Организационно методическим фундаментом для создания интегрированных систем могут служить стандарты

Обновлено: 01.05.2024

ГОСТ Р 55269-2012

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА ОРГАНИЗАЦИЙ

Рекомендации по построению интегрированных систем менеджмента

Organization management systems. Recommendations for building the integrated management systems

Дата введения 2013-06-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Открытым акционерным обществом "Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации" (ОАО "ВНИИС")

2 ВНЕСЕН Управлением технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Октябрь 2019 г.

Введение

В последние годы на международном и национальном уровнях активно развивается стандартизация в области систем менеджмента. В настоящее время признанные во всем мире требования к системам менеджмента качества установлены в ИСО 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015), к системам экологического менеджмента - в ИСО 14001:2015 (ГОСТ Р ИСО 14001-2016), к системам менеджмента охраны труда - в стандарте OHSAS 18001:2007 (ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007). Наряду с названными разработаны стандарты по таким направлениям менеджмента, как защита информации, энергосбережение, безопасность цепочки поставок, устойчивое развитие, работа с потребителями, менеджмент проекта, менеджмент в условиях кризиса, и др. При этом практически по каждому стандарту развивается сертификация соответствующих систем менеджмента.

Данные стандарты позволяют руководству организаций использовать весь накопленный в мире опыт менеджмента. Однако в таком многообразии все сложнее ориентироваться и правильно его применять.

При этом многие элементы названных систем являются общими, и их эффективное внедрение возможно только на основе интегрированного подхода.

Свидетельством того, что существует реальная потребность в решении вопросов интеграции, являются предпринимаемые на международном и национальном уровнях попытки определения "общих" для всех систем менеджмента элементов и поиска путей обеспечения их интеграции.

На национальном уровне примерами решения проблем интеграции являются разработанный в Великобритании документ PAS 99 "Спецификация общих требований к системе менеджмента как основа для интеграции" (ГОСТ Р 53893-2010), а также стандарты по интегрированию систем, разработанные в Австралии и Австрии.

В Международной организации по стандартизации (ИСО) ведется работа по определению общих элементов стандартов на системы менеджмента, т.е., по существу, общих элементов систем менеджмента.

Рекомендации, содержащиеся в настоящем стандарте, отражают как основные положения различных стандартов на системы менеджмента, так и обобщение опыта их внедрения российскими организациями.

1 Область применения

Настоящий стандарт содержит рекомендации по построению интегрированных систем менеджмента в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, размеров и вида деятельности.

Цель настоящего стандарта - оказание помощи руководителям и специалистам организаций в выработке такого подхода к внедрению требований различных стандартов на системы менеджмента, который позволит избежать излишних затрат и дублирования в работе подразделений и должностных лиц.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие национальные стандарты:

ГОСТ Р ИСО 9000 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

ГОСТ Р ИСО 9001 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р ИСО 14001 Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р ИСО 9000 и ГОСТ Р ИСО 14001.

4 Общие положения

4.1 Организации, внедряющей более одного стандарта на систему менеджмента, следует определить элементы систем менеджмента, которые она будет внедрять как общие и, следовательно, устанавливать для них единые процедуры реализации.

Настоящий стандарт построен на основе анализа существующих международных стандартов на системы менеджмента, однако последовательность приведенных элементов не следует рассматривать как модель интегрированной системы.

4.2 Организация может внедрять системы менеджмента последовательно (одна за другой) либо несколько систем одновременно.

Наиболее рациональным с точки зрения затрат ресурсов и времени является параллельное внедрение, поскольку все элементы, которые организация решила внедрять как общие, будут сразу построены на интегрированных процедурах без последующей переделки под каждый новый стандарт на внедряемую систему менеджмента. Однако на практике существенно чаще организации по разным причинам внедряют системы менеджмента последовательно, причем в большинстве случаев первой внедренной системой является система менеджмента качества. В этом случае следует оценить пригодность уже существующих процедур для реализации требований внедряемого стандарта. Как правило, наиболее универсальными и, следовательно, наиболее легко приспосабливаемыми под новые внедряемые системы являются процедуры:

- анализа со стороны руководства;

- корректирующих и предупреждающих действий.

5 Планирование в интегрированных системах

5.1 Определение и оценка рисков

Деятельность организации связана с различными рисками для нее или заинтересованных сторон. Примерами могут служить риски поставить потребителю несоответствующую продукцию, нанести вред окружающей среде или подвергнуть опасности здоровье персонала. Организации следует определять риски по каждому аспекту своей деятельности, охватываемому интегрированной системой, оценивать их значимость. Оценка значимости, как правило, включает комбинированную экспертную оценку отрицательного воздействия какого-либо события, масштаба этого воздействия и вероятности появления события. По результатам оценки следует вести записи.

По каждому значимому риску организации следует определить необходимые меры управления.

Организации следует разработать, внедрить и поддерживать процедуру определения и оценки рисков по каждому аспекту деятельности.

5.2 Политика организации в области распространения интегрированной системы

Высшему руководству следует разработать политики организации, исходя из общей стратегии организации в отношении всех аспектов деятельности, охватываемых интегрированной системой менеджмента в зависимости от величины и специфики деятельности. Организация может иметь интегрированную политику, охватывающую все аспекты, либо отдельные политики по аспектам.

Политика(и) должна(ы) включать обязательства:

- соответствовать всем обязательным и другим принятым организацией требованиям;

- постоянно повышать результативность интегрированной системы;

- соответствовать требованиям стандартов на системы менеджмента по аспектам деятельности, охватываемым интегрированной системой.

Политика(и) должна(ы) создавать основы для установления целей.

Политика(и) должна(ы) быть доведена(ы) до персонала организации.

Политика(и) также должна(ы) быть доступна(ы) для соответствующих заинтересованных сторон.

5.3 Цели и задачи

Высшему руководству организации следует разработать цели и задачи по всем аспектам, охватываемым интегрированной системой менеджмента, согласованные с политикой, обязательными и другими требованиями, принятыми организацией.

Цели и задачи должны быть измеримы и развернуты по всем уровням и подразделениям организации.

Для обеспечения реализации целей и задач целесообразно формировать программы по каждому аспекту деятельности организации (качество, охрана окружающей среды, охрана труда и т.д.)

Программы должны быть взаимоувязаны по срокам, исполнителям и ресурсам.

5.4 Ответственность и полномочия

5.4.1 При планировании процессов интегрированной системы менеджмента организации следует определить ответственность, полномочия и взаимодействие подразделений (персонала) в каждом процессе.

5.4.2 Высшее руководство организации должно назначить своего(их) специального(ых) представителя(лей), который(ые) помимо других обязанностей будет(ут) иметь определенные функциональные обязанности, нести ответственность и обладать соответствующими полномочиями для того, чтобы:

a) гарантировать, что интегрированная система менеджмента разработана и внедрена, а также что обеспечено ее функционирование в соответствии с требованиями настоящего стандарта;

b) представлять высшему руководству для анализа отчеты о результативности интегрированной системы менеджмента, включая рекомендации по улучшению.

6 Функционирование интегрированных систем

6.1 Управление процессами

Организация должна идентифицировать и планировать те процессы, которые связаны с аспектами деятельности, охватываемыми интегрированной системой менеджмента, и обеспечить их выполнение в управляемых условиях.

6.2 Менеджмент ресурсов

6.2.1 Менеджмент человеческих ресурсов

Организации следует обеспечить компетентность всего штатного персонала и персонала, работающего от ее имени, достаточную для выполнения возложенных задач и требований, установленных по всем аспектам деятельности, охватываемым интегрированной системой (качество, охрана окружающей среды, охрана труда и т.д.). Требуемая компетентность может быть обеспечена за счет соответствующего образования, обучения, умения и опыта.

- оценивать результативность действий, предпринятых для обеспечения компетентности;

- обеспечивать осведомленность персонала об актуальности и важности его деятельности и вкладе в достижение целей организации.

6.2.2 Инфраструктура

Организации следует определить инфраструктуру, необходимую для реализации политики и достижения установленных целей, и поддерживать ее в состоянии, обеспечивающем выполнение требований по всем аспектам деятельности организации, охватываемым интегрированной системой.

6.3 Управление документацией

Организации следует разработать, внедрить и поддерживать документированную процедуру управления документацией, включая:

- утверждение документов до их выпуска;

- анализ, актуализацию и переутверждение документов при необходимости;

- обеспечение идентификации изменений и статуса действующих документов;

- обеспечение наличия актуальных версий документов в местах их применения;

- обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их распределением;

- предотвращение непреднамеренного использования отмененных документов и их специальную идентификацию в случае их сохранения для разных целей.

Организационно - методическим фундаментом для создания интегрированных систем служат стандарты ИСО серии 9000. Базовые понятия и принципы, сформулированные в этих стандартах, в наибольшей мере соответствуют понятиям и принципам общего менеджмента. При этом особую значимость представляет процессный подход, который не опосредованно (как это имеет место при функциональном подходе), а непосредственно отражает реальные процессы, осуществляемые в современном бизнесе. Немаловажно и то, что введение в действие стандартов ИСО серии 9000 в исторической ретроспективе предшествовало введению в действие других международных стандартов на системы менеджмента и во многом предопределило методологию их построения.

Схематично интегрированную систему менеджмента компании можно представить следующим образом (рис.1) .

Рисунок 1 - Схема представления интегрированной системы менеджмента

Как видно из приведенной схемы, основными подсистемами ИСМ являются: подсистемы менеджмента качества, экологического менеджмента, менеджмента производственной безопасности и охраны труда, социальной ответственности и менеджмента информационной безопасности.

Внедрение интегрированной системы менеджмента на предприятии позволяет решить следующие проблемы, зачастую возникающие при параллельном или последовательном независимом внедрении нескольких стандартов:

· дублирование процессов, документов, должностей и функций подразделений;

· запутанность взаимосвязей между системами управления качеством, экологией, профессиональной безопасностью и здоровьем при независимом внедрении;

· сложность целостного восприятия системы менеджмента руководством компании, и, соответственно, низкая эффективность планирования, контроля и управления в целом;

· длительный срок внедрения группы стандартов на предприятии;

· большая трудоемкость и потребность в ресурсах при независимом внедрении группы стандартов.

В результате интеграции систем менеджмента могут быть получены следующие преимущества:

· повышение технологичности их разработки, внедрения и функционирования;

· создание единой гармонизированной структуры менеджмента;

· снижение затрат на разработку, функционирование и сертификацию систем;

· совмещение ряда процессов (планирования, анализа со стороны руководства, управления документацией, обучения, внутренних аудитов и пр.)

· повышение мобильности и большей адаптации к изменяющимся условиям;

· большая привлекательность для потребителей, инвесторов и других заинтересованных сторон.

Для создания интегрированной системы менеджмента предприятию придется затратить немалые силы и ресурсы, но в итоге будет сформирована корпоративная система менеджмента предприятия, нацеленная на достижение устойчивых финансовых показателей, с учетом интересов потребителей, персонала, акционеров, поставщиков и общества. Внедрение ИСМ на предприятиях следует рассматривать как важнейшую предпосылку роста их конкурентоспособности и устойчивого развития в условиях рынка

Схематично интегрированную систему менеджмента компании можно представить следующим образом (рис.1) .

Рисунок 1 - Схема представления интегрированной системы менеджмента

· дублирование процессов, документов, должностей и функций подразделений;

· длительный срок внедрения группы стандартов на предприятии;

· большая трудоемкость и потребность в ресурсах при независимом внедрении группы стандартов.

В результате интеграции систем менеджмента могут быть получены следующие преимущества:

· повышение технологичности их разработки, внедрения и функционирования;

· создание единой гармонизированной структуры менеджмента;

· снижение затрат на разработку, функционирование и сертификацию систем;

· повышение мобильности и большей адаптации к изменяющимся условиям;

· большая привлекательность для потребителей, инвесторов и других заинтересованных сторон.

Интегрированная система менеджмента (ИСМ) представляет собой совокупность двух и более систем менеджмента, функционирующих как единое целое.

За последние годы многие организации все чаще внедряют несколько ИСМ, с целью активного развития и повышения уровня конкурентоспособности.

Наиболее распространенными составляющими ИСМ организации являются система менеджмента качества по ГОСТ Р ИСО 9001, система экологического менеджмента по ГОСТ Р ИСО 14001, система управления охраной труда по ГОСТ 12.0.230-2007 (OHSAS 18001), а также другие системы менеджмента.

Для чего необходима интегрированная система менеджмента?

Для многих российских организаций, которые стремятся на равных конкурировать с западными компаниями, существенное значение приобретает сертификация на соответствие стандартам, признанным не только в России, но и за рубежом.

Интегрированная система менеджмента обеспечивает согласованность и структурирует действия внутри организации.

Интегрирование систем менеджмента, которые отвечают требованиям одновременно нескольких международных стандартов, является перспективой для стабильного развития организации или предприятия.

Важно отметить, что сертификация интегрированной системы менеджмента объединяет в себе преимущества каждой из входящих в ИСМ систем менеджмента. Интегрированная система менеджмента (ИСМ) наиболее оптимально позволяет выполнить требования по повышению уровня экологии, безопасности, качества и пр.

В последнее время вопрос внедрения интегрированных систем менеджмента (ИСМ) становится все более актуальным для российских компаний, которые сталкиваются с серьезной конкуренцией со стороны западных и некоторых отечественных, подтвердивших сертификатами свои достижения в области управления качеством, экологией и профессиональной безопасностью.

Не вызывает сомнений, что внедрение группы стандартов как интегрированной системы более экономично и эффективно по сравнению независимым внедрением нескольких стандартов на системы менеджмента. Однако, несмотря на актуальность проблемы и эффективность внедрения ИСМ, в литературе встречается крайне мало рекомендаций по этому вопросу.

В настоящей статье будет дано описание особенностей и преимуществ интегрированных систем менеджмента, а также рассмотрена задача разработки ИСМ на основе международных стандартов ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 и OHSAS 18001:1999.

Модель интегрированной системы менеджмента, кратко описанная в рамках настоящей статьи, может применяться на предприятиях практически любых отраслей и форм собственности. Это обусловлено, в первую очередь, межотраслевым характером стандартов, требования которых интегрированы.

Что такое ИСМ?

Под интегрированной системой менеджмента (ИСМ) следует понимать часть системы общего менеджмента, отвечающую требованиям двух или более международных стандартов и функционирующую как единое целое. Очевидно, что ИСМ не следует отождествлять с системой общего менеджмента организации, объединяющей все аспекты деятельности организации, поскольку ИСМ не затрагивает вопросы финансового, инвестиционного менеджмента, менеджмента ценных бумаг и т.д.

О тождественности понятий "интегрированная система менеджмента" и "система общего менеджмента" можно будет говорить лишь после того, как будут разработаны стандарты на все области, охватываемые общим менеджментом организации. Исходя из этого, логично предположить, что создание ИСМ будет происходить до тех пор, пока не будут стандартизированы все области общего менеджмента, что может оказаться неопределенно длительным процессом. Далее будут рассмотрены преимущества ИСМ.

Что дает ИСМ?

· дублирование процессов, документов, должностей и функций подразделений;

· длительный срок внедрения группы стандартов на предприятии;

· большая трудоемкость и потребность в ресурсах при независимом внедрении группы стандартов.

Определив, что интегрированные системы менеджмента выгоднее независимых, перейдем к вопросу построения ИСМ.

Модель ИСМ.

Общая глубина декомпозиции модели достигает 5 уровней, однако регламент настоящей статьи не позволяет привести модель полностью, а также дать развернутый комментарий к каждому из представленных процессов.

На рисунке 1 представлен корень дерева процессов модели - процесс "А0 Деятельность компании". Он декомпозируется на четыре подпроцесса, для каждого из которых определены ключевые управляющие воздействия, механизмы, входы и выходы:

· Управление деятельностью компании;

· Производство продукции и оказание услуг;

· Измерения, анализ и улучшения.

Сегодня крупные компании все чаще внедряют несколько систем менеджмента, основанных на международныхстандартах ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000. Совокупность сертификатов ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000 как раз и представляет собой Интегрированные системы менеджмента.

Документация Интегрированных систем менеджмента.

Несоответствия, корректирующие действия.

Отчеты о несоответствиях.

Проведение аудита. Анализ документации.

Отчеты по аудиту.

ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ ИНТЕГРИРОВАННЫХ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА:

· Повышение технологичности разработки, внедрения и функционирования систем менеджмента;

· Разработка единой гармонизированной структуры менеджмента;

· Снижение затрат на разработку, функционирование и сертификацию;

· Возможность совмещения ряда процессов в рамках ИСМ (планирование, анализ со стороны руководства, управление документацией, подготовка кадров, обучение, внутренние аудиты и пр.);

· Повышение мобильности и возможностей адаптации к изменяющимся условиям;

· Большая привлекательность для потребителей, заинтересованных сторон, инвесторов.Совместное внедрение системы стандартов может значительно удешевить и ускорить процесс внедрения систем. Обучение проводят ведущие специалисты – международные преподаватели БЮРО ВЕРИТАС.

Интегрированная система менеджмента (ИСМ) - это часть системы общего менеджмента организации, отвечающая требованиям двух или более международных стандартов на системы менеджмента и функционирующая как единое целое.

Интегрирование систем менеджмента (качества, экологии, безопасности и социальной ответственности, безопасности продуктов питания и др. ), отвечающих требованиям международных стандартов, следует рассматривать как предпосылку для устойчивого развития организации.

ИСМ не следует отождествлять с системой общего менеджмента организации, объединяющей все аспекты деятельности организации. Понятие «интегрированная система менеджмента» носит ограниченный характер, хотя и является более комплексным, чем понятие о каждой из тех отдельных систем менеджмента (система менеджмента качества, система экологического менеджмента и др.), которые объединены в ИСМ. Даже при внедрении в организации всех действующих в настоящее время международных стандартов менеджмента интегрированная система менеджмента не будет тождественна системе общего менеджмента организации, т.к. область ее распространения пока еще не включает финансовый менеджмент, менеджмент персонала, инновационный менеджмент, менеджмент рисков, менеджмент ценных бумаг и др.

Деятельность современного предприятия регламентирована Международными стандартами. Россия, находясь в мировом сообществе и вступая в ВТО, не может отвергать необходимость создания ИСМ по требованиям следующих международных стандартов:

1. Решение задач управления качеством должно обеспечиваться СМК-системой менеджмента качества по ИСО 9001:2000.

2. Предприятие должно управлять воздействием производства продукции на природу, используя СЭМ - систему экологического менеджмента по ИСО 14001.

3. Предприятие должно создать персоналу условия для производительного и безопасного труда, что обеспечивается системой системах менеджмента профессиональной безопасности и здоровья (СМПБ) OHSAS -18000.

4. Социальная среда, в которой существует предприятие, предъявляет к нему требования обеспеченности персонала в системе социальной ответственности SA 8000: комфортности труда, социальной защищенности, реализации социальных гарантий, благотворительности и поддержки общественных движений и этики ведения бизнеса.

5. Предприятие должно обеспечить защиту конфиденциальной информации организации согласно требованию Системы управления информационной безопасностью ИСО 27000.

6. Предприятия пищевой промышленности и производства лекарственных средств должны гарантировать безопасность продукции, чистоту и гигиену производства, внедряя Систему менеджмента безопасности продуктов питания ИСО 22000:2005.

7. Для организации производства выпуска конкурентоспособной продукции, пользующейся реальным спросом потребителей необходимо организовать исследование требований и удовлетворённости потребителей по ИСО 20225 «Исследования рынка, общественного мнения и социальных проблем».

8. Характерными факторами устойчивого развития любого предприятия являются также финансовая стабильность и положительная динамика уровня прибыльности и доходности. Этому вопросу посвящена ССП - система сбалансированных показателей. Международные стандарты по менеджменту финансов разрабатываются и готовятся к изданию.

С учетом требований вышеперечисленных стандартов и стратегии развития бизнеса можно построить современную интегрированную систему менеджмента (ИСМ) предприятия, ориентированную на концепцию устойчивого развития (рис. 1).

Целесообразность создания максимально интегрированных систем менеджмента не вызывает сомнений. К числу явных достоинств таких систем можно отнести преимущества внутренней среды:

Обеспечение согласованности действий внутри организации, при этом общий результат от согласованных действий выше, чем простая сумма отдельных результатов

Минимизация функциональной разобщенности в организации, возникающей при разработке отдельных систем менеджмента

Достижение более высокой степени вовлеченности персонала в улучшение деятельности организации

Уменьшение объема документов на систему менеджмента, по сравнению с суммарным объемом документов в нескольких параллельных системах

Уменьшение затрат на разработку, функционирование и сертификацию Системы Менеджмента, по сравнению с суммарными затратами при нескольких системах менеджмента

Сертификат на Интегрированную Систему Менеджмента полностью отвечает всем требованиям мирового делового сообщества и обеспечит конкурентоспособность во внешней среде:

Надежную защиту Компании от иностранных конкурентов в условиях вступления России в ВТО (Всемирную Торговую Организацию)

Позитивное общественное мнение о надежности, стабильности и высоком уровне развития Компании

Респектабельность, положительный имидж и высокий статус Компании

Получение своевременных инвестиций и льготных кредитов

Значительный приоритет над конкурирующими организациями при прочих равных условиях

Заключение договоров страхования с минимальными процентными ставками

Возможность получения муниципального и государственного заказа

Значительное упрощение получения разрешений, лицензий и других разрешительных документов

Получение своевременных инвестиций и льготных кредитов по средствам выполнения всех требований инвесторов в отношении управления качеством, охраной окружающей среды и охраной труда в Организации.

Интегрированная система менеджмента (MSS) - есть система, соединяющая в себе требование соответствия нескольким международным стандартам, функционирующая как единая система, являющаяся частью системы менеджмента предприятия.

Реализация любой из стратегий развития предприятия, будь то наращивание объемов выпуска продукции, пользующейся спросом, или расширение географии продаж, или развитие сети мобильных филиалов на внутреннем и зарубежном рынках, невозможна без определения круга потребителей, планирования выпускаемой продукции и разработки применяемой технологии. Таким образом, главной задачей при создании интегрированной системы менеджмента предприятия является установление взаимосвязи между руководством и персоналом предприятия в рамках реализации стратегических целей предприятия

Организационно-методическим фундаментом для создания интегрированных систем должны служить стандарты ИСО серии 9000. Это обусловлено тем, что базовые понятия и принципы, сформулированные в этих стандартах, в наибольшей мере соответствуют понятиям и принципам общего менеджмента. При этом особую значимость представляет процессный подход, который не опосредованно (как это имеет место при функциональном подходе), а непосредственно отражает реальные процессы, осуществляемые в современном бизнесе. Немаловажно и то, что введение в действие стандартов ИСО серии 9000 в исторической ретроспективе предшествовало введению в действие других международных стандартов на системы менеджмента и во многом предопределило методологию их построения. Из таблицы 1 видно большое совпадение структуры и состава объектов стандартизации в ИСО 9001, ИСО 14001 и OHSAS 18001, а также частичное совпадение с SA 8000. Общим для ИСО 9001, ИСО 14001 и OHSAS 18001 стало использование цикла управления РDСА (Plan - Do - Check - Action), установленного в теории качества.

Как показывает анализ, практическое создание интегрированных систем менеджмента осуществляется по одному из следующих вариантов:

1. Создание аддитивных (от латинского additio - прибавление) моделей ИСМ, когда к системе менеджмента качества (СМК), выполняющей роль базовой системы и в необходимых случаях использующей требования, последовательно добавляются система экологического менеджмента (СЭМ), система OHSAS, SA 8000, HACCP, GMP или FSС. При применении данного варианта разрыв между началом работ по внедрению одной системы и началом внедрения следующей может составлять от полугода до нескольких лет;

2. Создание полностью интегрированных моделей, когда все системы менеджмента объединяются в единый комплекс одновременно. Несмотря на неоспоримые организационные и экономические преимущества второго варианта создания ИСМ, он встречается ещё крайне редко, что связано прежде всего с тем, что появление MSS происходило на протяжении длительного периода времени: стандарты ИСО серии 9000 были введены в действие в 1987г, принципы HAPPS и GMP - в начале 90-х, стандарты ИСО 14000 - 1996г., стандарты OHSAS, SA и FSС - в конце 90-х гг.

Наиболее приемлемый способ создания оптимальной интегрированной системы менеджмента — применение сбалансированной системы показателей (ССП), ориентированной на учет следующих четырех составляющих: финансы, удовлетворённость клиентов, результативность бизнес-процессов, обучение и развитие персонала.

Интеграцию планируемых финансовых показателей роста предприятия и системы менеджмента качества (СМК), ориентированной на потребителя, через организацию соответствующих бизнес-процессов и подготовку персонала можно представить в виде «цепочки прибыльности» предприятия (рис Сбалансированная система показателей (ССП).

ГОСТ Р 58542-2019

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНТЕГРИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА

Руководство по практическому применению

Integrated management systems. Practical guide

ОКС 03.100.01, 13.020.10

Дата введения 2020-01-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью "НИИ экономики связи и информатики "Интерэкомс" (ООО "НИИ "Интерэкомс") совместно с Акционерным обществом "Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации" (АО "ВНИИС")

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 100 "Стратегический и инновационный менеджмент"

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

Бизнес-деятельность организации всегда связана с потенциальными возможностями и рисками, возникающими в результате выполнения бизнес-операций, поэтому на ранних этапах становления бизнеса важно выявлять потенциальные риски и устранять их (или, насколько это возможно, снижать). Эта задача, решение которой в рамках интегрированной системы менеджмента (IMS) должно обеспечивать руководство компании, базируется на таких направлениях, как управление качеством, анализ состояния окружающей среды, обеспечение безопасности и т.д.

Последние десятилетия на национальном и международном уровнях активно развивается стандартизация в области систем менеджмента. В настоящее время признанные во всем мире требования к системам менеджмента качества установлены в ГОСТ Р ИСО 9001, к системам экологического менеджмента - в ГОСТ Р ИСО 14001, к системам менеджмента безопасности труда и охраны здоровья - в ГОСТ Р 54934. Наряду с вышеуказанными разработаны также стандарты по таким направлениям, как менеджмент рисков, менеджмент устойчивого развития, инновационный менеджмент, менеджмент знаний, энергетический менеджмент, менеджмент безопасности цепи поставок, кризисный менеджмент (в т.ч. антикризисное управление) и др. При этом практически по каждому направлению развивается сертификация соответствующих систем менеджмента.

Термин "интегрированная система менеджмента" (IMS-система) [или термин "HSEQ-система" (охрана здоровья, обеспечения безопасности, охрана окружающей среды, качество продукции), принятый в англосаксонских странах] используют в тех случаях, когда требования, принятые в различных областях, объединяются в рамках единой структуры.

Многообразие систем менеджмента, используемых в настоящее время в организациях (подлежащих и не подлежащих сертификации), связано либо с обязательствами по добровольному выполнению требований, установленных в национальных стандартах, либо напрямую в соответствии с требованиями к внутренним корпоративным процедурам (установленным в корпоративных стандартах для соответствующих систем менеджмента), что в обязательном порядке требует эффективного взаимодействия различных ее компонентов и возможно только в интегрированных системах менеджмента.

Обеспечивая полный обзор бизнес-процессов организации и взаимодействия с внешними заинтересованными сторонами, интегрированные системы менеджмента позволяют, помимо прочего, оптимизировать затраты и значительно сократить время реагирования на такие отклонения, как сбои или несчастные случаи.

Использование единого набора правил (в отличие от нескольких разнотипных наборов правил) позволяет руководству и штатному персоналу организации легче понимать их и, следовательно, быть более мотивированными, а выполнение таких процедур, как комплексный аудит, централизованный контроль исполнения и скоординированное принятие мер, позволяет избежать двойной обработки данных.

Кроме того, как результат синергетического эффекта юридическая однозначность и грамотность в организации будут повышаться, если все бизнес-процессы будут систематически анализироваться и сравниваться с установленными требованиями.

На практике последовательность единичных процессов организации не принимает во внимание отдельные аспекты качества, окружающей среды и безопасности, в связи с чем процессы как таковые могут приводить как к желательным, так и к нежелательным результатам, вследствие чего их необходимо рассматривать в рамках единого интегрированного комплекса.

1 Область применения

Настоящий стандарт содержит общие рекомендации по внедрению IMS-системы на предприятиях всех отраслей, вне зависимости от их типа и размера.

Настоящий стандарт оставляет свободу организациям для последующего рассмотрения конкретных аспектов (например, вопросов охраны труда, эргономики или управления рисками), которые, возможно, еще не формализованы или даже не были проанализированы в организации, но которые теперь могут рассматриваться с использованием предлагаемого в настоящем стандарте подхода. Принципы непрерывного совершенствования и оценки рисков в рамках настоящего стандарта применяются повсеместно, последнее означает, что любая предпринятая мера будет предназначаться для одновременного совершенствования в нескольких областях (например, качества продукции, охраны окружающей среды, обеспечения безопасности и т.д.).

Настоящий стандарт также может оказать практическую помощь бизнес-сообществу в принятии решений, не ограничивая при этом его свободу выбора в части инструментов и средств менеджмента.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р ИСО 9000 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

ГОСТ Р ИСО 9001 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р ИСО 14001 Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению

ГОСТ Р 54934-2012 Системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья. Требования

ГОСТ Р ИСО 19011 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента

3 Определение структуры IMS-системы

В данном разделе рассматриваются критерии выбора наиболее подходящей для организации структуры IMS-системы.

Учитывая высокую степень соответствия стандартов ГОСТ Р ИСО 9000 и ГОСТ Р ИСО 14001, а также других стандартов на системы менеджмента представляется целесообразным при выборе структуры IMS-системы использовать их базовую структуру в качестве основы. Использование методов и средств, ориентированных на процессы, подразумевает описание процессов (процессное управление), посредством которых создается добавленная стоимость, т.е. производственных и вспомогательных процессов.

При этом сертификация отдельных элементов IMS-системы допускается, но не является обязательной.

Кроме того, перед принятием решения относительно выбора структуры IMS-системы необходимо проведение самооценки деятельности организации по следующим направлениям:

- Каковы цели бизнеса? Какая IMS-система представляется оптимальной для достижения намеченных целей?

- Были ли уже реализованы в коммерческой компании другие системы менеджмента? Например, многие коммерческие компании давно внедрили хорошо отлаженную систему менеджмента качества.

- Предназначена ли система менеджмента к ее внедрению целиком во всей коммерческой компании или сначала в ее структурных подразделениях?

- Какие ресурсы доступны (или могут оказаться доступными) в компании для реализации IMS- системы?

- Какие требования, как ожидается, будет выполнять коммерческая компания в настоящее время и в будущем? Будут ли они требованиями клиентов, специфическими для отрасли нормативами, федеральными законами или постановлениями, установленными органами власти, и т.п.

Ответы на вышеуказанные вопросы помогут определить область применения IMS-системы, которая может состоять из следующих подсистем:

- подсистема менеджмента качества;

- подсистема менеджмента рисков;

- подсистема управления проектами;

- подсистема менеджмента безопасности цепи поставок;

- подсистема менеджмента устойчивого развития;

- подсистема менеджмента непрерывности бизнеса;

- подсистема финансового менеджмента;

- подсистема инновационного менеджмента;

- подсистема менеджмента знаний;

- подсистема менеджмента персонала;

- подсистема управления полномочиями;

- подсистема энергетического менеджмента;

- подсистема экологического менеджмента;

- подсистема менеджмента безопасности продукции;

- подсистема менеджмента безопасности труда и охраны здоровья;

- подсистема менеджмента промышленной безопасности;

- подсистема менеджмента транспортной безопасности;

- подсистема управления защитой данных,

Такие аспекты, как цель, сроки исполнения, ответственность, внутренние издержки, внешние затраты на консалтинг и сертификацию (при их наличии), должны быть известны руководству компании, что позволит ее сотрудникам на ранней стадии считать себя причастными к используемым подходам и системам менеджмента.

4 Подготовка исходных данных

Внедрение интегрированной системы менеджмента требует сбора и анализа производственной информации (например, результаты оценки воздействия на окружающую среду в соответствии со схемой природопользования и аудита окружающей среды (EMAS), требованиями к продукции и услугам на всех этапах жизненного цикла в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001 и т.д.).

Состав учетной информации должен состоять:

- из описания хозяйственной деятельности (ее производственных объектов, продуктов и услуг);

- информации, содержащейся в соответствующих документах (организационно-распорядительных документах, разрешительных документах, контрактах, соглашениях, внутренних корпоративных нормативно-технических документах и т.д.);

- краткого описания системы менеджмента и ее сравнения с уже существующими системами (результаты аудитов, стратегии, цели, мероприятия);

- описания организационной структуры компании (схемы организации, матрицы компетенций или должностных обязанностей ее сотрудников);

- краткого описания процессов (основных, вспомогательных и процессов управления), интерфейсов и взаимодействий (внутренних и внешних), с указанием ответственных за эти процессы и технологического персонала;

- описания схемы потоков материалов, энергии, информации и финансов, поступающих в компанию и выходящих из нее;

- описания внутренних и внешних контактов компании (их типов, направлений, объемов, прав и обязанностей);

- описания уровня знаний персонала компании (его основного и дополнительного образования, знания иностранных языков, социально-бытовых компетенций и т.д.);

- описания схемы взаимодействия между компанией и ее владельцами, кредиторами, клиентами, поставщиками, органами исполнительной власти, конкурентами и социальной средой.

Учетную информацию следует получать путем проверки документации, посещения промышленных предприятий, осмотров на месте, проведения собеседований и обсуждений с ответственными исполнителями и производственным персоналом компании.

Первый этап внедрения IMS-системы предназначен для выявления существующих "слабых мест" и определения необходимого объема принимаемых мер. Разумеется, отдельные аспекты могут рассматриваться параллельно, например различными коллективами разработчиков.

С помощью учетной информации можно сформировать концепцию системы и перечень необходимых мер.

5 Реализация IMS-системы

IMS-систему необходимо адаптировать к бизнес-потребностям конкретной компании с учетом аспектов, указанных в разделе 3. Система должна отображать бизнес-процессы, существующие в компании, и поддерживать выбранную ею стратегию достижения намеченных целей.

Читайте также: