

Какие гарантии для подрядчика дает акт

Бумага является страховкой для подрядчика. Она свидетельствует о том, что на момент выполнения заказа оборудование было исправно.

Для технически сложных устройств важно также, что монтаж был реализован именно специалистами в конкретной области. Таким образом минимизируется вероятность ошибок при установке.

В основной части по желанию может прописываться факт проведения инструктажа с заказчиком, как эксплуатировать оборудование, о передаче инструкций относительно этого. Также в качестве рекомендательной меры могут быть оговорены конкретные сроки, в течение которых оборудование было введено в эксплуатацию и может использоваться.

Возможные ошибки

Если допущены неточности в акте установки оборудования, то допускаются их исправления. Для этого неверная информация зачеркивается одной чертой, рядом записывается верная. Здесь же должны стоять фраза «Исправленному верить» и подписи обеих заинтересованных сторон в знак согласия с внесенными коррективами.

Если организация приобретает или выпускает часть механизма, элемент оборудования, автомобиля, а затем его куда-либо устанавливает, то для документального подтверждения этого факта может понадобиться акт установки материальных ценностей.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Этот документ будет надежным основанием для списания установленных материальных ценностей (после завершения процесса установки). Кроме того, он будет являться подтверждением того факта, что установщик выполнил свои обязанности в полном объеме.

Если перед установкой материальных ценностей они у организации отсутствуют, то их приобретают и принимают к учету. Помимо оборудования, такой документ может оформляться на установку элементов фасада, декора и других функциональных предметов помещения организации. Это касается козырьков, дверей, шлагбаумов и т.д.

Обязательное требование: в акте должно фигурировать несколько человек в качестве председателя и членов комиссии. Их подписи в нижней части придают данным больше достоверности.

Не существует утвержденной формы этого документа. Каждая из организаций вправе сама определиться, какую из форм использовать. Главное – закрепить использование отдельным приказом руководителя и обеспечить ее присутствие в учетной политике организации. Прилагаемый бланк и образец – формы, на которые стоит ориентироваться, так как они соответствуют всем требованиям. Последние изложены в Федеральном законе о бухгалтерском учете №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года, а конкретнее – в его 9 статье.

Элементы акта

Для фиксации факта необходимо описывать события и действия детально, подробно, придерживаясь официального стиля изложения.

Некоторые используют в качестве основы унифицированную форму ОС-16. В первоначальном своем виде она заполняется только в тех случаях, когда предназначенная для монтажа материальная ценность содержит дефект либо для ее установки требуются дополнительные элементы. Поэтому и вносят в нее необходимые изменения.

Но следует учитывать, что формы даже с малейшими модификациями считаются уже самостоятельно разработанными организацией и нуждаются во внесении в учетную политику и издании приказа, который принимает форму документа.

Акт установки материальных ценностей, бланк которого прилагается, содержит три основных части: вводную, основную и заключительную. Согласно предъявляемым требованиям в документе обязательно должны быть:

Виза руководителя. Должность, подпись, расшифровка подписи руководителя, при необходимости – печать.
Название организации, ее реквизиты.
Наименование акта.
Дата и город.
ФИО и должности председателя комиссии и ее членов.
О чем составлен акт. В данном случае установлены материальные ценности. Нужно указать, какие и куда.
Таблица. Первый столбец – номер по порядку, второй – единицы измерения, третий – количество. Заключительный столбец – примечание.

Естественно, табличная часть может быть ни к чему, если материальная ценность одна. Но в большинстве случаев специально оформленный перечень пригождается при перечислении монтируемых деталей либо используемых для установки материалов.

Завершают документ подписи каждого из членов комиссии, а также руководителя.

Оформление

Акт может быть оформлен в печатном виде или написан от руки. В ход идут специализированные бланки организации и обычная бумага А4 формата. Главное, чтобы информация, которая содержится в акте установки, соответствовала предъявляемым к официальным документам требованиям и содержала необходимые данные в полном объеме.

Исправления в официальных документах не поощряются. Это большая редкость. Если ошибка была выявлена до подписания, то акт перепечатывают или переписывают. Если же ошибку обнаружили после утверждения руководителя и акт занесен в соответствующие регистры, то придется вносить исправления по общим требованиям.

Необходимо зачеркивать неверную информацию одной чертой (таким образом, чтобы она оставалась доступной для прочтения), а над ней (либо рядом) записывать верную. При этом отмечается исправление надписью «Исправлено», датой и подписями всех лиц, которые подписывали изначальную версию.

Дополнения

Так как общепринятой формы нет, то для большей эффективности и удобства руководители организаций (возможно, с подачи делопроизводителей, бухгалтеров, кадровиков или других сотрудников) меняют стандартную форму документа, дополняя ее следующими пунктами основной части:

Ссылки на акты, по которым материальные ценности приняты на монтаж.
Если юридическое лицо или ИП пользовались услугами других организаций, то могут обозначаться изготовитель, поставщик, грузоотправитель, перевозчик, а также непосредственно монтажная организация, осуществляющая работы по присоединению элементов конструкции.
Помимо названия детали (элемента конструкции либо других материальных ценностей для установки), вписываются номер паспорта или маркировка, марка, дата поступления либо изготовления.

Количество экземпляров

Установочный акт является «подушкой безопасности» для организаций, которые занимаются установкой и монтажом разного рода оборудования, конструкций и т.д. Поэтому акт оформляется обычно минимум в двух экземплярах. Один нужен для заказчика, другой – для исполнителя монтажных работ.

Если со стороны заказчика поступит обращение в суд, то исполнитель посредством акта всегда может доказать, что работы как минимум проводились.

Даже если организация установила материальные ценности своими силами, в бухгалтерской отчетности должен фигурировать этот документ для начисления вознаграждения работнику, который осуществил монтаж. Также он нужен для списания приобретенных материальных требований, с последующим присоединением их ценности к общей ценности оборудования или другого имущества организации.

Срок хранения

Если завершены ревизии и по факту установки не ведется никаких споров, судебных либо следственных дел, то акт установки материальных ценностей сохраняется на протяжении 5 лет.

Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.

Ключевые характеристики актов

Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:

Ревизии и различные исследования.
Инвентаризация.
Испытание новой техники.
Передача ТМЦ.
Передача дел новому руководителю.
Направление в эксплуатацию объектов завершенного строительства.

Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.

Разновидности актов

Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:

О списании активов.
О приеме-передаче активов/работ/документов.
О проверках техники/ итогов работы.
Об осмотрах.
О нарушениях в сфере трудовой дисциплины.
Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом.
Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения.
Об испытаниях оборудования/образцов.
О ликвидации учреждения.
О ревизии/инвентаризации.
О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев.

Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.

Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины

Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:

Неисполнение своих обязанностей.
Невыполнение распоряжений руководителя.
Прогулы.
Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.

Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:

О прогуле.
Об отказе в предоставлении объяснений.

Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.

Особенности оформления актов

Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:

Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.

Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.

Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.

Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:

Прием-сдача ценностей и документов.
Инвентаризация.
Расследование ЧП.

Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.

Что должно содержаться в документе?

Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:

Дата и место оформления документа.
ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.
Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).
Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.
Объяснения, данные работником касательно нарушения.
Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.
Подписи лиц, оформлявших акт.
Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.

Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.

Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.

Дополнительные требования к оформлению

Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:

Наименование фирмы.
Наименование документа (акт).
Номер.
Наименование акта, заголовок (к примеру, «о прогуле»).
Подписи.
В некоторых случаях должен присутствовать граф утверждения.

К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Какие бухгалтерские проводки необходимо провести в учреждении при учете затрат по замене в здании обычных дверей на противопожарные? Какие документы необходимо оформить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Затраты по замене в здании обычных дверей на противопожарные подлежат отнесению на расходы текущего финансового года. Стоимость здания при этом не подлежит изменению. В качестве самостоятельных объектов нефинансовых активов учет противопожарных дверей также не осуществляется.
Порядок документального оформления операций по ремонту основных средств нужно описать в учетной политике. Решение о проведении замены дверей может быть принято руководителем учреждения на основании предложений профильной комиссии или отдельных должностных лиц. Результат замены дверей оформляется актами в соответствии с условиями контрактов и договоров на проведение ремонтов, в частности акта КС-2.

Обоснование вывода:
В рассматриваемой ситуации противопожарные двери отдельно (до установки) в учреждение не поставляются: замена дверей производится в рамках одного договора на оказание услуг. Соответственно, рассматривать их в качестве материальных ценностей, подлежащих установке, нельзя. Поэтому, исходя из положений пункта 99 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), учет дверей в составе материальных запасов до установки в данной ситуации не осуществляется.
В распоряжение учреждения после проведения подрядных работ поступают готовые к использованию противопожарные двери, установленные взамен обычных дверей. В такой ситуации встает вопрос о необходимости изменения стоимости здания на стоимость работ по замене дверей либо об учете дверей в качестве самостоятельных объектов.
С 2018 года действует стандарт "Основные средства", утвержденный приказом Минфина России от 31.12.2016 N 257н (далее - СГС "Основные средства"). Методические рекомендации по его применению доведены письмом Минфина России от 15.12.2017 N 02-07-07/84237 (далее - Методические рекомендации).
Пунктом 27 Инструкции N 157н установлено, что изменение первоначальной стоимости объектов нефинансовых активов производится в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, в том числе с элементами реставрации, технического перевооружения, модернизации, частичной ликвидации (разукомплектации), а также переоценки объектов нефинансовых активов либо их обесценении.
Дополнительно пунктом 27 СГС "Основные средства" установлено, что стоимость основных средств может меняться при замене его составных частей. При этом затраты по такой замене, в том числе в ходе капитального ремонта, включаются в стоимость объекта основных средств в момент их возникновения при условии соблюдения критериев признания объекта основных средств, предусмотренных пунктом 8 СГС "Основные средства", то есть признания затрат активами.
В п. 6 Методических рекомендаций уточнено, что к рассматриваемому случаю не относятся затраты на осуществление работ на объекте основных средств, в результате которых не создаются объекты, признаваемые активами. И в частности указано, что затраты на работы по замене дверей относятся в состав расходов текущего финансового года без отнесения на увеличение стоимости объекта основного средства.
Исходя из данных положений можно сделать вывод, что в качестве самостоятельных основных средств учет противопожарных дверей не осуществляется.
Соответственно, затраты по замене в здании обычных дверей на противопожарные подлежат отнесению на расходы текущего финансового года. Стоимость здания при этом не меняется. Отметим, что информация о произведенной замене обоснованно может быть включена в информацию по зданию, в частности, в Инвентарную карточку учета нефинансовых активов (ф. 0504031).
Учитывая п. 137 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н, операция по замене в здании обычных дверей на противопожарные отражается бухгалтерской записью:
Дебет 0 109 ХХ 225 (0 401 20 225) Кредит 0 302 25 000
- на основании акта выполненных работ отражена информация по замене дверей.
Порядок документального оформления операций по ремонту основных средств необходимо описать в учетной политике. Так, решение о проведении ремонта может быть принято руководителем учреждения на основании предложений Комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов или отдельных должностных лиц. Оформить эту операцию можно заявкой на ремонт или другим аналогичным документом, информация из которого послужит основанием для заключения договора (контракта) на ремонт.
При заключении договора на замену дверей, который по сути представляет собой ремонтные работы, лучше конкретно формулировать предмет договора как ремонт, например, "ремонтные работы по замене дверных блоков", что поможет в дальнейшем избежать претензий контролирующих органов в части выбора КОСГУ платежа.
Приемка работ производится на основании Актов, оформленных в соответствии с условиями контрактов и договоров на проведение ремонтов. Результаты строительных ремонтных работ, в частности замена дверей, могут быть оформлены Актами КС-2.

9 декабря 2019 г.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Читайте также: