Письмо о замене окон в арендуемом помещении

Обновлено: 05.05.2024

Судебная практика располагает обширным перечнем споров между сторонами договора аренды в отношении производства неотделимых улучшений. Возникнуть подобные споры могут абсолютно на любом этапе работы по договору. Самым критичным для сторон остаётся вопрос возмещения расходов арендатора на производство неотделимых улучшений. Может ли арендатор их возместить, если да, то в каком порядке? Как учесть расходы и доходы в налоговом учете? Об этом и многом другом подговорим в настоящей статье.

Напомним, что неотделимыми являются улучшения, которые невозможно отделить от арендованного имущества, не причинив ему вред. Понятно, что такие улучшения должны стать неотъемлемой частью арендованного имущества и для их производства требуется согласие арендодателя, поскольку последний может быть не заинтересован в них.

Что будет, если вообще не включать в договор условия о производстве неотделимых улучшений

Нормы закона нередко содержат формулировку «если иное не предусмотрено договором». Это значит, что к отношениям сторон будут применяться правила, предусмотренные данной нормой, если в договоре об этом вообще ничего не сказано, и не будут применяться, если договор содержит иные условия.

Неотделимые улучшения чаще производит арендатор как сторона, заинтересованная в использовании объекта аренды в целях извлечения прибыли (например, если объект арендован под магазин).

Итак, что говорит нам по это поводу ст. 623 ГК РФ.

Если неотделимые улучшения произведены с согласия арендодателя и договор не содержит условий о том, что такие улучшения не возмещаются арендодателем, то последний по требованию арендатора будет обязан возместить документально подтвержденные расходы на производство неотделимых улучшений.

Стоимость неотделимых улучшений, произведенных без согласия арендодателя,возмещению не подлежит. Более того, если арендодатель докажет, что такие улучшения причинили вред объекту аренды, ухудшили его функциональное назначение, он будет вправе взыскать с арендатора убытки.

Из изложенного следует, что перед проведением работ в обязательном порядке необходимо согласовать условия производства неотделимых улучшений. Для обеих сторон договора важно иметь на руках доказательство уведомления о проведении работ, согласовании нюансов, поэтому наиболее оптимальным вариантом будет заключение дополнительного соглашения, если основным договором этот вопрос никак не урегулирован.

Что важно учесть арендодателю

Как уже было сказано ранее, стоимость неотделимых улучшений подлежит возмещению арендодателем, если договором не согласовано иное.

Если арендодатель не заинтересован в проведении работ по улучшению объекта аренды и уж тем более не намерен возмещать стоимость произведенных улучшений арендатору, но арендатору они крайне необходимы, предлагаем включить в договор формулировку, максимально защищающую интересы арендодателя:

«До окончания срока действия договора аренды неотделимые улучшения, произведенные арендатором, являются его собственностью. В случае прекращения договора неотделимые улучшения становятся собственностью арендодателя, при этом стоимость произведенных улучшений и понесенные расходы на осуществление таковых не компенсируются и не возвращаются, не зависимо от того, осуществлялись ли такие улучшения с согласия Арендодателя, или без такового».

Свобода договора предоставляет арендодателю право контролировать весь ход работ по улучшению объекта аренды арендатором, начиная от покупки строительного материала и заканчивая контролем действий подрядчиков, непосредственно выполняющих работы на объекте.

Если в собственности арендодателя находится достаточно дорогостоящая недвижимость, уместно включить в договор условие о необходимости согласования с арендодателем проектной документации, этапов работ, времени проведения работ, действий подрядчиков на объекте во избежание ухудшения его состояния. Имеет смысл предусмотреть ответственность в виде штрафа за неисполнение указанных условий или в виде отказа от возмещения понесенных расходов.

Что важно учесть арендатору

Арендатор является лицом, наиболее заинтересованным в получении документального подтверждения согласия арендодателя на производство неотделимых улучшений, т.к. при отсутствии такого согласия имеется риск понести значительные убытки:

в виде штрафа за неисполнение обязанности получить согласие арендодателя на улучшение объекта аренды (если такая ответственность предусмотрена договором);
в виде невозмещенных сумм расходов на производство неотделимых улучшений;
в виде расходов на демонтаж неотделимых улучшений (арендодатель вправе предъявить такое требование на основании ст. 622 ГК РФ).

Способы возмещения расходов на производство неотделимых улучшений

Общую стоимость работ правильнее всего зафиксировать в акте приема-передачи неотделимых улучшений и приложить к нему копии документов, подтверждающих сумму расходов. Отталкиваясь от указанной в акте суммы, стороны смогут определить наиболее удобный для них способ возмещения. Наиболее популярными способами возмещения арендной платы являются зачет в счет арендной платы и реальное возмещение.

Варианты зачета в счет арендной платы:

пропорциональное распределение, при котором, к примеру, 50% идёт в счет погашения арендной платы, 50 % погашаются понесенные арендатором затраты;
возмещение расходов вместо арендной платы, т.е. все платежи по договору аренды засчитываются в счет погашения понесенных арендатором затрат до тех пор, пока не будет погашена вся сумма.

Стороны вправе согласовать возмещение арендодателем не всей суммы расходов, а только её части. Всё зависит от волеизъявления сторон.

Налоговый учет

Капитальные вложения в предоставленные в аренду объекты основных средств в форме неотделимых улучшений, произведенных арендатором с согласия арендодателя, признаются амортизируемым имуществом на основании п. 1 ст. 256 НК РФ.

Что это значит?

С учетом сроков полезного использования и выбранного налогоплательщиком метода начисления амортизации определяется ежемесячная сумма амортизации капитальных вложений в арендованный объект. Расходы в виде амортизации на сумму капвложений, произведенных в форме неотделимых улучшений, учитываются при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Как следует из п. 1 ст. 258 НК РФ, амортизация капитальных вложений в арендованные объекты основных средств, названные в абз. 1 п. 1 ст. 256 НК РФ, начисляется той стороной, которая фактически несет затраты на неотделимые улучшения. Если арендодатель возмещает арендатору стоимость улучшений, то и начисляет амортизацию в общем порядке. Если не возмещает — амортизационные отчисления производятся арендатором.

Арендатору предоставлено право учитывать расходы в виде амортизации на сумму капвложений, произведенных в форме неотделимых улучшений, на период действия договора аренды. По окончании срока договора аренды арендатор прекращает начисление амортизации по амортизируемому имуществу в виде указанных капвложений для целей налогообложения прибыли.

Если срок полезного использования арендованного объекта больше срока договора аренды и часть стоимости капитальных вложений в виде неотделимых улучшений не будет самортизирована (то есть арендатор не сможет признать часть расходов на произведенные неотделимые улучшения), по окончании срока договора аренды арендатор должен прекратить начисление амортизации по произведенным неотделимым улучшениям арендованного имущества (Письма Минфина России от 31.07.2018 N 03-03-06/1/63831, N 03-03-06/1/53831).

Имеется ли риск доначисления арендодателю налога на прибыль в случае получения права собственности на неотделимые улучшения, произведенные арендатором?

П. 8 ст. 250 НК РФ относит к внереализационным доходам безвозмездно полученное имущество (работы, услуги) или имущественные права, за исключением случаев, указанных в статье 251 НК РФ.

В соответствии с пп. 32 п. 1 ст. 251 НК РФ произведенные арендатором вложения в форме неотделимых улучшений не подлежат учету в составе доходов арендодателя.

При этом согласно положениям п.1 ст.256 и п. 1 ст. 258 НК РФ капитальные вложения в предоставленные в аренду объекты основных средств в форме неотделимых улучшений, произведенных арендатором с согласия арендодателя без компенсации арендодателем понесенных расходов, прямо отнесены законодателем к амортизируемому имуществу арендатора (Постановление ВС РФ № 3589/13 от 08.10.2013, громкое дело, в рамках которого «ИКЕА» (арендодатель) «отбила» требование налогового органа о доначислении сумм по налогу на прибыль).

Из всего изложенного следует один главный вывод: к производству неотделимых улучшений можно приступать только после любого документального оформления согласования сторонами договора аренды условий производства неотделимых улучшений (условие договора аренды, дополнительное соглашение к договору аренды, отдельное соглашение о возмещении затрат и пр.), и чем больше деталей будет содержать документ, тем лучше.

Письмо арендодателю о проведении ремонта - образец его есть в нашей статье - нужно в ситуации, когда сам факт проведения ремонта арендатором или отдельные аспекты этого вопроса требуют согласования с арендодателем. Рассмотрим, когда возникает такая необходимость.

Содержание письма о расходах на проведение ремонта

Необходимость писать письмо арендодателю у арендатора может возникнуть в следующих ситуациях:

арендодатель не исполняет своей обязанности по проведению ремонта — арендатор предъявляет претензию, заявляя о своем праве выполнить ремонтные работы за свой счет, а затем взыскать сумму осуществленных расходов с арендодателя;
результатом проведения работ станут неотделимые улучшения, требующие согласия на них арендодателя, а в случае предусмотренного договором возмещения их стоимости — согласования этой стоимости для получения от арендодателя средств при возврате ему предмета аренды;
в соответствии с условиями договора затраты на ремонт арендодатель должен возместить арендатору, и арендатор сначала предварительно согласовывает объем расходов на ремонт, а затем извещает о фактически израсходованных суммах, причем как в 1-м, так и во 2-м обращении может иметь место предложение о способе возмещения расходов (оплатой денежными средствами или зачетом в счет арендной платы).

Письма составляются на бланке отправителя с соблюдением обычных необходимых требований к такому документу (наименование и адрес отправителя и получателя, исходящий номер и дата, подпись и печать отправителя). В текстовой части излагается суть обращения и перечисляются прилагаемые к письму бумаги.

Расходы на ремонт арендованного помещения: бухучет и налоговый учет

Расходы на ремонт помещения, служащего предметом аренды, и в бухгалтерском, и в налоговом учете отразит у себя та сторона, которая в конце концов их оплатит:

арендатор, если за ним закреплена обязанность проведения ремонтов и понесенные им расходы арендодатель возмещать не должен;
арендодатель, если ремонты обязан проводить он сам или если он возмещает арендатору затраты на ремонт.

Для целей расчета налога на прибыль принять их можно без ограничений (ст. 260 НК РФ). Однако обоснования здесь потребуют:

право арендатора или арендодателя проводить именно тот вид ремонта, расходы по которому он берет в затраты;
сам вид осуществляемого ремонта и необходимость его проведения;
объемы работ, выполняемые при ремонте.

При этом важно не отразить в учете в числе ремонтов расходы на работы, приводящие к изменению эксплуатационных характеристик помещения (т. е. затраты на их модернизацию, реконструкцию, достройку), которые должны учитываться как вложения (капитальные вложения) в предмет аренды.

Как учитывать расходы на ремонт, если они зачитываются в счет арендной платы, рассказали эксперты КонсультантПлюс:

Если у вас нет доступа к К+, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Неотделимые улучшения имущества и их амортизация

В отношении отделимых улучшений вопрос законодательно решен однозначно: они — собственность арендатора (п. 1 ст. 623 ГК РФ) и амортизируются им (п. 4 ст. 623 ГК РФ). С неотделимыми улучшениями все сложнее:

Они могут быть возмещены арендодателем при возвращении ему имущества, если осуществлялись с его согласия (п. 2 ст. 623 ГК РФ). Право их амортизировать в этом случае закреплено за арендодателем (п. 1 ст. 258 НК РФ).
Несогласованные улучшения неотделимого характера (исключением являются вложения в имущество арендуемых предприятий) возмещаться не должны (п. 3 ст. 623 ГК РФ) и не могут амортизироваться арендатором (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Для обеих вышеуказанных ситуаций возможны варианты, закрепленные в тексте договора. Один из них: улучшения согласовывают с арендодателем, но их стоимость он не возмещает. Такой вариант позволяет арендатору считать улучшения неотделимого характера своей собственностью (п. 4 ст. 623 ГК РФ) и амортизировать их (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Итоги

Обязанности по осуществлению ремонта объекта аренды могут распределяться между арендодателем и арендатором по-разному. При этом допускается установление условий о необходимости получения письменного согласия арендодателя на проведение арендатором ремонта и о возмещении арендодателем расходов на ремонт арендатору.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Образец претензии по договору аренды нежилого помещения доступен для ознакомления на нашем портале. В статье расскажем, что представляет собой этот документ.

Претензия по договору аренды: когда обязательна?

Направление претензии ― необходимый этап перед обращением в суд, если того требует закон или договор (ч. 5 ст. 4 АПК РФ, абз. 7 ст. 132 ГПК РФ).

В арендных отношениях лишь арендодатель обязан по закону направлять претензию арендатору, но только если он намерен воспользоваться правом на досрочное расторжение договора в судебном порядке (ст. 619 ГК РФ). Напомним, что это право возникает, если:

имущество используется не по назначению (к примеру, организовано производство в офисных помещениях);
помещение или находящееся в нем имущество разрушается;
более двух раз подряд арендатор не оплатил аренду;
не был проведен капремонт, хотя арендатор обязан был его осуществить.

Арендатора закон не обязывает предварительно направлять претензию, если он захочет досрочно расторгнуть договор в суде (ст. 620 ГК РФ). Но такая обязанность может следовать из договора.

Как расторгнуть договор аренды с минимальными потерями, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Структура и образец претензии арендодателю

Если в договоре есть требования к содержанию претензии, нужно руководствоваться ими. В противном случае претензия составляется согласно обычаям делового оборота, так как нормативно вопрос не урегулирован.

В названии документа указывается слово «претензия», а также потенциальные предмет и основание иска, к примеру: «Претензия об устранении препятствий к пользованию арендованным помещением». Это нужно, чтобы снять вопрос о квалификации документа и его относимости к иску в суде.

В тексте обязательны:

ссылка на договор, условия которого нарушены, с указанием его номера и даты (особо важно, если договоров между сторонами несколько);
ссылка на норму закона и/или договора, предусматривающую обязанность, которая не выполняется;
подробное описание сути нарушения (особо важно, если планируется в связи с этим нарушением расторгать договор в судебном порядке ― см. постановление ФАС ЗСО от 26.08.2011 по делу № А45-4281/2011);
указание на недопустимость нарушения обязательств и отказа от них (ст. 309, 310 ГК РФ);
требование о добровольном устранении нарушений;
указание на намерение обратиться в суд в случае неисполнения требований.

Претензия подписывается предпринимателем или руководителем организации либо по доверенности иным лицом. К ней прикладываются документы, на которых основаны требования (копия договора, подтверждения нарушения), копия доверенности представителя.

Предлагаем ознакомиться с образцом претензии арендодателю по договору аренды на нашем сайте.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили образец претензии в связи с непредоставлением или невозможностью использования имущества по договору аренды. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение, чтобы скачать документ.

Особенности претензий о выплате задолженности по аренде

Если нарушение выражается в невнесении арендной платы, необходимо произвести расчет долга на дату составления претензии. Расчет может быть сделан как в тексте претензии, так и в отдельном документе. В претензии по договору аренды нежилого помещения задолженность, как правило, включает:

саму арендную плату, которая может состоять, к примеру, из платы за пользование помещением и коммунальных платежей;
договорную или законную неустойку (их одновременное взыскание допускается, только если договорная неустойка носит штрафной характер ― см. определение ВАС РФ от 23.10.2009 № ВАС-13468/09).

Сумма долга рассчитывается на дату направления претензии. На дату подачи иска она будет пересчитана. Когда арендодатель планирует расторгнуть договор в связи с систематической неуплатой, важно в претензии обозначить, за какие именно периоды образовался долг (постановление ФАС Поволжского округа от 19.06.2009 по делу № А65-9835/2008).

Образец претензии об уплате задолженности и неустойке по арендной плате также можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Залог признания претензионного порядка по договорам аренды соблюденным ― следование простым правилам. Необходимо подробно описать суть нарушения, сослаться на конкретные нормы закона и/или договора, при необходимости ― сделать расчеты. Направлять претензию нужно так, чтобы на руках остались доказательства ее отправки.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Общество арендует офисные помещения, в которых планирует произвести замену старых пластиковых окон на новые. В договоре имеются условия о проведении арендодателем капитального ремонта, а обязанности по текущему ремонту отнесены на арендатора. В настоящий момент стороны планируют заключить дополнительное соглашение к договору аренды, в котором будет указано, что арендодатель согласен на установку арендатором за свой счет новых окон в арендуемых помещениях без возмещения стоимости окон арендодателем.
1. К какому виду ремонта относится замена окон - к текущему или капитальному? 2. Сможет ли арендатор отнести на себестоимость затраты по установке новых пластиковых окон? 3. Какая формулировка расходов по замене окон (капитальный ремонт, текущий ремонт, неотделимые улучшения, иное) должна содержаться в соглашении к договору во избежание нарушений налогового законодательства?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. Замена окон на пластиковые, по нашему мнению, может быть отнесена либо к капитальному ремонту, либо к капитальным вложениям в неотделимые улучшения арендованного помещения.
2. В зависимости от формулировок дополнительного соглашения к договору аренды Общество сможет отнести на расходы в целях налогообложения прибыли затраты по установке новых пластиковых окон двумя альтернативными способами:
- как расходы на ремонт арендованных основных средств в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат;
- путем начисления амортизации неотделимых улучшений в арендованное имущество в течение срока аренды помещений.
3. Рекомендуем предусмотреть в дополнительном соглашении к договору аренды помещений формулировки, которые позволят отнести затраты арендатора на замену окон либо к расходам на капитальный ремонт арендованного помещения, либо к капитальным вложениям в неотделимые улучшения арендованного имущества. Полагаем, что будет неправильным назвать замену окон на пластиковые текущим ремонтом помещений.

К сведению:
1. Во избежание налоговых рисков налогоплательщик может на основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ и п. 1, п. 2 ст. 21 НК РФ обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за получением письменных разъяснений по данному вопросу. Напомним, что в соответствии со ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений, данных ему финансовым или налоговым органом о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения. В этом случае налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.
2. В бухгалтерском учете капитальные вложения (неотделимые улучшения) в арендованные объекты ОС учитываются в составе ОС (п. 5 ПБУ 6/01 "Учет основных средств" (далее по тексту - ПБУ 6/01), п. 46 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н).
Законченные капитальные вложения в арендованные объекты ОС зачисляются организацией-арендатором в ОС в сумме фактически произведенных затрат, если выполняются условия, предусмотренные п. 4 ПБУ 6/01. Необходимо обратить внимание, что критерии квалификации объектов в качестве ОС согласно п. 4 ПБУ 6/01 не будут выполняться в случаях, если предполагаемый оставшийся срок аренды составляет не более 12 месяцев.
Поскольку ПБУ 6/01 не уточняет, какие именно капитальные вложения в арендованные объекты учитываются в составе ОС арендатора, то необходимо учитывать как неотделимые, так и отделимые, вне зависимости от возмещения их стоимости арендодателем (в отличие от налогового учета).
Д 08 К 60
- учтены расходы на создание неотделимых улучшений;
Д 01 К 08
- неотделимые улучшения включены в состав основных средств;
Д 19 К 60
- отражен НДС, предъявленный подрядчиком;
Д 68 К 19
- НДС принят к вычету.
Стоимость капитальных вложений в арендованные объекты ОС погашается посредством амортизации в течение срока СПИ (п. 17, п. 18 ПБУ 6/01). При этом необходимо самостоятельно принять решение, какие расходы являются расходами на ремонт, а какие - капитальными вложениями в арендованные средства.
Поскольку в п. 20 ПБУ 6/01 напрямую указан срок аренды как основание для определения СПИ объекта ОС, можно установить СПИ неотделимых улучшений арендованного ОС равным оставшемуся сроку аренды.
В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете можно установить СПИ неотделимых улучшений арендованного ОС равным оставшемуся сроку аренды ОС в соответствии с договором (п. 20 ПБУ 6/01).
Д 20 (26) К 02
- начислена амортизация по объекту ОС в форме неотделимых улучшений.
Согласно п. 29 ПБУ 6/01 стоимость объекта ОС, который выбывает или не способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем, подлежит списанию. При этом список случаев выбытия объекта ОС является открытым. В рассматриваемом случае таким выбытием будет являться окончание договора аренды и возврат объекта аренды:
Д 76 К 91
- арендодатель возместил арендатору затраты на неотделимые улучшения;
Д 02 К 01
- списана амортизация по объекту неотделимых улучшений на момент возмещения и передачи их арендодателю;
Д 91 К 01
- списана остаточная стоимость неотделимых улучшений на момент возмещения и передачи их арендодателю (в случае, если капитальные вложения в неотделимые улучшения не успели самортизироваться).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Вопрос: Общество, находящееся на общей системе налогообложения, заключило договор аренды. Общество производит ремонт с согласия арендодателя. Аренда долгосрочная, ремонт закончится раньше. Передача - по окончании срока аренды. В рамках ремонтных работ общество устанавливает кондиционеры, пожарную сигнализацию, меняет напольное покрытие и окна. Стоимость улучшений, вероятно, будет компенсирована. Все расходы по ремонту несет арендатор. Можно ли отнести указанные работы к неотделимым улучшениям арендованного имущества? Каков порядок отражения у арендатора указанных операций в бухгалтерском (с проводками) и налоговом учете? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2019 г.);
- Вопрос: Предприятие связи (ООО) арендует у ИП (собственника) здание. В договоре аренды указано, что текущий ремонт проводится за счет арендатора. Может ли арендатор учесть в целях налогообложения прибыли расходы по замене оконных конструкций (окон), учитывая, что арендодатель согласен на замену, но компенсировать расходы не будет? (журнал "Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, сентябрь-октябрь 2019 г.).

Траты на ремонт важно правильно оформить. Иначе они не станут законными расходами для уменьшения налогов. Или арендодатель откажется от их компенсации. На что обратить внимание в документах, расскажем в статье.

Что предусмотреть в договоре аренды

Укажите обязанности арендатора и арендодателя по ремонту.

Если не прописано в договоре, действует ст. 616 ГК: текущий ремонт обязан выполнять арендатор, капитальный — арендодатель.

Расходы нельзя принять для налогообложения, если обязанность не прописана ни в ГК, ни в договоре. Да и компенсацию от арендодателя в этом случае получить проблематично.

Юристы советуют не писать общие фразы про текущий и капитальный ремонт в договоре, а прямо указать, кто и что делает. Например, покраску стен выполняет арендатор, замену входной двери — арендодатель.

Обращайте внимание на формулировки про обеспечение пожарной безопасности, ведь ремонт таких систем стоит недешево. Подробно об этом мы писали в статье.

Как отличить текущий ремонт от капитального

От этого вопроса зависит, кто в конечном итоге оплачивает ремонт и в какой момент принять к расходам.

Характеристика ремонтов описана в письме Минстроя от 27.02.18 г. № 7026-АС/08, т. к. в налоговом законодательстве нет определений.

Текущий ремонт:

устраняет мелкие неисправности, которые не влияют на эксплуатацию помещения;
не меняет технических характеристик;
направлен на профилактику износа и поддержание в исправном состоянии.

Например, заделка трещин в стенах, замена треснувшей плитки, реставрация полового покрытия и пр.

Капитальный ремонт:

направлен на восстановление либо замену частей здания, инженерно-коммуникационных сетей, встроенного технического оборудования;
проводится из-за разрушения или повреждения механизмов, а также с целью улучшения эксплуатационных характеристик объекта.

Например, замена канализации, водопровода, газоснабжения; озеленение территории вокруг офиса.

Полный список работ по текущему и капитальному ремонту содержится в ВСН 58–88 (Р).

Но на практике четко определить вид ремонта по данным строительным нормам сложно. Так, вставку одного пластикового окна в офисе можно квалифицировать как частичную замену, а значит, как текущий ремонт. А замена всех окон уже будет считаться капитальным ремонтом.

Безопаснее до начала ремонта согласовать перечень работ с арендодателем в отдельном документе.

Обращайте внимание, чтобы в согласии арендодатель подтверждал и сам ремонт, и улучшения в его результате.

Какими документами подтвердить затраты на ремонт

Основаниями для учета расходов являются:

соглашение о компенсации расходов арендатору (при наличии такого условия в договоре);
дефектная ведомость (произвольная форма, фиксирует необходимость восстановления или исправления недостатков офиса);
договор о выполнении работ (договор подряда);
смета расходов на ремонт;
акт выполненных ремонтных работ;
акт о приемке выполненных работ (форма КС-2) и справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3);
акт на списание материалов (если ремонт выполняется своими силами).

Как учитывать расходы на ремонт, которые не компенсирует арендодатель

В бухучете

Затраты относятся к текущим расходам (абз. 2 п. 67 Методических указаний от 13.10.03 г. № 91н).

Для налога на прибыль

Расходы на текущий ремонт учитываются в составе прочих расходов (п. 2 ст. 260 НК РФ). Арендатор может списывать расходы на ремонт за счет резерва, созданного в соответствии со ст. 324 НК РФ (письмо Минфина от 29.12.07 № 03-03-06/1/901). Однако это возможно, только если в организации, помимо арендованного имущества, есть основные средства, которые числятся на балансе (письмо Минфина от 22.03.10 г. № 03-03-06/1/159).
Расходы на капитальный ремонт арендатор отражает у себя в учете в качестве отдельного объекта ОС и, соответственно, списывает их стоимость через амортизацию. Письмо от 07.12.12 N 03-03-06/1/638 разрешает взять срок полезного использования, равный сроку аренды.

Для налога УСН

Затраты на ремонт учитываются в составе расходов на ремонт ОС (п. 3 п. 1 ст. 346.16 НК) при условии документального подтверждения и фактической оплаты.

Как учитывать расходы на ремонт, которые компенсирует арендодатель

В бухучете

Расходы оформляются как капитальные вложения (п. 35 Метод. указаний от 13.10.03 г. № 91н). Сумма вложений списывается в расходы в момент передачи результатов ремонта арендодателю. Это может быть дата окончания договора аренды или дата завершения ремонта — зависит от договоренности сторон. Одновременно отражаются доходы от передачи результатов ремонта.

Для налога на прибыль

На дату передачи арендодателю улучшений арендатор:

сумму причитающейся ему компенсации признает в налогооблагаемых доходах ст. 249, п. 3 ст. 271 НК РФ. Расчет суммы компенсации желательно привести в акте приема-передачи улучшений;
сумму затрат на создание улучшений (стоимость работ/услуг, материалов) учитывает в «прибыльных» расходах (Письмо Минфина от 13.12.2012 № 03-03-06/1/651).

Для налога УСН

Сумму возмещения от арендодателя учтите в доходах на дату ее получения или зачета в счет арендных платежей (п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Стоимость ремонта можете учесть в расходах как затраты, связанные с выполнением работ для арендодателя (Письмо Минфина России от 05.04.2017 N 03-03-06/1/20242). Например, в составе материальных расходов (п. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Есть альтернативная точка зрения по учету компенсируемых затрат на ремонт. В бухучете расходы предлагается отражать как задолженность арендодателя. Для учета налога на прибыль и УСН затраты арендатор не включает в состав собственных расходов и не учитывает при налогообложении.

Читайте также: