Система стикеров на доске

Обновлено: 05.05.2024

Многие считают, что цель Kanban-доски для руководителя проста — видеть, в каком статусе находится каждая задача и чем занимается каждый сотрудник. На самом деле все сложнее. И основная ценность доски — отнюдь не контроль сотрудников, а анализ рабочего процесса «в целом» и поиск точек для улучшения. Посмотрим на примерах, что скрывается за Канбан-доской и как ее использовать.

Если поискать в Google ответ на вопрос “Что такое Kanban-доска?”, то можно получить следующие ответы:

“один из инструментов, который может использоваться при внедрении метода управления разработкой «Канбан»”;
“это инструмент управления Agile-проектами”;
“это инструмент для совместной работы над проектами”;
и т.д.

Все эти ответы имеют право на жизнь, но никак не отражают смысла Канбан-доски. И к проектам доска относится лишь косвенно: Канбан-метод оперирует понятием рабочего процесса конкретного подразделения, а не ограниченного во времени проекта.

Чтобы разобраться, начнем с того, что Канбан-метод (Kanban Method) — это один из подходов к менеджменту. Он помогает руководителям принимать верные управленческие решения на основе полной рабочей картины происходящего во вверенном ему подразделении. Для этого нужно визуализировать весь рабочий процесс, и Канбан-доска — это инструмент визуализации.

В этой статье я расскажу, как Канбан-доска помогает в работе руководителя. Но сначала рассмотрим составляющие элементы Канбан-доски.

Из чего состоит Канбан-доска? Пример.

Работа подразделения при реализации продукта или проекта состоит из разных этапов. На каждом этапе к продукту (проекту) добавляется какая-то ценность, и, двигаясь от этапа к этапу, появляется все более готовый к использованию продукт (или завершается проект).

Каждый рабочий этап можно отобразить на доске в виде колонки с соответствующим названием. Колонка символизирует действия, работу, которую нужно сделать, чтобы добавить к продукту ценность или продвинуться в реализации проекта.

Здесь мы видим несколько колонок-этапов, а в колонках стикеры, символизирующие задачи. Для разных типов задач используются стикеры разных цветов. Над каждым стикером на доске маркером подписаны имя того, кто в данный момент занимается задачей.

По мере того, как делается работа, стикер с задачей двигается по доске слева направо: от инициации работы к ее завершению (колонка «готово»).

Обычно одна колонка соответствует одному этапу. И этих этапов может быть довольно много, что усложняет читаемость информации с доски, и заставляет людей фокусироваться только на понятных им этапах, игнорируя остальные. Гораздо лучше, если колонок будет не очень много — 5-7 — иначе доска получается перегруженной, и использовать ее сложнее. Чтобы упростить доску,можно объединить колонки, в которых над задачей работают одни и те же люди, а конкретные работы указывать на самом стикере в виде чеклиста.

Обратите внимание на колонку со штриховкой посреди доски на фото выше. Это очень важный элемент Канбан-доски — точка принятия обязательств (commitment point). Все, что слева от этой колонки, находится в состоянии “решаем, делать нам эту задачу, или нет”, а колонки правее находятся в состоянии “решили делать”.

Очевидно, что задачи, которые мы “хотим сделать”, и те которые мы “решили сделать” — это разные задачи, как с точки зрения обязательств, так и с точки зрения стоимости для нас. По первому типу задач мы еще не начали никаких работ, которые бы стоили нам ощутимых денег и времени, а по задачам второго типа уже принято обязательство “сделать” и мы начали инвестировать время и деньги в их проработку и реализацию.

Точка принятия обязательств знаменует для нас момент, когда имеет смысл начать отслеживать конкретную задачу, снимать по ней метрики, и принимать управленческие решения.

В конце доски, перед последним этапом, есть точка “отдачи обязательств”, когда мы говорим, что работу мы сделали, и готовы ее сдать заказчику.

Время прохождения задачи от точки принятия обязательств, до точки отдачи обязательств называется Lead Time, и на основе его статистического распределения можно делать выводы о характеристиках производственного потока, и как мы можем сделать его более эффективным.

Рабочий элемент

Если колонки обозначают те или иные работы, то как назвать то, что перемещается между колонками? Это не может быть задача на какую-то часть работы, вроде “анализ требований” или “проверка результата”, потому что все этапы работы уже отражены в виде колонок.

По доске двигается бизнес-задача, или “рабочий элемент” в терминах Канбан-метода. То есть, стикер на доске содержит в себе понятное для бизнеса описание задачи, с конкретной ценностью. Например «Новый механизм авторизации на сайте» или «Коммерческое предложение»

Вот возможный дизайн стикера:

На стикере отображается все необходимое, чтобы легко можно было понять в чем суть бизнес-задачи, к какому проекту (эпику) она относится, текущий прогресс по ней (выполненные подзадачи в виде прогресс-бара), кто в данный момент ее делает, и состав обязательных, повторяющихся работ (чеклист внизу стикера).

Вы вольны добавлять на стикер другие блоки с информацией, которые могут вам сразу разобраться, в чем суть задачи, кто ею занимается, какие есть зависимости, и из каких обязательных работ она состоит.

Чем на самом деле является Канбан-доска?

Может показаться, что Канбан-доска — это просто инструмент контроля работы подчиненных. На самом деле это не так, и смысл Канбан-доски совсем в другом. Канбан-доска — это инструмент рефлексии, осмысления того, как устроен рабочий процесс, и какие управленческие решения надо принять, чтобы его ускорить и оптимизировать.

Чтобы объяснить, почему это так, немного погрузимся в историю. Идея визуализации рабочего процесса, и управления его характеристиками возникла в 50-х годах XX века в компании Тойота. Она пыталась выиграть конкурентную борьбу за авторынок Японии, в условиях очень ограниченного спроса.

Перед менеджерами стояла задача: повысить эффективность рабочих процессов не увеличивая имеющиеся ресурсы. Они решили подойти к этому вопросу системно, и составили карту производственного потока (Value Stream Map), которая отражала путь деталей и сырья от одного производственного процесса к другому, и так до момента отгрузки клиенту. Выглядела она сложно и научно:

Что они искали на этой схеме рабочего процесса? Потери времени.
Желтенькие треугольники на этой схеме обозначают запасы деталей или сырья, которые копятся перед тем или иным производственным этапом. Почему появляется эта гора запасов? Потому что предыдущий этап работает быстрее, и следующий за ним не поспевает синхронно использовать поступившее сырье или детали.

Хорошо это или плохо? C одной стороны, это гарантия отсутствия простоя на всех участках. Всегда есть что обрабатывать, и каждый участок занят на 100% рабочего времени. Вроде так и надо? Вроде бы в этом и состоит задача менеджера — сделать так, чтобы все были при деле и работали на 100%. Верно?

Но менеджеры компании Тойота думали иначе. И это оказалось фактором, который привел их к успеху. Давайте разберемся с этим поподробнее.

Целостный взгляд и анализ эффективности

Менеджеров Тойота интересовала не загрузка каждого работника, а эффективность всего рабочего процесса целиком. Грубо говоря — как быстро с конвейера сходит готовый автомобиль надлежащего качества.

Оказалось, что загрузка каждого участка на 100% может не ускорить, а замедлить выпуск конечной продукции, или даже сделать его экономически невыгодным.
Все дело в этих самых запасах, которые копятся перед производственными участками. Если представить эти горки запасов как очереди, в которых надо “отстоять” детали прежде чем она будет обработана, то получается, что чем длиннее очередь деталей перед каждым этапом, тем дольше отдельно взятая деталь будет двигаться по конвейеру.

Парадоксально, но факт.

Чтобы детали быстро “пролетали” по конвейеру, нужно сперва “выровнять” производственный поток, чтобы задержки между этапами были минимальными, то есть сократить «очереди» на каждом этапе. При таком подходе требование, чтобы каждый этап был загружен на 100%, отходит на второй план.

А чтобы выровнять весь производственный поток, надо увидеть всю картинку целиком и использовать системное мышление.

Именно это и сделали менеджеры Тойота. С помощью карт производственного потока (Value Stream Map), они проанализировали текущий рабочий процесс, нашли в нем “заторы”, перегрузку, простои и другие дисфункции, и придумывали решения, как их устранить.

Таким образом, Value Stream Map — это инструмент анализа и рефлексии, а не контроля. Запомним этот факт, потому что именно из идеи визуализации Value Stream возникла идея Канбан-доски.

Канбан в нематериальном производстве

Много позже идеи компании Тойота попытались приспособить к нематериальному производству и сфере услуг. В отличие от завода Тойота, где детали и сырье можно потрогать и посчитать, в нематериальном производстве или сфере услуг ничего этого нет.

Например, когда программист получает задание на разработку, он ничего не получает физически — ни сырья, ни какой-то детали. Ему описывают задачу — иногда письменно, иногда устно — и он начинает ее реализовывать в виде программного кода. Заметим, что код и программа тоже нематериальны.

Чтобы менеджеру в нематериальном производстве начать улучшать рабочий процесс, ему тоже нужен какой-то инструмент, который позволит посмотреть на весь процесс целиком и с помощью системного мышления начать его улучшать. Этим инструментом и стали Канбан-доски. Они позволяют анализировать рабочий процесс, обдумывать увиденное и принимать грамотные управленческие решения.

Прежде чем пойдем дальше, давайте проясним значение слова “канбан”. В переводе с японского оно имеет два значения — “сигнал” и “информационный щит”. В производственной системе Тойота канбаном называлась карточка-сигнал, которая отправлялась на предыдущий этап, чтобы инициировать производство и поставку нужных деталей. С помощью этих карточек достигалась минимизация количеств запасов, и, в конечном счете, ускорение производства.

В этом смысле Канбан-доска — это тоже своего рода “сигнальная система”, которая показывает менеджеру, на что стоит обратить внимание, какой этап требует анализа и рефлексии, чтобы улучшить весь рабочий процесс и выровнять поток работы.

Использование Канбан-доски

Давай разберемся, какую полезную информацию можно извлечь из такой визуализации.

обнаруживать и устранять узкие места;
фокусироваться на задачах, наиболее приоритетных в данный момент;
балансировать нагрузку между сотрудниками.

Во-первых, на доске явно видно “узкое горлышко” всего процесса. Диагностировать это достаточно просто. Тот этап, перед которым копится больше всего рабочих элементов, скорее всего, и является узким горлышком всего рабочего процесса.

Этот важная информация для менеджера. Нужно решить, как поступить с этим узким горлышком, чтобы ускорить весь рабочий процесс. Можно придать туда больше ресурсов, можно передать часть рутинных функций с этого этапа на другие, чтоб разгрузить “узкое горлышко”. Наиболее грамотный подход — использовать Теорию Ограничений, чтобы выровнять весь производственный поток относительно узкого горлышка и начать им управлять.

Что еще мы можем сделать с Канбан-доской? Может визуально отобразить бизнес-ценность рабочих элементов. Если располагать их на доске по вертикали так, чтобы сверху всегда были самые ценные задачи, а внизу наименее ценные задачи, то каждый момент времени становится абсолютно очевидно, какой задаче надо уделять первостепенное внимание.

Например, на этом рисунке самая важная задача, требующая наибольшего внимания находится справа-вверху всей доски.

Логика очень простая:

Задача находится ближе всего к колонке “готово”, то есть еще немного, и мы ее можем завершить, и получить пользу (прибыль, новых клиентов и тд и т.п.);
Задача находится выше остальных по шкале “ценность”.

Нет смысла начинать новые задачи или разбирать задачи на предыдущих этапах, пока мы не разобрались с этой самой важной задачей на доске.

В Канбан-методе это описывается фразой: “перестаньте начинать [новые задачи], начните завершать [задачи которые уже в работе]”.

Чем еще может быть полезна Канбан-доска?

На этой картинке явно видно, что одному сотруднику явно нужна помощь, он слишком перегружен, и что другой сотрудник недогружен.

Что дальше делать с доской

Рассмотренный нами пример Канбан-доски еще далек от совершенства. В дальнейшем на этой доске можно наглядно отобразить:

разные типы рабочих элементов;
ограничения на загрузку (WIP-лимиты);
разные классы обслуживания задач, с точки зрения «стоимости задержки» (cost of delay);

А также учесть специфику работы на разных этапах (повторяющиеся работы или нет; есть ли опциональные работы и т.д.), учесть правила перехода рабочих элементов от этапа к этапу и много чего еще.

Хорошо спроектированная Канбан-доска выполняет всю рутинную работу менеджера, и позволяет сотрудникам подразделения в каждый момент времени знать, какую задачу надо делать следующей, где есть проблемы, кому нужна помощь.

Многие компании, которые используют в своей работе Канбан-метод и грамотно спроектировали Канбан-доску, практически не заметили перехода в онлайн во время коронавирусной изоляции. Потому что рабочий процесс был налажен и освоен, и Канбан-доска помогала его поддерживать даже в удаленном формате работы.

Распределение Lead Time

Но самое интересное начинает происходить, когда мы начинаем собирать статистику Lead Time по рабочим элементам. Тут-то и раскрывается вся сила и мощь Канбан-метода. Мы получаем в свои руки объективные данные, которые однозначно указывают на характеристики и проблемы в рабочем процессе, и диктуют правильные решения. У менеджера появляется козырь при разговоре с руководством, так как его прогнозы по срокам зиждутся на статистических данных, а не ощущениях или «экспертных оценках».

Собрав нужные данные, менеджер сможет с вероятностью 80-90% предсказывать точный срок завершения той или иной задачи. И это будет не гадание на кофейной гуще, а научно обоснованный подход к проблеме.

На диаграммах ниже собрана статистика по времени выполнения задач (Lead Time) по разным типам работ. Диаграмма «Распределение 1» показывает статистику для задач типа «мелкий дефект», а диаграмма «Распределение 2» — для задач типа «средней сложности дефект».

Такая диаграмма распределения показывает, сколько задач выполнялось за то или иное время. По горизонтальной оси откладывается количество дней, за которые завершилась задача, а по вертикальной оси — количество задач, которые были завершены за то или иное количество дней.

Видно, что в «Распределении 1» разброс значений меньше, и сама диаграмма уже. Это означает, что основная масса задач типа “мелкие дефекты” завершается за 10 дней, и есть лишь редкие задачи этого типа, которые завершаются либо быстрее, либо медленнее.

«Распределение 2» показывает гораздо больший разброс значений, и это означает, что точность предсказания срока выполнения задач типа «средней сложности дефект» будет ниже, но и тут можно предсказать, что с вероятностью 91% любая задача такого типа будет сделана за 25 дней.

Имея такие данные, можно давать статистически обоснованные обещания, и договариваться об SLA, точность которых будет около 90%. Точность прогноза в 100% требуется редко: в основном, для задач, стоимость задержки которых крайне высока. Точности 80-90% вполне достаточно для обычных задач.

Далее можно исследовать причины, по которым разброс значений именно такой, и принять управленческие решения, которые позволят снизить вариативность и повысят точность прогнозов.

Когда необходимо оптимизировать перенасыщенные рабочие процессы, обычных to-do листов может быть недостаточно. В этом случае стоит поискать волшебный функционал, который будет отслеживать все задачи, над которыми работает ваша команда, задачи, которые только планируются, а также показывать полную картину по уже выполненным.

Kanban-доска — отличное решение. Этот инструмент для совместной работы над проектами широко используется в разработке ПО, маркетинге, строительстве, логистике и в любых решениях, где присутствует постоянный поток задач. Kanban-подход помогает командам визуализировать рабочие процессы, грамотно анализировать их и повышать эффективность управления задачами. Этот пост мы посвящаем самым актуальным в 2019 году онлайн инструментам, ориентированным на Kanban. Сравните их и выберите самый подходящий.

Но прежде, чем рассмотреть лучшие программные решения с Kanban досками, стоит узнать, для чего они вообще нужны.

Если вы только еще собираетесь перейти на Канбан и присматриваетесь к популярной методологии, то непременно погрузитесь в доступные руководства и гайды по Канбан для начинающих.

Если кратко, Kanban — это метод управления проектами, направленный на минимизацию многозадачности, повышение эффективности производства и оптимизацию скорости и качества работ. Метод широко применяется в крупных командах, стартапах и для индивидуальных целей.

Правильно подобранное программное обеспечение с функцией Kanban позволит сосредоточиться на приоритетах, держать свою команду в курсе того, что актуально и что будет происходить в ближайшем будущем, а также контролировать все рабочие процессы.

Эффективный Kanban-инструмент поможет управлять Agile-разработкой с помощью удобных досок и карточек, потока действий, функций Swimlanes и WIP limits, диаграмм и таймлайнов — всего, что помогает качественно визуализировать управление рабочими процессами.

Что включает в себя мощное Канбан ПО

На первый взгляд, система Канбан может показаться сложной и не всегда применимой. Но настоящая сила Kanban в том, что, как только команда начинает применять его принципы, то сразу может оптимизировать и стандартизировать рабочие процессы.

Тем не менее, существуют решения, которые выполняют работу лучше и эффективнее других. Рассмотрим главные критерии для поиска лучшего Канбан-инструмента:

Kanban доска — система, которая предназначена для организации карточек с задачами с помощью горизонтальных колонок (Swimlanes), ограничений (WIP limits), сабколонок, а также стандартного набора колонок («To-do», «In Progress» и «Done»).
Kanban карточка — элемент системы Канбан, который назначает задачи при помощью чек-листов и вложений. Карточки позволяют связывать задачи, добавлять иерархию и назначать необходимые ресурсы.
Аналитика — система, позволяющая создавать отчеты.
Интеграция — способность инструмента легко интегрироваться с другими системами управления проектами.
Автоматизация — возможность настроить рабочий процесс в соответствии с условиями вашего проекта.

Лучшие Канбан инструменты для управления проектами

У вас, по сути, есть два пути:

Не заморачиваться и бездумно зарегистрироваться в проверенные и пресловутые JIRA или Trello.
Потратить немного времени на изучение новой волны крутого ПО по управлению проектами, ориентированного на Kanban, с целью отбора самого подходящего софта для ваших нужд.

ПО	Лучше всего для
JIRA	Для разработки программного обеспечения Agile-командами. Не лучший вариант для нетехнических команд и процессов вне системы Agile. Идеальный вариант – для IT компаний с большим штатом разработчиков.
Trello	Для частного и командного использования в разных областях (маркетинг, продажи, HR, и т.д.) которым необходим функционал Kanban. Не лучший вариант для Agile-разработчиков. Идеальный вариант – индивидуальное использование Канбан-досок.
Hygger	Преимущественно для Agile-команд разработчиков. Поддерживает Kanban и Scrum, estimations, Burndowns, Swimlanes и WIP limits. Предлагает качественную приоритизацию бэклога. Идеальный случай – любая Agile-ориентированная команда.
MeisterTask	Для тех же потребностей, что и Trello, но с улучшенной интеграцией с MindMeister.
Favro	Для мелких и средних команд разработчиков. Поддерживает Kanban и Scrum процессы.
Asana	Для персонального использования и для небольших команд, которым преимущественно нужны to-do листы и базовый функционал Канбан доски.
Kanbanchi	Для персонального использования Канбан досок с тесной интеграцией с G Suite.
Paymo	Для агентств и команд, которым нужно автоматически отслеживать время, приоритизировать задачи и следить за рабочим временем.
Breeze	Для команд, которым нужна усовершенствованная версия Basecamp с базовым Kanban-функционалом.
Blossom	Лучше всего для распределенных команд. Минималистичный инструмент для управления проектами, построенный на основе Kanban-досок.
ProofHub	Для команд, которым необходимо полноценное решение с Kanban-досками, диаграммами Ганта, календарем, заметками, обсуждениями, листами задач. Это своеобразный Basecamp «на стероидах».
ZenHub	Это плагин для GitHub, который добавляет поддержку Multi-repo Boards, Epics, индивидуальных рабочих пространств и улучшенный репортинг.
Taiga	Опен-соурс программа для разработчиков, которым нужно проверять задачи и пользоваться стандартным набором для управления проектами.
Leankit	Для создания кастомизированных досок с детальным потоком задач.

Описывая JIRA, часто употребляют слова «мощная» и «мультифункциональная». Это действительно популярный универсальный РМ софт, который позволяет командам разработчиков планировать задачи, назначать исполнителей, работать со спринтами, устанавливать приоритеты и сроки и многое другое.

JIRA предоставляет большое количество настроек фильтрации, удобную визуализацию, подробные отчеты и удобный трекер времени.

Сомнения: JIRA хорошо подходит для технических команд, но небольшие компании и стартапы просто не смогут использовать все возможности сервиса. Нет возможности назначить нескольких исполнителей для одной задачи.

Trello

Trello — это популярный инструмент управления, который позволяет организовывать задачи, списки дел, инициативы, обсуждения и идеи на одной доске. Сервис довольно прост и интуитивно понятен, и многим компаниям просто нужна его базовая бесплатная версия для работы. Система Trello подходит всем, кому нужна базовая функциональность досок Kanban.

Сомнения: Trello не имеет своего собственного учета времени, поэтому вам придется платить за другое программное обеспечение (например, Everhour или Toggle). Кроме того, в Trello нет функций WIP limits, Swimlanes и диаграмм Burndown.

Hygger

Hygger — яркий представитель нового поколения PM-инструментов, который отлично подходит продуктовым компаниям, стартапам и организациям средних размеров. Сервис предоставляет удобные to-do листы с кастомными полями, Канбан досками, функциями Swimlanes, WIP limits и Timelines.

Достоинством сервиса является возможность приоритизировать функции, идеи или задачи, используя различные методы приоритизации. Этот фактор часто является решающим при выборе Hygger vs Trello. Кстати, если вы знакомы с функционалом Trello, то быстро освоиться в Hygger не составит труда, потому что платформа имеет похожий интерфейс.

Hygger предлагает определять приоритеты с помощью простых методов (Eisenhower matrix, Value vs Effort, Value vs Risk), а также продвинутых техник (ICE и RICE, Weighted Scoring).

Сомнения: Не хватает возможности переключения из Канбан в timeline автоматически, нет мультиязыковой поддержки.

Asana

Asana – не менее популярный сервис с доступными iOS и Android приложениями, который хорош в управлении задачами, отслеживании дедлайнов и постановке приоритетов. Asana позволяет качественно следить за статусом выполнения задач и статусом проекта в целом.

Сервис чаще всего выбирают для личного пользования и работы небольших команд, которых в первую очередь нужны to-do листы и базовая Канбан-доска.

Сомнения: Платформа вряд ли будет полезна маркетинговым и креативным агентствам или сервис-компаниям.

Favro

Favro предоставляет инновационное решение для управления проектами, более всего подходящее для разработчиков, маркетологов и руководителей, которые планируют, отслеживают и развивают свои идеи. Favro предлагает встроенную поддержку Kanban и Scrum досок с панелями управления, масштабируемыми бэклагами и отчетами.

Функция Breakdown в Favro помогает разбить ваши проекты на различные задачи. Инструмент интегрирован с Google Drive и Dropbox, что позволяет прикреплять файлы к доске планирования.

Сомнения: Управление досками не так просто, как может показаться. Не все функции ПО могут быть использованы в полной мере: лучше меньше фич, но более качественная работа сервиса.

MeisterTask

MeisterTask подойдет командам любого размера и состава. Ключевые направления, в которых инструмент может помочь — управление файлами, отслеживание времени и создание отчетов.

Канбан доски MeisterTask помогают пользователям просматривать и управлять текущими действиями и активными проектами, создавать планы проектов и сотрудничать с членами команды. Платформа предлагает интеграцию с GitHub, DropBox, Zendesk и Bitbucket.

Сомнения: Отсутствие календаря, который мог бы показать, когда вы запланировали свои задачи. Нет диаграмм Ганта, чтобы установить продолжительность для задач.

Kanbanchi

Kanbanchi – еще одно подходящее решение, если вам нужно программное обеспечение для управления задачами и совместной работы с досками Kanban, диаграммами Ганта и системой учета времени.

Вы легко визуализируете рабочие процессы всех задач и действий с помощью удобных досок проектов со списками и карточками. Инструмент предназначен для G Suite. Вы должны зарегистрироваться в учетной записи Google, управлять досками в виде файлов на Google диске, помещать даты в Google календарь и т. Д. Приложение отлично подходит для работы отделов компании, потому как каждый член команды знает, над чем он работает.

Сомнения: Нет мобильной версии и некоторых важных интеграций, нет возможности группировать карты вместе.

Paymo

Выбирая Paymo, вы получаете полнофункциональный инструмент управления с системой планирования, управления задачами, выставления счетов и отслеживания времени. Сервис также отлично подходит командам, которые желают грамотно расставлять приоритеты задач. Paymo позволяет работать из одного приложения, не переключаясь с одной платформы на другую.

Сомнения: Понадобится некоторое время, чтобы привыкнуть к Paymo, потому что на рабочем столе много вариантов. При работе с десятками небольших проектов пользовательский интерфейс становится довольно загруженным.

Breeze

Еще одно отличное решение для управления клиентскими проектами с помощью досок Kanban. Breeze подойдет малому бизнесу и фрилансерам, которым нужно все четко и быстро организовывать и отслеживать.

Инструмент основан на принципах Agile и Lean и включает в себя следующие основные функции: списки задач, отслеживание времени, бюджетирование проекта, отчетность, календарь, экспорт данных, неограниченное количество пользователей, поддержка Android и iOS, интеграция с Google Drive и Dropbox, и т.п.

Сомнения: Малое количество инструментов, с которыми Breeze может быть интегрирован.

Blossom

Приложение Blossom было разработано для целевого использования в проектах, управляемых по методологии Kanban. Как и в других инструментах, ориентированных на Kanban, вы должны отображать этапы проекта в списках. Основным отличием Blossom является то, что каждый список должен быть следующим этапом процесса. Вы должны добавить новые карточки в 1-й столбец слева, а в последнем столбце справа отображается кнопка архива.

Blossom позволяет использовать аналитику с подсчетом количества отправленных карт и диаграммой, показывающей, сколько времени ушло на изготовление каждой карточки.

Сомнения: Нет бесплатного плана для личного использования. Интеграционные возможности — только отправление обновлений на канал Slack.

ProofHub

Известные бренды, выбравшие ProofHub, по достоинству оценили это программное обеспечение для управления облачными проектами, которое помогает им легко управлять сроками и результатами.

ProofHub предлагает расширенные функции и ценовые пакеты в соответствии с требованиями различных компаний, а также приложения для iOS и Android, что позволяет пользователям работать более продуктивно. Среди ключевых функций выделим списки задач, календари, обсуждения, диаграммы Ганта, удобные расписания и т. д.

Сомнения: ProofHub может показаться слишком простым с первого взгляда, но может не подойти для сложных проектов и крупных организаций.

ZenHub

Основное преимущество ZenHub заключается в том, что он изначально интегрируется с пользовательским интерфейсом GitHub, поэтому разработчики остаются в привычной среде, а менеджеры проектов могут получить полное представление о процессе разработки.

Инструмент можно использовать для организации, планирования и запуска спринтов. Нет необходимости в специальном обучении — ZenHub широко используется как командой разработчиков, так и продуктовиками. Основными функциями являются Kanban-доски, списки дел, графики Burndown, оценки времени, интеграция со Slack и др.

Сомнения: Zenhub не предоставляет достаточно аналитических и отчетных функций. В UX есть некоторые «причуды», которые могут периодически отвлекать и беспокоить.

Taiga

Taiga — выбор разработчиков, менеджеров проектов, дизайнеров и других практиков Agile-методологии. Облачная платформа включает в себя совместную работу над проектом, управление задачами, отслеживание ошибок, отчетность и систему учета времени. Выбирая инструмент, вы также получаете настраиваемые доски Kanban и бэклоги.

Сервис можно легко интегрировать с GitHub, GitLab, Webhooks, Bitbucket и Gogs. Доступны мобильные приложения для Android, iOS и Windows.

Сомнения: Интерфейс выглядит немного старомодно. Экраны довольно сложные — это немного запутывает работу с разными их видами.

LeanKit

LeanKit — это также доступный Kanban сервис, предназначенный для компаний любого размера в различных отраслях. Он помогает проектным командам безболезненно внедрять принципы и практики Lean.

LeanKit предлагает удобный способ соединения досок проектов на уровне команды и проекта и предоставляет пользователям полную видимость. Вы также получите модуль отчетности и аналитики с полезными показателями и метриками. Платформа поддерживает интеграцию с JIRA, Zendesk, Pivotal Tracker и другими инструментами.

Сомнения: Много спама по электронной почте — даже небольшое изменение, внесенное в задачу, будет отправлено вам письмом. Отсутствие базовых вариантов интеграции.

Независимо от того, выбираете ли вы автономный инструмент Kanban или более широкий пакет управления проектами, вы можете быть уверены, что применение системы Kanban в стратегии управления проектами расширит возможности вашей команды и облегчит ее жизнь.

Доска Спринта, часто называемая «Скрам-доской» или просто «Доской задач», — это инструмент визуализации Элементов Бэклога Спринта на протяжении Спринта. Доска управляется Разработчиками и отражает все элементы, которые нужно сделать, работа над которыми ведётся в данный момент и которые уже завершены в рамках текущего Спринта. Колонки доски могут называться «Сделать», «В работе», «Готово» или иметь аналогичные названия.

В ходе Планирования Спринта все Пользовательские Истории, переходящие в Бэклог Спринта, выписываются на стикерах и помещаются в порядке приоритетов в колонке «Сделать».
В ходе Спринта Разработчики решают, какие элементы они хотят сделать в данный момент. Они берут соответствующий стикер и перемещают его в колонку «В работе».
Когда работа над задачей завершена, она перемещается в «Готово» (см. также Критерии Готовности).

Разработчики нередко добавляют новые колонки на свои Скрам-доски, чтобы они соответствовали этапам их работы. Именно так рекомендуется делать на Канбан-досках. Например, если команда хочет выделить этап тестирования, она может добавить колонку «Тестирование» или «Проверка» между «В работе» и «Готово».

Однако Скрам-мастер должен иметь ввиду негативные эффекты от такого расширения доски, связанные с возможным уменьшением взаимопомощи и кросс-функциональности команды. В вышеуказанном примере: тестировщики могут остаться без работы в начале спринта, будучи в конце спринта перегружены настолько, что часть элементов бэклога к концу спринта невозможно будет переместить в «Готово». Для команд, лишь недавно работающих по Скраму, рекомендуется именно 3 колонки, чтобы разработчики помогали друг другу перемещать задачи слева направо.

Некоторым Скрам-командам также бывает удобно добавлять на доску Диаграмму Сгорания Работ Спринта, чтобы любой участник команды мог увидеть прогресс работы в Спринте.

Если разработчики располагаются в одном помещении (на одном этаже офиса), лучше иметь физическую Скрам-доску. Доска должна находиться в общей зоне, где люди могут ее видеть и иметь к ней доступ. Во многих организациях доска становится более популярным местом для сборов и дискуссий, чем кулер с водой, и это создает пространство для совместной работы.

Для распределённых команд существует множество готовых программных решений (от специализированных для Scrum до универсальных: например, Trello, Miro или Mural). В специализированные виртуальные доски задач (такие как JIRA) часто встроены очень полезные фичи, которые позволяют Скрам-мастерам и Владельцам Продукта отслеживать множество метрик и помогают улучшать процессы в команде. Некоторые команды используют оба вида досок (виртуальные и физические), чтобы максимально использовать преимущества каждого из них.

Заинтересованное лицо [Стейкхолдер] (Stakeholder)

Лицо, дающее обратную связь Владельцу Продукта и Скрам-команде в целом по видению, Бэклогу Продукта и Инкрементам. Нередко участвует в Обзоре спринта. Зачастую является частью организации, которая разрабатывает продукт.

Кросс-функциональная команда (Cross-Functional Team)

Команда, имеющая все необходимые навыки, чтобы выполнять работу и не зависеть от тех, кто не является частью команды. Благодаря этому Кросс-функциональные Команды являются более гибкими, креативными и продуктивными, чем команды, где люди специализируются на одной компетенции для выполнения своей работы.

Минимально Жизнеспособный Продукт (Minimum Viable Product, MVP)

Версия продукта, позволяющая команде с минимальными затратами собрать максимум информации о клиентах и обратной связи от них.

Рабочие Соглашения (Working Agreement)

Набор норм, практик и стратегий, которые описывают правила совместной работы членов команды.

GeekBrains продолжает серию статей о методологиях разработки программного обеспечения. Сегодня поговорим о системе Kanban.

Kanban вряд ли можно назвать полноценной методологией — это просто удобный инструмент, который можно использовать практически с любым подходом к разработке. Kanban делает нагляднее работу над проектом, позволяет отслеживать выполнение отдельных задач и создание функциональных возможностей программного продукта. Кроме того, с этой системой легче контролировать нагрузку специалистов.

Откуда пошел Kanban

Слово «канбан» в японском языке означает «вывеска» или «знак». Впервые эту систему начала использовать компания «Тойота» в середине XX века. Мастера разных участков производства записывали на листках бумаги текущие операции и работы и вывешивали их рядом с другими такими же. Любой специалист мог легко выяснить, чем в данный момент занят каждый участок.

Это было удобно руководству: не надо отвлекать сотрудников или мастеров. Чтобы узнать, чем они заняты, достаточно прочесть записки. Вскоре эта система закрепилась как официальная практика.

Впоследствии Kanban совершенствовался, пока не пришел к современному виду. Но сохранил в основе простейший принцип доски с записками, на которых фиксируются производственные задачи.

Kanban был с самого начала тесно связан с гибкими методологиями производства, которые впервые внедрили в компании «Тойота». С Agile-методологиями в IT-сферу пришел и адаптированный Kanban. Но сегодня его успешно «скрещивают» с другими методологиями.

Пристальный взгляд на систему

В основе Kanban’а лежит простая мысль: объем незавершенной работы надо ограничивать. Любую новую задачу можно начинать не ранее, чем выполнена одна из начатых. Это не значит, что в работе должна быть только одна задача, — их может быть несколько. Принципиально, чтобы это количество было ограничено.

Чтобы контролировать выполнение задач было проще, процесс визуализируют на доске, разделенной на несколько колонок. В самом простом варианте это «В ожидании», «В работе» и «Выполнено», но можно добавлять дополнительные, если хотите детально отслеживать путь каждой задачи от постановки до реализации. На первых этапах лучше ограничиться необходимым минимумом.

Все задачи, которые поступают от заказчика, записываются на стикеры и размещаются в графе «В ожидании». Им можно назначить приоритет: более важные размещают выше и принимают в работу в первую очередь, а второстепенные — только когда будут выполнены приоритетные. Как только разработчик приступает к работе над очередной задачей, соответствующий листок переносится в графу «В работе». Когда она выполнена, стикер отправляется в последнюю графу.

Важное правило: количество задач-листков, находящихся в работе, ограничено. Точный максимум определяют, исходя из возможностей коллектива. Взяться за следующую задачу разработчик сможет не раньше, чем закончит работу с предыдущей.

Искусственное ограничение выглядит контрэффективным, но на практике оно вырабатывает совершенно иной подход и отношение к незавершенным делам. Любая задержка, промедление в выполнении работы благодаря Kanban-доске будут сразу заметны — не только самому разработчику, но и всем коллегам.

Это стимулирует не бросать начатое, столкнувшись со сложностями. Если объем незавершенной работы не ограничен, позволяешь себе переключиться на более простые задачи, оставив сложную «на потом» — а это риск оставить ее навсегда в статусе отложенной.

Проблема разработчика — это проблема команды. Kanban стимулирует программистов активнее сотрудничать, обсуждать производственные вопросы и искать способы их решить.

Kanban не только делает прозрачнее создание ценности продукта, но и показывает узкие места, очереди, отклонения и потери — все, что отрицательно влияет на продуктивность команды.

Доска и бумажки — вот и весь Kanban?

Конечно нет. Любая методология нацелена на оптимизацию процессов производства. Kanban как инструмент можно совместить почти с любой методологией, чтобы ускорить разработку программного обеспечения и сделать ее эффективнее.

Поскольку количество задач в колонках Kanban-доски ограничено, время выполнения каждой меньше зависит от внеплановых работ и завалов. Для всех задач можно измерить среднее время выполнения и сделать разработку более предсказуемой и удобной в планировании. Кроме того, это позволяет выявить проблемы и сложности, замедляющие работу, и избавиться от них.

Важнейшее преимущество Kanban’а — наглядность. Видно не только то, какие задачи выполнены, находятся в разработке или ждут своего часа, но и насколько загружены разработчики. На доске можно выделить для каждого программиста или рабочей группы свою строку. Тогда Kanban-карточки размещают в соответствующей колонке и строке, назначая задачу конкретным сотрудникам.

Еще один прием — разбивать доску на технологические этапы. Разработка программы часто проходит через несколько стадий:

постановка задачи (разработка технического задания),
создание кода,
тестирование,
сборка рабочей программы,
передача пользователю.

В крупных компаниях над этими этапами работают отдельные команды специалистов: технические писатели формулируют требования, спецификации и техзадания, разработчики заняты только производством кода, тестировщики — его проверкой на работоспособность и соответствие требованиям.

Создайте на Kanban-доске колонки, соответствующие каждому этапу, и будет легче определить, как движутся задачи в рабочих группах, насколько специалисты загружены и не «провисает» ли работа над проектом.

Сколько вешать в граммах?

Каким количеством Kanban предлагает ограничивать задачи «в работе», чтобы коллектив справлялся с ними в оптимальные сроки? Универсального ответа нет. Единственный совет — экспериментируйте!

И задачи, и коллективы бывают разными. Для большой команды опытных специалистов, способных быстро разбираться со сложными проблемами, это количество может быть большим. Для программиста-одиночки, ведущего небольшой проект своими силами, может ограничиваться одной задачей.

Если колонке N скопились задачи, а N+1 почти все время пустует, — это признак перегруженности. Ограничение надо ужесточать.

Kanban предлагает разработчикам свободу в выборе решений. Если оказывается, что при установленном ограничении вы не укладываетесь в график — уменьшите значение. Осталось свободное время, команда работает в расслабленном режиме — поднимите планку. Не бойтесь «крутить настройки»: сломать Kanban невозможно! Несколько попыток — и вы найдете комфортный для всех ритм.

Тренируемся на кошках

Предположим, у нас есть задачи и самая простая Kanban-доска из трех колонок: «В ожидании», «В работе», «Завершено». Работать над проектом будет команда из пяти человек. Выставим единицу как ограничение для колонки «В работе»: одновременно в ней может находиться не более одной задачи.

При таком подходе обнаружим, что пока одна часть коллектива создает код, другая изнывает от безделья. Это не так уж страшно, если такие ситуации возникают редко. Но мало смысла впятером трудиться над одной задачей. Время выполнения будет минимальным, но остальные задачи будут слишком долго «в ожидании» и общий темп работы над проектом замедлится.

Если поднять ограничение до десяти, на каждого разработчика придется в среднем по две задачи. Это допустимый максимум. Ограничение не обязывает держать в работе именно столько задач — их может быть меньше.

Слишком низкий лимит незавершенных задач — очевидное зло, но и высокий чреват проблемами. Надо подобрать такое ограничение, которое будет создавать равномерную и постоянную нагрузку, не допуская «зависания» незаконченных задач.

А что насчет ограничений в других колонках?

Колонка «Готово» свободна от лимитов — чем больше работы сделано, тем лучше!

Есть ли смысл накладывать ограничения на колонку «В ожидании», где скапливаются задачи, к которым разработчик еще не приступал, и нужна ли она вообще? Ведь Agile-методологии подразумевают постоянное общение с заказчиком — новые задачи можно получать, когда завершена предыдущая.

И все-таки иметь небольшой «буфер» задач полезно. У них может быть разный приоритет и сложность. Сегодня заказчику хочется изменить дизайн элементов управления во всей программе: эта задача явно отнимет приличное время, хотя не является критически важной для работы пользователя. А завтра он вспомнит, что срочно нужен отчет по продажам — небольшой и не очень сложный. Но разработчик уже взялся за дизайн, и на Kanban-доске нет места для новой задачи.

Если бы обе задачи висели на доске в графе «В ожидании», разработчик взялся бы сначала за более важную, а незначительные, но объемные правки отложил на свободное время.

Колонку «В ожидании» тоже можно ограничить удобным для разработчика и заказчика количеством задач. Заказчик может заменять задачи: чтобы разместить срочную в заполненной колонке, надо убрать менее важную.

Вилка или ложка — что лучше?

Обобщим основные правила использования Kanban’а.

1. Сделайте работу наглядной.

Разделите на задачи.
Каждую запишите на стикер.
Распределите стикеры по графам на доске.

2. Ограничьте объем незавершенной работы.

Вычислите, какое количество незавершенных задач будет оптимальным на каждом этапе.

3. Измеряйте время

Вычислите оперативное время, которое в среднем требуется для выполнения каждой задачи.
Оптимизируйте работу, чтобы свести оперативное время к минимуму.
Прогнозируйте работу над задачами.

Чтобы Kanban работал и приносил результаты, недостаточно повесить доску на стену. Если вместо анализа рабочих процессов, экспериментов и поисков оптимального ритма работы руководитель заставляет сотрудников банально перевешивать листки из одной колонки в другую, — это не Kanban, а просто доска с бумажками.

Когда Kanban пытаются сравнивать с другими методологиями и делать выводы о том, какой подход продуктивнее и выгоднее, это похоже на споры о том, что лучше — вилка или ложка. В отрыве от конкретных ситуаций и специфики IT-компании подобные рассуждения бессмысленны. Не надо сравнивать инструменты — стоит попробовать те, которые кажутся подходящими и с которыми готова работать команда.

Kanban зарекомендовал себя в практике небольших коллективов, при разработке стартапов и других проектов без долгосрочных планов. Он идеален, когда у заказчика есть только идея программного продукта, но нет полного представления о том, что должно получиться в итоге. Подобные программы развиваются в направлении, которое задают пользователи. Получая обратную связь, разработчики могут определить, какая функциональность необходима, а от какой можно отказаться.

Виртуальные Kanban-доски

Вы уже определились, в каком углу будет лучше смотреться Kanban-доска? Не торопитесь вбивать в стену гвозди. Ведь давно уже существуют программные решения, которые предлагают пользователям аналоги Kanban-досок. В отличие от стикеров на стене, такая Kanban-доска будет доступна не только в офисе, но и в любой точке мира — идеальное решение, если в команде есть удаленщики.

Поддерживает любое количество проектов, каждый со своей доской и произвольным составом задач и разработчиков. Можно ставить метки и комментировать задачи, прикреплять файлы объемом до 250 Мб. Есть функция «чек-лист»: можно создать множество подзадач, помечать выполненные и видеть прогресс в процентах.

Благодаря качественному API Trello интегрируется с другими решениями — например, Slack. Есть клиентские программы для основных платформ — Windows, iOS, Android, доступен веб-интерфейс.

Практически весь функционал представлен в бесплатной версии. Приятный плюс — поддержка русского языка. Платная версия добавляет «вкусностей» вроде пользовательских стикеров, фонов и неограниченных по объему вложений.

Достойный конкурент Trello. Богатая функциональность даже на бесплатном тарифе: неограниченное количество колонок и задач, комментарии и теги. Задачи можно маркировать цветами по типам, чтобы легче ориентироваться на доске. Есть чек-лист, для каждого элемента которого можно задать «вес» — продолжительность выполнения относительно всей задачи в целом. Этот параметр учитывается при вычислении объема выполненной работы.

Поддерживаются альтернативные представления списка задач: обычный текстовый список и диаграмма Ганта на платных тарифах.

Интерфейс у Kanbanchi англоязычный. Но если вы усвоили принципы Kanban’а, разобраться в деталях не составит труда.

Битрикс24 — это полноценная CRM со встроенной Kanban-доской. Позволяет вести внутри организации множество проектов и прикреплять к ним специалистов. Создавая задачу, сотрудник автоматически помещает карточку на персональную Kanban-доску исполнителя. Это один из вариантов представления задач — их также можно вывести в виде обычного списка или диаграммы Ганта.

Для любой задачи можно устанавливать сроки исполнения, добавлять подзадачи, комментировать, прикреплять файлы.

Система платная. Бесплатный тариф есть, но в нем нет ряда полезных функций, и работать на нем могут не более 12 сотрудников, а объем облачного хранилища ограничен 5 Гб. Но для небольших стартапов или маленьких коллективов разработчиков этого вполне может хватить. Зато помимо Kanbanа вы получите полноценную CRM-систему.

Kanbanery позволяет создавать на доске произвольное количество колонок с любыми названиями. Для каждой задачи можно указать сроки исполнения, прикрепить файлы, добавить комментарии, отслеживать изменения в карточках. Чтобы получить общую картину работы над проектом, можно воспользоваться продвинутыми графическими отчетами. Разработчикам ПО будет особенно полезна интеграция с GitHub. Есть мобильные приложения Kanbanery для iOS и Android, а также API для интеграции сервиса с пользовательскими приложениями.

Это платный сервис: он предлагает несколько тарифов, различающихся количеством активных пользователей — от 5 до 50. Бесплатный тариф тоже присутствует, но работать с одной доской смогут не более двух человек.

До крайности простой онлайн-сервис, позволяющий создать Kanban-доску из трех колонок: To do («Сделать»), In progress («В работе») и Done («Сделано»). На доске размещается любое количество задач, которые изначально создаются в To do. Для каждой указывается дедлайн и исполнитель. Карточки с задачами при приближении дедлайна меняют цвет от нейтрального серого до красного.

Kanban-доска Taskify доступна в режиме онлайн для любого количества пользователей — достаточно поделиться ссылкой на нее, в том числе через социальные сети.

Плюсы: Taskify доступен бесплатно и без регистрации, его просто осваивать и легко использовать. Минус — набор функций скудный, на грани аскетизма.

На этом список онлайн-сервисов не заканчивается. Среди многообразия решений непременно найдется то, которое подойдет вашей команде и поможет в работе!

Японское слово «канбан» означает «рекламный щит» или «вывеска», а методология, получившая это название, позволяет регулировать процесс за счет обмена специальными карточками. Разберемся, как это работает

История канбана

Своим появлением термин «канбан» обязан компании Toyota Motor Corporation, разработавшей и внедрившей на своих автомобилестроительных заводах принцип производства и снабжения, обеспечивающий реализацию системы «точно в срок». При этом немногие знают, что именно послужило источником появления этой методологии, которая сейчас широко используется в финансах, бизнесе и ИТ-секторе.

Growth Hacking — механизмы или действия, помогающие продукту и бизнесу быстро расти. Важные элементы процесса — непрерывное экспериментирование, проверка гипотез и извлечение выводов из ошибок.

Принципы канбана

Канбан берет начало в сервисной парадигме, где все существует в виде экосистемы сервисов. В ее основе лежат четыре принципа:

Начинайте с того, что есть сейчас. Не нужно ждать какой-то значительной вехи или прихода к чему-то новому. Начните сегодня и меняйте постепенно, совершенствуя ваш продукт и инструменты разработки.
Изменения должны быть процессом эволюции. Вносите изменения согласованно и маленькими партиями, глобальные потрясения — это всегда риск для команды и продукта.
Уважайте существующий порядок. Те роли и обязанности, которые сложились исторически, надо принять и вносить изменения точечно.
Поощряйте инициативу. Каждый в команде должен иметь возможность предложить улучшения для повышения эффективности. Коллективным разумом можно достичь лучшего.

Кроме принципов, канбан предлагает ряд полезных практик, которые помогут достичь желаемого результата при его использовании. Современный канбан — это набор специального инструментария, который образует систему и не терпит пренебрежения в недоиспользовании хотя бы части из него. К основным элементам этого инструментария следует отнести:

канбан-доска;
каденции времени;
буферы задач;
лимиты по WIP (work in progress) — ограничение числа выполняемой в моменте работы;
классификация входной очереди и специальная приоритизация;
«плавательные дорожки» задач;
SLA (соглашения об уровне обслуживания);
карточки задач и их специальная анатомия;
стендап-совещания;
совещания по пополнению очереди;
правила и механизмы незамедлительной эскалации проблем. В данном случае, эскалация означает процедуру привлечения внимания к отдельному запросу.

Весь этот инструментарий необходим для кратного повышения пропускной способности потока задач в организации при том же ее ресурсе, а основная идея канбана — поэтапное движение проекта.

Любая задача/проект/активность разбивается на последовательные этапы. Канбан-доску можно сравнить с движением автобуса, где конечная — это финальная цель, остановки — промежуточные этапы, а сам автобус — карточки на канбан-доске. Все участники доски знают, какова конечная цель команды, видят, какие существуют промежуточные этапы, когда и кому нужно подключиться. Таким образом, главное преимущество канбана — хорошая визуализация процессов.

Применение канбана

На сегодня принципы канбана используются во многих сферах и отраслях. Система популярна в ИТ-среде, цифровой сфере и маркетинге, строительстве, HR и СМИ. В целом методика подходит для любого бизнеса, где процесс создания продукта можно разбить на этапы с ясной последовательностью задач (задача внутри одного проекта проходит одни и те же стадии). При этом существует два основных канбана: канбан-метод и производственный канбан.

Производственный «канбан» подходит для оптимизации процессов на различных предприятиях, а также в рамках lean manufacturing (бережливого производства). Например, применительно к компании «Газпром нефть» метод зарекомендовал себя как инструмент, который повышает эффективность снабжения месторождений, где компания ведет или планирует вести добычу.

Существует также распространенное суждение, что метод часто применяют в ИТ, но это не совсем так. Например, в разработке он используется редко, поскольку разработчикам нужно более строгое планирование задач, разделение на спринты в одну или две недели, возможность оценить промежуточные результаты и скорректировать последующие планы.

Канбан-доска

Канбан-доска позволяет вывести процесс выполнения задач в визуальное восприятие. Такой подход помогает видеть весь рабочий процесс, четко распределять задачи и вовремя направлять усилия в «слабые» зоны.

Это работает так: столбики представляют собой разные этапы, на которые разбивают рабочий процесс. Карточки в столбцах — это конкретные задачи-шаги. За каждый этап несет ответственность отдел/сотрудник. Карточки перемещаются по столбцам в соответствии со своим статусом.

При этом принцип формирования каждого столбца должен быть один. Например, это могут быть этапы производственного процесса («прототипирование», «дизайн», «разработка», «тестирование») или статусы выполнения задач («предстоит сделать», «в работе», «на проверке», «завершено»). По каждой колонке должно быть определено ограничение объема незавершенной работы — это позволяет предупредить перегрузы и простои. Этот принцип берет свое начало в законе американского ученого Джона Литтла, согласно которому при увеличении количества одновременно выполняемых задач, снижается скорость выполнения каждой из них. Поэтому команды постоянно балансируют между ограничением на невыполненную работу и скоростью пропускной системы. Лучшие практики ведения канбан-доски основаны на простых компонентах — обсуждение, баланс и взаимодействие.

Ключевые правила работы с канбан-доской:

Не забывайте перемещать карточки на доске в соответствии с движением задачи.
Все задачи должны быть на доске и иметь приоритет по выполнению.
Используйте оптимальное количество статусов на доске.
У каждой команды должны быть своя доска.
Определите оптимальное количество задач в каждом статусе (если будет 100 карточек на доске, она потеряет свою наглядность и простоту).

Ошибки в применении канбана

Существует миф о том, что канбан является неким фреймворком, который можно установить с понедельника, и все начнет работать. Канбан-метод — это набор из около 140 инструментов, которые нужно постепенно применять к процессам компании, улучшая их, а также сокращать время производства, увеличивать выпуск продукта каким-либо подразделением. Здесь не получится подсмотреть у кого-то, как они используют канбан. Можно лишь взять текущие процессы и, применяя инструменты, нарастить ценность того, что уже происходит в компании, а это процесс последовательный.

Ошибка 1. Не объяснять сотрудникам принципы и практики метода, в связи с чем команды на ранних этапах внедрения терпят неудачу. Прежде всего руководителям необходимо обучить команду.

Ошибка 2. Игнорировать ограничения: часто компании ставят на доску количество задач, которое превышает ранее оговоренный лимит. В связи с этим сотрудники перерабатывают, теряют понимание цели их работы и тем самым мотивацию к повышению пропускной способности системы.

Ошибка 3. Не фиксировать срочные задачи на канбан-доске. В результате происходят перекосы рабочего процесса.

Ошибка 4. Не считаться с ограничениями WIP (количеством незавершенной работы), а это базовая практика для погружения сотрудников в текущую работу. Игнорируя WIP, вы упускаете возможность выявить узкие места рабочего процесса.

Ошибка 5. Не использовать все возможности канбана: часто в первые недели игнорируются инструменты для отслеживания метрик, такие как кумулятивная диаграмма потока, гистограмма времени производственного цикла и другие. По истечении первого периода нужно использовать эти данные как фундамент для будущих улучшений.

Ошибка 6. Не актуализировать статус задачи (например, задача выполнена, а на доске она еще в процессе работы). Это может создать неправильное представление о загрузке команды и статусе проекта.

Ошибка 7. Не подключать к канбан-доске всех лиц, которые принимают решения и планируют загрузку отделов. Если другие сотрудники не видят визуализацию процессов, они могут не в полной мере понять решения менеджера, который ведет доску.

Ошибка 8. Перегружать команды: если в одной колонке больше 15 карточек, то ее уже сложно воспринимать комплексно в контексте других задач, создается локальный «захлеб». Решение — добавлять более крупные задачи и дробить их внутри на подзадачи (например, используя чек-листы).

Ошибка 9. Не давать обратную связь в команде: улучшения невозможны без анализа текущего состояния.

Ошибка 10. Отсутствие вовлеченности команды. Канбан визуализирует процессы и задачи, объединяет людей, чтобы они вместе искали возможности для оптимизации. Непонимание командой сути использования метода может приводить в лучшем случае к ситуациям, когда все начинается и так и заканчивается доской, в худшем — к сбоям в работе.

Ошибка 11. Отсутствие приоритетов и ответственных за исполнение задач.

Сервисы для ведения канбан-досок

Для ведения канбан-доски можно взять любой из популярных сервисов, но выбор лучше делать, исходя из задач.

Trello — самый популярный и интуитивно понятный сервис, подходящий для проектов из разных сфер. Здесь можно создавать любое количество досок с разным составом команды (в бесплатной версии есть ограничение на количество досок). К карточкам можно добавлять разноцветные метки, прикреплять вложения и оставлять комментарии. Число колонок не ограничено. Однако по мере эволюции процесса, когда компания будет применять разные практики, инструментов этого сервиса может стать недостаточно, возникнет потребность расширить функционал. Именно поэтому Trello купила компания Atlassian, чтобы аудитория органически перетекала в схожий, но платный и более сложный инструмент — JIRA, откуда пользователь уже сможет перейти на еще более широкий пакет софта в облаке, если ему нужно, например, хранить документацию по проекту, или обсуждать задачи более удобный образом.

JIRA — больше подходит для ИТ, а также для технических команд и процессов, находящихся вне системы Agile. Этот сервис используют крупные компании, у которых численность штата специалистов больше, чем в малом бизнесе. Помимо возможности создавать проекты и отслеживать прогресс, в Jira есть функции отслеживания багов и интеграции со сторонними сервисами.

Kanbanize — англоязычная программа, которая поддерживает большую часть необходимых инструментов канбана, но пока не распространена в России.

Kaiten — российский сервис, максимально адаптированный к применению всех инструментов канбана и позволяющий собирать большой объем аналитики.

В целом сервисов для применения канбана довольно много: Сonceptboard, Taskify, Targetprocess, Favro, Higger, Smartsheet, TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit, Miro, Blossom, ZenHub, MeisterTask, Kanbanchi, Breeze, ProofHub, Битрикс24, YouTrack, Asana, Kanbanery.

Как не «похоронить» проект в канбане

Самое важное — наладить работу команды с сервисом. Для этого необходимо составить инструкцию и отслеживать, как команда работает с ним. Для быстрого старта хорошо подойдут готовые шаблоны канбан-досок, но обязательно с оглядкой на реальные процессы в компании.

При этом желание внедрить канбан повсеместно во всей организации и на всю глубину сразу чревато тем, что вы завалите дело в силу его неподъемности. Во всех успешных организациях метод внедрялся не разом, а постепенно, от вдохновляющего успеха на одном участке к успеху на другом, что фактически и тождественно вдохновляющей концепции lean-стартап.

Нужно четко осознавать, что Trello (или любой другой сервис) — это всего лишь инструмент, который позволяет визуализировать активности, рассчитывать метрики. Не нужно полагаться только на инструменты при применении любого подхода, нужно сначала изучить основы и принципы, понять, зачем все это нужно, а потом уже подстраивать инструменты под свои нужды, и тогда успех обеспечен.

В создании материала также участвовали:

Даниил Ростовцев, программист, технический директор компании ТМТ;
Андрей Тихонов, менеджер по масштабированию гибких методологий Yota;
Валентин Попов, ведущий разработчик компании «РашенСофт»;
Илхом Назаров, исполнительный директор студии разработки мобильных экосистем Heads and Hands;
Максим Мул, основатель компании Work Solutions;
Александр Сазанович, профессор, руководитель программы «МВА — Стратегический менеджмент. Управление организацией» школы бизнеса МИРБИС;
Лилия Горбачик, ИТ-эксперт;
Виктория Храмцова, Agile Coach Accenture в России;
Дмитрий Голубовский, CEO и основат Tagesjump.

В Telegram-канале «Списать не получится» мы еще больше рассказываем о трендах в образовании и о том, как учиться в течение всей жизни и делать это с удовольствием. Подписывайтесь!

Читайте также: