Увеличить план производства доска стикеры

Обновлено: 18.04.2024

Большинство обзоров по интерактивным доскам включают в себя только зарубежные решения: Miro (официальное письмо компании об уходе с российского рынка ), Conceptboard, Twiddla и другие. Но в ситуации массового импортозамещения они не актуальны, нужны российские сервисы. Вопрос - есть ли такие?

Эта статья будет полезна бизнесу, образовательным учреждениям и всем тем, кто в текущих условиях хочет начать или продолжить использовать интерактивные доски для совместной работы и обучения.

Интерактивные онлайн доски - это классный инструмент для организации совместной работы и обучения, а также для вовлечения участников в онлайн-мероприятие.

Обычно функционал такой доски даёт возможность рисовать, писать, добавлять геометрические фигуры, стрелки и стикеры, использовать курсоры и ещё много чего другого. То есть по сути это большой холст, на котором можно реализовать различные сценарии: от проведения брейнштормов с коллегами до объяснения материала студентам.

После работы на доске вы можете сохранить ее и использовать для дальнейших задач: для демонстрации заказчику и руководству, для следующих брейнштормов, для отчетов и презентаций.

На самом деле российских интерактивных досок не так много, но они есть и обладают достаточно хорошим функционалом. Мы предлагаем вам использовать доски от Pruffme, Sboard и getLocus. Если вы знаете другие отечественные сервисы, напишите нам, мы их добавим.

Pruffme - это платформа для онлайн-обучения и совместной работы. Помимо интерактивных досок у сервиса есть вебинары, видеоконференции, курсы и тесты. Считают своим преимуществом комплексность - вы можете одновременно общаться с коллегами, учениками по видеосвязи и работать на доске.

Из основного:

SBoard позиционируют себя как доску для преподавателей, поэтому и инструменты у них соответствующие: геометрические фигуры, формулы и другое.

Из главного:

возможность выбрать дизайн доски: в клетку как в учебниках по математике, в точку или без линий как альбомный лист
пространство ограничено, но имеет много места в длину
есть возможность выделять как все объекты, так и несколько нужных
инструменты - карандаш, маркер, фигуры, линии и стрелки, редактор с математическими формулами и текстовое поле
есть библиотека шаблонов, но пока реализованы только геометрические объемные фигуры из стереометрии и планиметрии
широкая цветовая палитра - можно использовать любой существующий цвет
доску можно скачать в pdf формате
отображение курсоров доступно на платных тарифах
добавление изображений
есть три тарифа, которые отличаются друг от друга функционалом и количеством создаваемых досок, на любом из тарифов доступен тестовый период - 7 дней. Есть бесплатный тариф, в котором нет курсоров, выбора цвета доски, экспорта в pdf и есть ограничения в добавлении изображений.

GetLocus предлагает использовать свою доску для совместной работы и общения, используя микрофон и камеру.

можно задать необходимый размер пространства (маленькое, среднее, большое)
можно выбрать цвет холста, который будет или в клетку или в ромбик
возможность подключиться к доске с камерой и звуком - участники располагаются по всей доске, имея возможность перемещаться. Звук работает по сценарию живого общения - чем дальше от человека вы находитесь, тем хуже вас слышно.
из инструментов: кисть, стикеры, фигуры, линии и стрелки, текстовое поле; цветовая палитра - небольшая
есть функция таймера, чтобы обозначить время для накидывания идей, решения задач
можно добавлять изображения, видео с YouTube, презентации, ссылки и закреплять их на доске, а также есть возможность демонстрации экрана
демонстрация курсора также доступна
одновременно работать на доске могут до 64 человек, с включенными камерами - до 30
есть три тарифа, которые отличаются друг от друга количеством участников, объёмом хранилища и некоторым функционалом. Бесплатный тариф существует и позволяет работать 7 людям и хранить до 100 Мбайт

Многие команды разработки ПО используют Scrum для организации своей работы. Видя положительный пример, другие отрасли также постепенно приобщаются к фреймворку Scrum и Agile-мышлению в целом. Все реализации Agile уделяют первоочередное внимание непрерывной коммуникации и обратной связи между членами команды и заинтересованными сторонами. Для этого работа над продуктом строится небольшими отрезками, а сам продукт постепенно усложняются.

Неотъемлемым артефактом методологии Scrum является scrum-доска. Она становится центром информации о проекте и задачах на спринт.

Мы расскажем, какими бывают доски в Agile-проектах, какую разновидность выбрать для своей команды и в каких ещё сферах жизни можно использовать доску задач.

Что такое scrum-доска?

Доска в Agile (она используется и в Scrum, и в Kanban, и в других реализациях) — это визуальное представление предстоящей и проделанной работы. Она упрощает организацию и отслеживание всего потока задач.

Классическая доска содержит всего три столбца:

что нужно сделать, TO DO,
что делается, IN PROGRESS,
что сделано, DONE.

Размещение пользовательских историй на доске также помогает:

отделить задачи друг от друга,
назначить конкретные дела членам команды,
отслеживать жизненный цикл каждой истории,
вести прозрачный рабочий процесс.

В Scrum традиционно используется таблица в 4 столбца. Кроме тех, что мы перечислили выше, есть столбец всех историй, также известный как PBI (элементы бэклога).

Доска может быть более детализирована. Тогда на неё добавляются дополнительные столбцы, например:

не запущено,
ускорить,
на проверке и т. д.

Независимо от количества столбцов, всегда должен оставаться последний — DONE — с полностью завершёнными задачами.

Общий принцип работы

Во время планирования спринта команда соглашается выполнить отобранные задачи. Они попадают в список TO DO, или «Сделать».

На утреннем стендапе каждый из команды выбирает задачу и берёт ответственность за её выполнение. Она перемещается в графу In Progress, или «В процессе».

В конце спринта scrum-мастер проводит ретроспективу, чтобы оценить общий прогресс и процесс работы команды. Спринт прошёл успешно, если все истории находятся в столбце DONE. После этого доска очищается от завершённых задач и готовится для следующего спринта.

Команды также оценивают эффективность спринта с помощью графика сгорания задач. Он дополняет scrum-доску. О том, как работает burndown chart, мы писали в отдельной статье .

Когда команда решает работать с доской, первый шаг — выбрать, будет это физический или онлайн-борд, а может, два одновременно. У обоих вариантов есть свои преимущества и недостатки, о чем поговорим ниже.

Физическая scrum-доска

Первоначально фреймворк Scrum предполагал физическую Scrum-доску для отслеживания историй. Многие команды, несмотря на возможности цифровых бордов, по-прежнему используют аналоговый вариант.

Подходит : для небольших команд, которые физически находятся рядом. Для них обновление состояния доски не займёт много времени.

Scrum-доска на стене способствует общению, вокруг неё собирается команда для обсуждения задач. Чтобы выполнять свою функцию, аналоговая доска должна:

находиться на открытой стене, где удобно собираться всей команде,
быть в достаточном удалении от столов и стульев,
плюсом будет дополнительное освещение,
материал может быть разным: доска для маркеров, железная доска, белая стена, хорошо закреплённый ватман,
самый удобный вариант для оформления историй — стикеры, но можно использовать бумажки с магнитами или кнопками.

Истории на доске располагаются вертикально, так что у каждой истории — своя строка. Если истории будут разбиваться на более мелкие задачи, они выстроятся в ряд:

Физические доски интуитивно понятны, их просто сделать и легко поддерживать. Но команде требуется регулярно проводить обновления на доске, чтобы иметь актуальное представление о ходе спринта.

Scrum-доска онлайн

Онлайн-доски считаются более функциональными. В цифровой форме к одной задаче можно прикрепить документы, ссылки на другие истории или пояснения. Другое преимущество — автоматическое оповещение об изменениях и отсутствие привязки к месту: команда может обращаться к доске в любой момент, а не только в кабинете. Если программа дополнена возможностью чата, на такой доске тоже можно проводить обсуждение.

Подходит : большой, удалённой команде; командам, которые демонстрируют рабочий процесс удалённым стейкхолдерам.

Чтобы сочетать удобство электронной доски и наглядность физической, некоторые команды ведут одновременно два борда. Например, мы в Realize поддерживаем аналоговую доску на самой длинной стене кабинета, там же размещаем диаграмму сгорания и другие заметки, связанные с командой. Scrum-мастер параллельно ведёт проект в Kaiten.

Какую онлайн-доску выбрать?

Kaiten — одна из возможных scrum-досок онлайн. Она доступна по подписке. Кроме возможности вести несколько досок, в программе есть функциональные карточки, автоматические диаграммы, генерация отчетов, учёт затраченного времени и интеграция с другими сервисами.

Другой популярный вариант — Jira. Это мощный сервис для полноценного управления проектами с большим количеством настроек. На нём останавливают свой выбор многие компании, но для маленьких команд стоимость подписки будет нерациональной тратой.

Бесплатных досок также много. У них ограниченная функциональность: как правило, это именно борд с возможностью перемещать карточки. Наиболее популярен в этой категории Trello. Он интуитивно понятен, бесплатен и поддерживается разработчиками.

Есть несколько критериев выбора удобной и надёжной доски:

насколько подходит дизайн, возможно ли создать аналог белой доски,
какие есть ограничения на работу: количество одновременно доступных досок, подключённых участников или отдельных проектов,
можно ли интегрировать данные борда с теми сервисами, которые вы используете в работе,
насколько безопасны данные в облаке, есть ли шифрование или возможность запустить приложение на собственном сервере,
есть ли аналитика в приложении, можно ли облегчить учёт метрик с его помощью,
насколько гибкое приложение, есть ли мобильные версии или адаптивный сайт?

Где ещё используют доски задач

Практики Agile используются за пределами разработки ПО. Доски с задачами популярны в других отделах и не требуют особой адаптации. Хотя есть и более изощрённые варианты. Например, доска из HR-отдела на фото ниже, где каждый кусок паутины представляет специальность, которую нужно найти, а вместо колонок — этапы собеседования с кандидатом:

Когда Вам необходимо что-то напечатать, будь то визитка, листовка или увесистый каталог, есть два пути. Обратиться для разработки макета в типографию (к дизайнеру, фрилансеру, другу который умеет и т.д.) или сделать всё самостоятельно. Мы НЕ будем настоятельно рекомендовать Вам использовать первый вариант. Но хотим напомнить, что эта простая на первый взгляд задача требует, как минимум, базовых знаний и навыков работы в графическом редакторе.

На практике, когда заказчики приносят нам свои макеты, мы часто сталкиваемся с одними и теми же распространёнными ошибками. Поэтому, для тех, кто хочет сделать всё своими руками, мы составили небольшой лайфхак, который поможет сэкономить деньги и нервы.

Где и в каком формате верстать макет?

Подготовка макета к печати может осуществляться в разных программах. Это могут быть как векторные редакторы, такие как Adobe Illustrator или Corel Draw, так и растровые, например, Adobe Photoshop. Или любые другие, главное — формат на выходе. Наиболее предпочтительные — PDF, AI, PSD, EPS, CDR, TIFF (без сжатия). Забудьте про JPEG — формат, который существенно ужимает данные, что влечет за собой потерю качества. Напечатать с него, конечно, можно, но, скорее всего, Вы будете разочарованы результатом.

Правило номер раз, два и три — масштаб, вылеты, безопасность

Всегда работайте в масштабе 1:1. Итоговый размер файла состоит из самой печатной области вашего макета + внешние отступы на обрез (обычно это по 3 мм. с каждой стороны). Это буфер, который будет обрезан в типографии. Резка никогда не бывает идеально ровной. Если эту область проигнорировать, по краям могут образоваться белые линии от бумаги. Будет не очень.

Еще один момент — зона безопасности. Это условный отступ от границ печатной области, только вовнутрь документа. Обычно тоже 3 мм. Это некий запас, куда не стоит помещать текст и другое важное содержимое. Например, если вы печатаете брошюру на скрепке, то рекомендуется отступать 10 мм. от края, чтобы скоба не пробила важную информацию. В каждом конкретном случае, отступы и вылеты стоит уточнить в типографии или у дизайнера.

На примере понять проще. Если Вам на выходе нужна визитка размером 90 х 50 мм., то необходимо использовать монтажную область 96 х 56 мм. При этом важную информацию стоит размещать в зоне безопасности размером 84 х 44 мм., т.е. по 3 мм. от края физического размера визитки.

CMYK для типографии, всё остальное — для экрана

Существует множество цветовых моделей, RGB, CMYK, XYZ, Lab, HSB, HSV. Не будем забивать Вашу голову сложной технической информацией, важно запомнить одно — для экрана и интернета RGB, для печати — CMYK. Поэтому, создавайте макет для печати в CMYK изначально. Если вы набросаете все в RGB, а потом просто переведете содержимое в CMYK одной кнопкой, вы потеряете контроль над цветопередачей и получите на выходе цвета, отличные от тех, которые были изначально.

Еще раз про цвет

Вообще, все основные косяки в готовой продукции связаны с тремя распространенными ошибками. Это неправильные размеры макета, плохое качество графики и проблемы с цветом. Клиент в печали, он хотел синий, а не фиолетовый, насыщенный черный, но никак не темно зеленый.

Уточните в Вашей типографии, какой цветовой ICC профиль они используют и выставите его в настройках программы, в которой делаете макет. Если выяснить это возможности нет, можно использовать профиль FOGRA39, по нему обычно калибруют оборудование в Европе и России. Coated или Uncoated — это бумага с покрытием (мелованная) или без.

Сумма красок

Следите за суммой красок. Бумага с разной плотностью и поверхностью по-разному впитывает краску. Чаще всего сумма красок (сумма показателей CMYK) должна быть не больше 280-300% (реже 320). Посчитать сумму красок можно в самой программе, или вручную. Если у вас С60 М93 Y85 С100 = 60+93+85+100=338, то есть вероятность брака на печати. Что чем большим количеством красок вы отобразите цвет в CMYK, тем темнее он получится на выходе.

Правило черного

Про черный цвет стоит сказать отдельно. Большие объекты в макетах нужно делать составным черным, маленькие (например текст и линии) — простым (K:100). При печати часто происходит небольшое несовпадение цветов и если заливать текст составным черным он часто будет размытым.

Шрифт

Все шрифты, которые Вы используете в дизайне, необходимо либо перевести в кривые (если у Вас небольшой макет), либо предоставить в типографию вместе с шаблоном. Имейте ввиду, шрифт, переведенный в кривые невозможно будет отредактировать. Соответственно, если вы печатаете визитку или флаер — смело кривите. Если это большой каталог или книга — прикрепляйте отдельно файл шрифта.

Не рекомендуется использовать очень мелкие (меньше 6 pt) шрифты, так как есть вероятность, что они плохо пропечатаются на бумаге.

Разрешение

По-возможности, старайтесь использовать в макете качественную графику и картинки в высоком разрешении. Сам файл рекомендуется сдавать в типографию в разрешении не меньшее 300 dpi. Для широкоформатной печати этот показатель может быть ниже, нужно уточнять.

Что в итоге?

Если ужать все вышесказанное, то можно вывести некую условную формулу рабочего макета — масштаб 1:1, в формате PDF, + 3 мм. под обрез, CMYK, шрифты в кривых .

Не забывайте, каждый проект индивидуален. К одним применимы описанные выше общие рекомендации, другие необходимо согласовывать с дизайнером и типографией в обязательном порядке.

Если Вы не уверены в собственных силах, всегда можно обратиться в дизайн студию ( например к нам :-) , рассказать, что Вы хотите и получить прогнозируемый результат, без негативных эмоций

Решили рассказать вам о двух форматах одного метода. SCRUM-доска может принести огромную пользу, когда нужно структурировать работу. Это помогает и в дистанционном режиме, и в обычном — когда школа открыта для детей каждый день.

Доска со стикерами, которую можно сделать в классе, когда обучение снова перейдет в очный формат, работает намного эффективнее, чем блокноты и тетради с записями. Особенно это касается проектной деятельности, когда команда работает над какой-то одной задачей, и у каждого участника есть свои функции. Стикеры с задачами можно переклеивать в любой последовательности и «отдавать» другим ученикам, если в процессе ребята решили поменять способы взаимодействия в своей группе.

Что такое SCRUM?

Метод SCRUM пришел в офисный и школьный мир из спорта. Так называется прием в регби, означающий борьбу между командами: игроки сбиваются в несколько рядов, обхватив друг друга руками. Scrum в переводе с английского означает «схватка». Но если в регби этот прием травмоопасен и со стороны смотрится очень агрессивно и хаотично, то в работе и учебе он, наоборот, призван расчистить рабочее пространство и голову от суеты, а еще — выстроить структуру работы и стать надежным и прозрачным инструментом для повседневных дел.

Суть метода SCRUM — в создании доски задач. Шапка таблицы делится на 5 ячеек:

Замыслы / Планы на неделю / В работе / Проверка / Выполнено

Идеи, замыслы

Этот столбик могут пополнять все: и дети, и педагог. Его можно не делить на строчки, так как в него попадают задачи, которые пока не в плане, а в статусе пассивного ожидания. Наклеивайте сюда все, что было бы интересно выполнить: уборка пришкольной территории в начале мая, экологическая инициатива класса, командная игра по субботам, новый формат проведения урока.

Так вы, во-первых, не забудете интересный замысел, а во-вторых, о нем узнают и другие участники, что может способствовать рождению новой идеи по реализации задумки у членов команд.

Планы, дела на неделю

Сюда наклейки могут перекочевать из предыдущего столбика, а могут попасть и напрямую от заказчика — учителя. Впрочем, ученики и сами иногда помнят, что нужно выполнить в эти дни, и прикреплять стикеры они могут самостоятельно.

В работе

Занесите сюда то, что уже выполняется. Неважно, растянется задача на день, час или неделю, — если она уже в процессе, значит, ее место в этой колонке. По мере готовности дети сами будут переклеивать стикеры в столбик «Проверка».

Проверка

Выполнено

Эта колонка, как и звонок на перемену, — для учителя. Когда педагог проверил задание, он переносит стикер сюда, проставляя работе статус «Готово».

Чем удобен Trello?

Онлайн-сервисов для управления проектами существует немало. Чаще всего, правда, их используют не школьники, а разработчики в сфере ИТ. Пожалуй, самый известный из них в среде, далекой от программирования, — Trello. Его может использовать учитель для планирования своих задач на день, неделю, месяц. Или им может пользоваться весь класс. Каждому участнику необходим аккаунт, который привязан к адресу электронной почты.

Для онлайн-взаимодействия, особенно на дистанционном обучении, этот инструмент очень удобен. Можно создать несколько досок по предметам, и тогда планировать занятия будет еще удобнее!

Сервис Trello очень простой. В интернете много инструкций, которые объясняют, как работать на начальном этапе и рассказывают о каких-то интересных фишках, которые пригодятся продвинутым пользователям.

Если полностью копировать тот формат, который мы предложили для обычной доски, то на доске в Trello существенно ничего не изменится. Создаете непосредственно доску, а в ней — 5 колонок с теми заголовками, которые мы уже приводили. Готово! Теперь в каждую колонку нужно добавить карточку — аналог обычного стикера.

Добавляйте развернутые описания, картинки, прикрепляйте ссылки и документы. И, если на обычной доске со стикерами вы только увидите статус задачи, то в Trello сможете проверить выполненное задание на месте — перейдя по ссылке или открыв приложенный файл.

Оставляйте комментарии! Дети могут задавать вопросы, а учитель — объяснять, почему, например, не перенес карточку в колонку «Выполнено».

У Trello, помимо очевидных функций, красивый и понятный интерфейс. Вы можете изменить фоновую картинку, определить цвета для разных меток, добавить в карточки участников и присоединиться самостоятельно к карточкам других, чтобы следить за статусом выполнения.

Бесплатного доступа для выполнения задач на школьном уровне будет вполне достаточно. Даже многие небольшие стартапы и компании используют сервис бесплатно, не задействуя «золотой» уровень.

Недавно у Trello появились шаблоны. Можете использовать их, если умеете переводить с английского. А учителю английского языка, возможно, даже больше понравится формат ведения доски не на русском.

Если нашей статьи недостаточно, почитайте инструкцию, чтобы понять, как работать в сервисе Trello.

Почему SCRUM — это удобно?

Методом уже пользуются многие школьные учителя и педагоги вузов. Можно сразу видеть и контролировать выполнение задач, ученикам проще ориентироваться в собственной деятельности.

Большущий плюс еще и в том, что дети учатся брать на себя ответственность. Они и сами не заметят, насколько интересным станет для них процесс генерации новых задач, выполнения запланированных и переноса готовых в другую колонку.

Как я писал в предыдущей статье «Scrum – пять изменений организации команды, принесшие успех Agile», разделение ответственности руководителя группы, при котором ее значительная часть передается всей команде, потребовало средств синхронизации представления о текущем состоянии работ для всех членов команды. Прорыв Scrum стал возможен благодаря тому, что в него включены простые и наглядные способы визуализации продвижения внутри спринта: доска и burndown chart, а также встречи, на которых эти представления обсуждаются и синхронизируются у всей команды. С момента появления техника работы с досками развивалась, довольно много в нее внес Kanban, который используется не только для организации работы небольшой команды, но и для больших подразделениях. И сейчас накоплено множество техник, позволяющих наглядно представить на доске ситуацию в проекте. Опыт внедрения Agile-методов показывает, что сама по себе визуализация работ на доске позволяет существенно повысить эффективность работы даже без перестройки других механизмов управления, просто за счет прозрачности ситуации для всего коллектива. Поэтому десятую статью серии «Менеджмент цифрового мира» я посвящу именно работе с досками.

Визуализация работ на доске позволяет существенно повысить эффективность работы даже без перестройки других механизмов управления

Итак, для начала определим, что такое работа? Выполнение любого проекта, да и вообще работа любого подразделения представляет собой выполнение некоторых задач. Задачи могут быть простые, выполняемые одним человеком, или сложные, распадающиеся на подзадачи. Выполнение задачи включает в себя несколько стадий, каждую из которых может выполнять отдельный исполнитель. Одновременно в работе может быть от десятка задач для небольшой команды, до нескольких сотен для большого подразделения. И все это надо наглядно представить. Все это достаточно хорошо проработано в классическом менеджменте, и тут нет ничего нового.

Отметим, что когда проект ведет менеджер, то ему доска не обязательна. Он может пользоваться различными сложными средствами слежения за ходом проекта, такими как диаграммы Ганта или просто списками дел в Excel, тем более, что это является одни из его основных фокусов внимания. А вот требования к визуализации для командной работы много выше: за краткое время ежедневной встречи все члены команды должны включиться в контекст, понять ситуацию и оценить ее. А еще хорошо бы, чтобы решая, какую взять очередную задачу они тоже могли адекватно оценить текущую ситуацию с задачами сделать выбор.

На рисунке показано, как устроена доска. Она по вертикали разделена на несколько колонок, каждая из которых соответствует своему этапу выполнения задачи. При этом, как правило, есть разделение колонки на область задач в процессе выполнения, и выполненные, ожидающие следующего этапа. Первая колонка содержит задачи, которые еще предстоит сделать, последняя – уже выполненные. В простейшем виде колонок всего три ToDo – Doing – Done. Однако, важно, чтобы набор колонок соответствовал реальным стадиям работ. Для каждой из них должен быть понятен набор выполняемых действий, и быть сформулирован набор условий, при которых стадия считается завершенной. Хорошая практика – когда этот набор условий сформулирован как чек-лист.

Набор колонок соответствует реальным стадиям работы, для каждой из них есть чек-лист завершения

На доске располагаются карточки, которые соответствуют задачам. Карточки различаются по цвету и размеру, и можно использовать дополнительные отличия. Очевидно, что надо различать отдельные задачи, задачи в составе сложных задач, и сами сложные задачи или минипроекты, в которых выполняются составляющие их простые задачи, но которые тоже путешествуют по доске, показывая интегральное состояние, и у которых тоже есть ответственный за продвижение минипроета в целом. Но полезными также являются другие различения, выделения различных потоков работ, например, отделение текущих операционных задач от работы на стратегические цели и от работы по заказам других подразделений. А еще – выделить сверхсрочные поручения от руководства компании или вызванные особыми причинами, при этом к таким карточкам можно приклеивать какие-то дополнительные символы для привлечения внимания, например, ракету. И вот здесь различие по цветам и формам позволяет просто кинув взгляд на доску понять, что команда что-то совсем не работает на стратегические цели, а поглощена текучкой. Или что важные проекты практически стоят, а выполняются только мелкие задачи. При этом человек может оценивать на глаз, просто сравнивая количество разных карточек на доске, без пересчета, это важно.

Помимо различных форм и цветов карточек потоки различных типов задач могут быть выделены за счет горизонтальных дорожек (на схеме этого нет). Преимущество в том, что каждая дорожка, в общем случае, может иметь свой набор стадий. Зато это требует больше места, а в случае, когда потоки неоднородны по мощности – еще и является сильно не оптимальным. Поэтому обычно применяется комбинация обоих вариантов.

Как понять, какие именно стадии, дорожки и типы карточек должны быть у вас на доске? Казалось бы, все просто: возьми регламенты и должностные инструкции и выпиши из него этапы работ. Однако, практика показывает, что реальные потоки задач оказываются достаточно разнородны, при обработке возникают различные особые случаи работ, которые скрыты внутри фазы. А для того, чтобы доска могла служить рабочим инструментом, она должна адекватно отражать ситуацию. Поэтому доска требует отдельного проектирования, которое не является тривиальной задачей. При внедрении Kanban проектирование доски является составной частью процесса STATIK (Systems Thinking Approach to Introducing Kanban), в ходе которого анализируют реальный поток задач, выделяют их фазы и классы обслуживания. Часто при этом выясняют много интересного о том, как же на самом деле сотрудниками выполняется работа ☺ Впрочем, доски не отливаются в чугуне, поэтому могут быть доработаны позднее.

На карточке должно быть написан код задачи, если есть привязка к электронной системе ведения дел, если она есть, и ее краткое название. Важно, чтобы содержание задачи было опознаваемо по названию большинством сотрудников, чтобы за содержанием не требовалось заглядывать в отдельную систему, а люди и так понимали, о чем идет речь.

У каждой задачи есть ответственный, и он должен быть на карточке. И хороший современный прием состоит в том, чтобы указывать ответственного не инициалами или именами-фамилиями, а с помощью опознаваемых фотографий, достаточно крупных, чтобы при взгляде на доску можно было узнать человека. Фотографии печатаются заранее, а когда человек берет задачу он ее просто прикрепляет степлером. Не аватары или мелкие изображения, а именно фото лица – дело в том, что в мозгу у нас есть отдельная система узнавания лиц, которая работает весьма эффективно. И если ее задействовать, то эффективность работы с доской сильно повышается. Появляется возможность простым взглядом на доску увидеть, кто из сотрудников сильно загружен, может быть перегружен, а кто, наоборот, загружен мало. А по фото в области сделанных задач примерно видны сравнительные результаты.

При анализе ситуации всегда важно представлять, что какая-то задача задержалась на определенной стадии дольше обычного. И есть очень простой прием, как это сделать наглядным: каждой колонке сопоставляем свой цветной маркер и регулярно, например, ежедневно для коротких итераций или еженедельно для досок, используемых для более долговременных задач, ставим на карточки точки маркером нужного цвета. Число точек показывает, как долго задача находилась в определенной стадии. Как и в случае с фотографиями важно, чтобы точки были видны, когда окидываешь доску взглядом.

Еще один прием связан с задержками, которые возникают при выполнении задачи, если они не зависят от исполнителя, а связаны с внешними взаимодействиями. Хороший способ – клеить на карточку стикер, где фиксировать причину задержки и ожидаемое время ответа. И, естественно, использовать стикеры различного цвета и формы визуального выделения, а также ставить точки на них, а не только на карточку.

Различные примеры досок легко ищутся и интересующиеся наверняка видели много разных вариантов. Поэтому я хочу привести пример большой доски – доску одного из департаментов Центрального Банка, о которой в докладе на AgileDays-2018 «Банк России: знать путь и пройти его — не одно и то же» рассказывали Светлана Иванова, Дарья Корнеева и Николай Арапов.

Канбан-доска департамента Банка России. Светлана Иванова, Дарья Корнеева и Николай Арапов на AgileDays-2018 «Банк России: знать путь и пройти его — не одно и то же»

Я не только слушал доклад, но и был в этом подразделении на экскурсии и доска реально впечатляет – 8 метров, она занимает всю стену в переговорной перед кабинетом директора департамента, на нее вынесено около 150 важных задач департамента, при том что в отделах департамента есть собственные доски. И в ней как раз использованы приемы о которых я писал выше.

Как говорили в докладе, доски становятся «информационными радиаторами», излучая информацию на все подразделение, и давая представление о прогрессе работы. Люди учатся общаться, просить и предлагать помощь. И приемы визуализации тоже этому способствуют. Например, сотрудники оценивают, что операционных задач слишком много, а задач из проектов на стратегические цели маловато и они медленно двигаются. Или, видя на доске, что какая-то задача чересчур зависла на согласовании с внешним отделом, предлагают ответственному обходные пути для ускорения процесса, которые есть в каждой крупной организации. И в целом они сами были удивлены значительностью того эффекта, который принесла визуализация. Доска вовлекает людей в работу отдела в подразделения, побуждает не ограничиваться только своими задачами, а задумываться о работе в целом.

Доска вовлекает людей в работу отдела в подразделения, побуждает не ограничиваться только своими задачами, а задумываться о работе в целом.

Стоит сказать про обсуждение статуса работ у доски. Частая практика состоит в том, что члены команды по очереди рассказывают, какими задачами они занимались, чего достигли и какие препятствия. При этом перемещение по доске идет в произвольном порядке. А хорошей практикой является обсуждение от задач, а не от людей, начиная от тех, которые находятся справа, то есть дальше других продвинулись по доске. Потому что продвижение по доске означает, что в задачу уже вложено много работы, и потому она более важна для завершения.

Заметим, кстати, что по этой причине задача на доске не возвращается на предыдущие стадии, даже если были обнаружены недоделки, например, если при тестировании выявлены ошибки разработки, или при финальном согласовании договора с клиентом были обнаружены проблемы юридического характера, которые юристы должны были решить ранее. Не задача возвращается на предыдущую стадию, а компетентный специалист вызывается для помощи в решении проблем на текущую стадию, и это для него более приоритетная работа.

В целом важно, чтобы обсуждение у доски для новой команды вели опытные люди, которые умеют читать доску и понимают работу с ней и показывают другим. Тогда у людей, участвующих в обсуждении, через некоторое время возникает эмпатия к доске.

Еще один важный такт обсуждения – это снятие с доски завершенных задач. Это не должно быть технической процедурой, это повод отпраздновать завершение работы и вспомнить, что было сделано. Это может быть по-разному включено в процесс, но позитивный праздник – важен. Но и техническую часть тоже не следует забывать – в случае использовании физической доски это момент обработки метрик по сделанным задачам.

Я не сказал про еще один важный элемент, который был на схеме – это WIP-лимиты, ограничивающие Work In Progress - незавершенную работу. По понятной причине – это достаточно продвинутая техника, которую стоит вводить не на первом шаге, а постепенно и экспериментально проверять эффекты, которые приносит изменение лимитов. Техника WIP-лимитов основана на теории ограничений (TOC) Голдратта. Важно, что в случае неоднородного потока работ, которым характеризуется IT-разработка и другие задачи умственного труда точки ограничений могут перемещаться по стадиям обработки, поэтому и есть смысл ставить лимиты на все колонки.

Механизм действия лимитов следующий. Как мы помним, колонка стадии делится на части, где отражаются выполняемые задачи, и уже выполненные, готовые к переходу дальше. Если в какой-то стадии возникло бутылочное горлышко, то на предыдущей колонке задачи накапливаются в состоянии «выполнено». При этом лимит – общий, и потому освободившиеся сотрудники не могут взять очередную задачу. И это служит сигналом о том, что надо перестать забирать в работу все новые задачи, а надо коллективными усилиями начать разбирать бутылочное горло. Да, это может провести к простою сотрудников, но теория ограничений четко говорит, что даже простой лучше, чем увеличение незавершенной работы, так как в целом это ведет к повышению пропускной способности системы. Правда, надо отметить, что такой простой часто негативно воспринимается и в том числе может негативно влиять на метрики и KPI, если они спроектированы традиционным образом. Кстати, это – известная проблема применения теории ограничений, и правильный подход – изменить соответствующие метрики, если вам интересны детали, то об этом есть книга: Томас Корбет «Учёт прохода. Управленческий учет по теории ограничений» (Throughput accounting).

Отметим, что WIP-лимиты можно накладывать не только на колонки, но и на определенные классы задач, например, на срочные поручения руководителей высокого уровня. В уже упоминавшемся кейсе департамента Банка России они решили, что срочных поручений не может выполняться больше пяти одновременно, а чтобы их отличать от остальных клеили на карточку ракету. Может показаться, что это наивно, дескать, нельзя же отказать высокому руководителю, когда он дает поручение потому, что у вас, мол, установлен WIP-лимит. Но на самом деле это работает, просто надо весте коммуникацию по-другому: когда вам дают задачу вспомнить о тех, что уже в работе, напомнить о них руководителю, и попросить позиционировать относительно них. Если ее можно выполнить после завершения других, то она получается и не сильно срочная, а если новая задача действительно срочная, то он сам укажет, чем надо пожертвовать ради нее. Просто он вполне может не помнить, какие задачи уже в работе.

Ну и в заключении этой статьи поговорим о том, какую доску следует использовать – физическую или электронную. На самом деле, ограничение тут единственное: если у вас распределенная команда, то физическую доску использовать невозможно. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы. Опыт показывает физическая доска гораздо лучше для команды, у которой вообще не было навыков работы с досками и таск-трекером: вокруг нее можно собраться, она способствует коллективным обсуждениям и коммуникации в команде, и к ней быстрее возникает эмпатия. А еще физические доски обладают гораздо большей вместимостью, приведенная в качестве примера доска в центральном банке в электронном варианте была бы невозможна.

С другой стороны, использование только физической доски без электронной и таск-трекера не позволяет работать с метриками на длинных временных горизонтах. В целом опыт развития Agile говорит об одном: это решение должна принимать сама команда. При этом, хотя использование таск-трекера в IT является стандартом, есть случаи использования физической доски с поддержкой синхронности различными методами: первичным источником при этом может быть как доска, так и таск-трекер. Кстати, в Банке России наряду с физической доской был список задач, и тоже проводилась синхронизация, это входило в обязанности отдельного сотрудника. Таск-трекеров существует громадное количество, и большинство из современных умеют представлять задачи в виде досок. И есть много обзоров этих инструментов, которые, впрочем, как обычно не дают однозначного ответа. Так что выбирать вам самим.

На этом я завершаю рассказ о досках. В следующей статье я продолжу рассказ о Scrum. А к Kanban мы тоже еще вернемся, он, конечно, не ограничивается визуализацией на доске, чтобы там не писали некоторые статьи, а наоборот, является одним из наиболее мощных и эффективных методов работы с потоками задач и обеспечения гибкости компании с постоянной подстройкой к изменяющимся условиям работы.

Читайте также: