Канбан доска в excel шаблон

Обновлено: 25.04.2024

Канбан — методология управления, которая используется примерно в 10 раз реже, чем Scrum, но от этого не становится менее интересной. В ее основе лежит представление процесса всей организации, как набора взаимосвязанных сервисов, которые в конечном итоге являются сервисом для конечного потребителя.

Канбан особенно легко внедряется начиная с топ-менеджмента и прекрасно комбинируется с теорией ограничений, изложенной в книге «Цель» Элияху Голдрата. Канбан выбирают для себя отделы техподдержки, системные администраторы, и даже менеджеры по персоналу и бухгалтеры, тесно работающие с IT.

Одной из основных отличительных черт являются принципы внедрения Канбана: «Начните с того, что имеете, визуализируйте процесс, договоритесь об эволюционном изменении процессов».

Заметьте, что речь идет не о том, чтобы громогласно объявить о внедрении Канбана, а лишь о том, чтобы эволюционно менять процессы в сторону улучшения. Наверное, вы подумали: «Звучит не страшно. Кто же от такого откажется?». И тем не менее, добиться заметных результатов с точки зрения бизнеса без серьезных изменений не выйдет.

Следом за невинной фразой «давайте договоримся об эволюционном изменении процессов» может поступить много разных предложений. И если внедряющий Канбан достаточно опытен, это все пройдет весьма аккуратно. Ниже описаны выгоды, ради которых стоит внедрять канбан, и практики, которые можно использовать для улучшения процессов.

Выгоды внедрения

В наше время, когда интерес к слову Agile, мягко говоря, перегрет, ее может и не предполагаться изначально. Но все-таки, даже если это было затеяно с целью выполнить поручения, из внедрения все еще можно извлечь пользу.

1) Канбан создан для того, чтобы увеличить прозрачность процессов внутри организации

Как часто происходит, что люди не понимают, как устроены процессы в той части компании, с которой им приходится взаимодействовать, но которая выполняет другую функцию? Например, как много маркетологи знают о работе программистов? А программисты о работе маркетологов?

Незнание устройства процессов другого подразделения часто вызывает иллюзии и пренебрежительно отношение к труду других, в таких условиях становится сложнее наладить контакт, и отделы могут даже превратиться во враждующие государства.

2) Канбан помогает бороться с «многозадачностью» в самых плохих ее проявлениях

Где-то на курсах учат «эффективных менеджеров», которые потом делают сами и советуют другим если задача не превышает 5 минут, отложить то, что ты делаешь прямо сейчас и сделать короткую задачу, чтобы навсегда избавиться от маленького балласта, а потом вернуться к основной, но самые догадливые заказчики начинают представлять каждую задачу как сверхмаленькую и требующую такого приоритетного подхода.

3) Канбан позволяет больше не заниматься оценкой сроков выполнения конкретной задачи

Вместо этого предполагается использовать статистические методы. Представьте себе, что вы измеряете диаметр сечения водопроводной трубы и скорость потока, а не занимаетесь предсказанием, как быстро конкретная капля(пусть даже помеченая синим красителем) пролетит через трубу из точки A в точку B.

Полезные инструменты, делающие Канбан эффективным

В отличие от Scrum, внедрение которого сопряжено с целым рядом ритуалов, внедрение Канбана происходит гораздо более плавно и незаметно. Однако оно также дает меньший экономический эффект в первое время, так как простая доска, какой бы красивой она не была, все еще не является внедренным Канбаном.

Канбан-доска

Канбан-Доска организации в целом и связанные с ней доски более низкого уровня для подразделений. Является важным аттрибутом, но ее наличие еще не гарантирует наличие гибкого мышления и наличия какой-либо методолоии в управлении организацией. Много внедрений в России заканчивается на этой стадии, впрочем также можно увидеть много внедрений скрама, из которых успели заработать только спринты.

Инструкция по внедрению:

1) Определите, через какие состояния реально проходит ваша типичная задача. Вариант «гнев, отчаяние, торг, депрессия, принятие», конечно, не принимается, но звучит поразительно часто.

И вторая доска может быть расшифровкой слова «Дизайн» в первой доске, когда одна карточка на большой доске выглядит, как много мелких подзадач на дизайн в технической.

2) Разлинуйте и обустройте физическую или виртуальную доску. На первый этап рекомендуется просто повесить маркерную или пробковую доску на стену и разделить ее линиями, соответственно вашему предполагаемому процессу.

Физическое перемещение карточек по доске вместо электронного варианта дает определенное удовольствие, хотя и доставляет неудобства, особенно распределенным командам. Через 2-3 недели, когда вы поймете, какие именно состояния бывают у ваших работ на самом деле, можно перейти к электронному варианту.

Ограничение на количество работ в процессе. (WIP Limit)

Эта практика является важнейшей частью Канбана и без нее экономический эффект достижим с гораздо меньшей вероятностью. В практике автора внедрение лимита всегда происходит с серьезным сопротивлением, так как ограничение на задачи в каждом статусе воспринимается интуитивно как органичение прав и свобод трудящихся, что на самом деле конечно не так.

Как внедрить:

1) обсудите завалы недоделанных задач(если они есть) и примите решение с ними бороться;

2) введите ограничение на самый заваленный столбец и только на него;

3) как только мы начинаем уделять особенное внимание какой-то части процесса и ликвидируем «завал» в этом месте, то самым узким местом станет другой участок производства, найдите новое самое узкое место и поставьте ограничение и на этот столбик
(даже если для этого вам придется убедить смежное подразделение тоже обзавестись канбан-доской, почему нет);

4) последовательно внедрите и ужимайте ограничения по столбикам досок, связанных с нужным вам процессом, но не до такой степени, чтобы люди сидели без работы просто из-за введенного правила, небольшой целесообразный запас работ в любом статусе должен оставаться.

Инициатива по внедрению этой практики лучше всего принимается от самих исполнителей, ее почти невозможно внедрить «сверху», но она того стоит. Коучу достаточно легко подговорить ее использовать людей, показав ее преимущества на игре-симуляции Канбана.

SLA — Service level agreement, или соглашение об уровне сервиса

Несмотря на то, что название переводится как соглашение, на самом деле это элемент статистики, говорящий о том, как быстро в среднем раньше выполнялись задачи и позволяющий в связи с этим построить реалистичные ожидания.

Внедрение

1) Подсчитайте статистическими методами, сколько времени в среднем проходит от постановки задачи в очередь заказчиком (внутренним или внешним). А также, в какой временной промежуток уложились наиболее быстрые 10% (назовем его X), и в какой уложились только 90% (назовем его Y). Подсчитайте также время Z для «долгостроев», сколько времени занимали самые длинные задачи.

2) Возьмите Х и прибавьте к нему Y, и вы получите реалистичные сроки выполнения 90% задач, даже если заказчики будут «набегать» со срочными поручениями, которые не могут ждать указанный срок и будут отодвигать ваши задачи. Скажем по секрету, что они наверняка приходят со срочными задачами и сейчас тоже в особом порядке. Автору известны случая «внутренней коррупции», где нарушение приоритетов стоило чашку кофе или шоколадку, некоторые рассказывают о реально заплаченных деньгах.

3) Договоритесь с заказчиком(не имеет значения, внутренним или внешним) о том, что в штатной ситуации задача обрабатывается за время X+Y, и лишь 10% задач могут выполняться крайне долго по тем или иным причинам вплоть до времени Z.

Классы сервисов

На самом деле мы немного схитрили, рассказав вам о классах сервисов на пару абзацев выше, но не назвав их. Это название звучит слишком сложно и местами пугающе, но сам подход является важнейшей частью внедрения Канбана для обеспечения гибкости в работе со внутренними и внешними заказчиками.

Как внедрить?

Обсудить эту возможность, написать официальное письмо и добавить разделение строк на доску, оно обычно называется Swimlines, и если в Jira с этим проблем не было в старой версии, то в Asana кажется без дополнительных скриптов это невозможно.

Роль Менеджера запросов(SRM)

В материалах по Канбану авторы изредка честно говорят, что эта роль нужна скорее для того, чтобы не увольнять Product Owner при переходе со скрама, но и в этой позиции (SRM) нет особенной нужды, если нет проблем с получением заданий от заказчика. Эта роль может быть полезна тем командам, которые страдают от отсутствия «единой точки входа» в продуктовых компаниях. Тогда этот человек может устанавливать формальные политики и разбираться с входящей очередью, но это точно не предполагается как работа на полную ставку. Как вариант, можно иметь одного реквест менеджера на несколько команд, и превратить в него бывшего менеджера проектов или руководителя группы разработки(в общем того, кто в новом процессе остался без лишней работы).

Роль Менеджера поставки(SDM)

Service delivery manager — гораздо более сильная роль, и в нее чаще всего ставят именно менеджера проектов, как того, кто нужен изначально, чтобы дела доводились до конца. При наличии деливери менеджера в большинстве случаев роль реквест менеджера практически не нужна, хотя формально они вместе обеспечивают двоевластие, реквест менеджер занимается теми задачами, которые еще не решили, нужно делать или нет, а деливери менеджер теми, которые уже точно нужно делать и доводить до конца.

Каденции. Различные встречи с изменяемой под процесс периодичностью

Таких встреч в канбане много, даже слишком много. Различные встречи от ежедневных до встреч планирования поставок и и планирования наполнения очереди(аналог планирования спринта в скраме).

Ежедневная «летучка» standup

На стендапах в отличие от скрама обсуждаются гораздо более приятные для исполнителей вопросы. Не нужно вспоминать мучительно, что же ты делал вчера, достаточно вместе со всеми посмотреть на доску и определить, что мешает каждой задаче справа налево перейти правее, и чему может помешать она

Operations Review

Как при работе не уйти в формализм и следование правилам в ущерб продукту?

В этом очень помогает проведение встречи Operations Review, отличающейся от аджайл-ретроспектив тем, что рассматривает процессы в организации в целом, чтобы не заниматься локальной оптимизацией на встречах ретроспектив каждой команды, так как в соответствии все с той же теорией ограничений локальная оптимизация скорее вредит эффективности организации, чем помогает ей.

Планирование поставки

На этой встрече, которая не обязана происходить ровно раз в 2 недели, а происходит ровно тогда, когда есть какие-то проблемы с поставкой или неопределенность, например, в маркетинге, можно провести ревью того, что более готово к завершению и выбрать те задачи, которые являются более приоритетными на ближайшую поставку.

Наполнение бэклога

Честно говоря, особой необходимости в этой встрече у подопечных команд автора никогда не было, скорее была проблема в его переполненности из-за большого количества заказчиков, но тем не менее необходимость этой встречи легко понять тем, кто когда-либо делал продукт с нуля и помнит свежезаведенный например проект в Jira. На подобной встрече можно создать совместно наиболее приоритетные задачи в масштабах продукта или даже организации. С декомпозицией на технический уровень прекрасно справятся уже инженеры.

Метрики

Существует стандартный набор метрик продукта: выручка, прибыль, ARPPU(average rate per paying user), чуть более нелюбимая ARPU(average rate per user, которая учитывает выручку в пересчете на всех пользователей, а не только платящих) и другие. Эти метрики очень полезны для любого процесса в продуктовой компании, немного другие, но весьма схожие — для аутсорсной. Но это конечно касается стратегического уровня.

На уровне функциональных подразделений важно внедрить те метрики или их косвенные проекции, которые действительно направят процесс в нужное русло. И это не всегда среднее количество задач, выполняемых в день, или время, за которое задачи делаются в среднем. Хотя эти метрики по умолчанию предлагаются в канбане, процесс априори должен подстраиваться под нужды конкретного внутреннего и внешнего заказчика. Только так компания сможет стать набором взаимосвязанных сервисов друг для друга с целью оказания сервиса конечному клиенту.

Взаимодействие с управлением продуктом

Профессия менеджера продукта сродни работе стартапера, с той только разницей, что у менеджера продуктов есть только зарплата и, если повезет, процент от прибыли, а вот у стартапера зарплаты нет, но зато потенциальная прибыль принадлежит ему полностью(или в доле с партнерами).

Менеджеры продуктов существуют в компании для того, чтобы развивать отдельные продукты, заботиться о повышении их прибыльности и в принципе причинять добро своим клиентам, через решения реальных проблем реальных людей, а не реализации очередного набора задумок генерального директора, у которого к тому же может быть уже давно закончилась фантазия или никогда не было особого видения именно для этого направления.

Менеджеры продуктов являются владельцами бюджетов и формируют стратегию, включая виды сервисов, оказываемых клиенту и зарплатные бюджеты на реализацию задуманного. Менеджеры продуктов определяют ключевые метрики, которые должны достигнуть продукты. Подразделения могут быть в прямом подчинении у менеджера продуктов, а также возможна традиционная матричная структура, что гораздо хуже для управляемости и повышает нагрузку на коммуникации отдельных людей(руководителей отделов, пытающихся заниматься ручным управлением).

Менеджер продуктов может спроектировать нужный ему процесс и задать нужные ему метрики. Он может выборочно использовать скрам или канбан или даже fast waterfall на разных участках своего процесса, ведь в конечном итоге любая методология — лишь способ достижения цели.

Кросс-функциональные команды

Вы можете использовать кросс-функциональные команды в скраме. Вы можете даже использовать кроссфункциональную скрам-команду, как ячейку общей канбан-структуры организации.

Но не стоит прямо противопоставлять канбан скраму и спешить заменять одно другим. Канбан лучше всего подходит подразделениям-сервисам, а не кросс-функциональным «боевым» командам, каждая из которых может все от маркетинга до техподдержки.

В кросс-функциональных командах лучше не разделять работы по разным типам и не создавать противостояние в духе «эта задача еще не в моей колонке», в подразделениях же с одинаковой функцией сотрудников и большим количеством однотипных задач этот подход покажет себя хорошо с меньшими усилиями.

И снова про доску, которую многие по ошибке принимают за сам канбан

Как сделать так, чтобы программиста, тестировщика или любого другого инженера больше не дергал менеджер или любой представитель смежных подразделений с вопросом «когда будет готово?»

Достаточно научить людей читать доску и ставить задачи на доску. Ведь в представлении многих канбан = доска, хотя это на самом деле не так.

Обычно внутренние заказчики приходят в восторг, а если показать им команду в которой используются все вышеперечисленные методы, а некоторые из них даже внедряют канбан у себя в подразделении, если им нравится результат, не дожидаясь никаких требований сверху, что дает возможность запустить канбан в качестве вирусной методологии управления внутри средних по размерам организаций.

В практике автора даже был случай потери клиента, так как канбан «довнедрял» себя сам силами начавших его подробнее изучать специалистов, и генерального директора отстранили от ручного управления процессами, чем он при этом остался доволен.

And while creating a Kanban board in Excel is possible, let’s find out if you should actually go for it.

In this article, we’ll discuss what Kanban is, the steps to create a Kanban board in Excel, and some handy templates. We’ll also go over its limitations and highlight a better alternative to MS Excel Kanban boards.

What Is Kanban?

Kanban is a workflow management method that’s become a must-have for teams implementing Agile strategies, like Scrum.

Want to learn about Agile project management?

You don’t even have to be an Agile team!

Any team with a goal to deliver fast and efficient results can really benefit from Kanban.

Now let’s break it down:

The Kanban method mainly needs two things, Kanban boards and Kanban cards.

The Kanban cards are work items that move through a process you visualize on the Kanban board. Each work item goes through stages like to-do, in-progress, and done.

The stages can differ for different industries and departments. In fact, you can check out the different versions of Kanban boards in our article.

And what makes the Kanban system unique is that it pushes you to complete the task at hand before moving on to the next one.

This way, you’re not drowning yourself in a long ‘to-do’ or ‘in-progress’ list.

Instead, you’ll have a longer ‘done’ list! 📄

The Kanban method’s benefits are pretty cool too. It:

Promotes work transparency through workflow and process visualization
Enables continuous improvement and collaboration
Keeps your workload in check with Work In Progress or WIP limits
Is flexible and suits all kinds of industries/workflows, including software development, inventory management, etc.

Want to learn how to use Kanban for project management?

Let’s now dive into learning how to build a Kanban board!

4 Steps To Create A Kanban Board In Excel

If you want to implement Kanban in Excel, here are four simple steps to create a Microsoft Excel Kanban board:

Step 1: Prepare your Excel workbook

Open a new Excel file to set up your workbook and add two Excel sheets or tabs.

Name the first sheet ‘Kanban Board’ and the second one as ‘Kanban Cards.’

Step 2: Create workflow columns

A typical Kanban board has three stages in a workflow: ‘To-do,’ ‘In-progress,’ and ‘Done.’

Create three sections in the ‘Kanban Board’ tab and ensure that they are of the same width and have enough space to add your Kanban cards.

For example, we’ve created the ‘To-do’ section with a width of three Excel columns.

Merge the first row of the selected three columns and name the cell ‘To-do.’

Repeat the process to create the ‘In-progress’ and ‘Done’ sections.

Then, format a column (in any color you prefer) between each section to separate the statuses. Your Kanban sheet or ‘Kanban board’ tab should look something like this:

Remember, you can always add more work status columns, depending on your workflow.

Step 3: Create Kanban cards or task cards

Now that your Kanban board is ready, you need Kanban cards.

Those are the cards you’ll move from ‘to-do’ to ‘done’ and feel fantastic about crushing it.

To make them, go to the ‘Kanban Cards’ tab in your Excel sheet (it’s the second tab you made) and create three task cards.

Ensure they have the same width (three Excel columns) as the ‘Kanban Board’ tab’s workflow status sections. This makes it easy for you to copy-paste the task cards onto your Kanban board.

For this example, each task card will have:

A width of three Excel columns
And a length of eight Excel rows

Once you have selected the required cells for a card, click on the ‘Merge Across’ option, as shown below.

Fill the task cards in different colors; we leave it up to you.

One can represent ‘standard tasks’ (a card type that contains low-medium priority tasks)
The second can denote ‘other tasks’ (a card type that contains personal to-dos or unplanned tasks)

Make the third task card red so that it can indicate high priority.

Once done, determine what fields you wish to add to your cards.

In our example, we’ll add these five fields:

Task title
Space for task description
Due date
Time estimate
Assignee

How do you add these fields?

Just type them into each card, and that should do it.

Step 4: Start using the Kanban board

All that’s left to do is start using the Kanban board you successfully created on Excel.

Based on your task, copy and paste the required Kanban card in the correct workflow status column in the Kanban board tab. Then, fill in the relevant details in the blank task card template.

Edit the cards each time you need to add a new task to the task board.

To move them from one status column to the next, just cut and paste them.

That’s it. You’ve finally learned how to create a Kanban board in Excel! 🙌

Phew! Tiring, right?

However, there’s a way you can entirely skip creating an Excel Kanban board from scratch.

You can use an Excel Kanban board template!

3 Kanban Board Templates For Excel

Here are three downloadable Kanban board templates that’ll help you get started right away:

1. Kanban cumulative flow diagram template

Here’s an excellent Kanban Excel template to visualize project progress.

The cumulative flow diagram can help you identify any potential roadblocks in the project. It can also double as a Kanban dashboard Excel template for you.

2. Personal Kanban board template

Here’s another sticky note inspired Kanban Excel template download option for you.

Use this simple and pretty template to manage personal tasks efficiently.

3. Withdrawal Kanban card template Excel

Ideal for a manufacturing process, this template helps you visualize a product’s movement within a system.

You can Google ‘Kanban template Excel’ to find more options on the web, including an automated Kanban Excel template, Agile project management template, and more.

3 Limitations Of Kanban Boards In Excel

Using Excel to adopt Kanban workflow management is like texting via email.

It’s possible but slow, inconvenient, and makes no sense. 🤦

1. No workflow capabilities

Kanban method = better workflow.

That means a Kanban board should have the abilities to:

Add assignees
Set priorities
Set time estimates
And more!

Can you do all that on an Excel Kanban board?

All these aspects can just be data mentioned in your Kanban Excel spreadsheet.

2. Lacks essential functionality and reliability

Excel isn’t exactly designed to implement Kanban.

For starters, you can’t drag and drop items on your Kanban board, an essential feature of nearly any other Kanban tool.

And to top it, not every Excel Kanban template on the internet is reliable.

There’s no guarantee that a free Kanban board Excel template will work for your project’s specific needs.

You could be on the ninth page of Google and still barely find any templates that are easy to download and edit.

3. The mobile experience isn’t user friendly

Ever tried opening a spreadsheet on your mobile phone?

But just try editing an Excel spreadsheet on your mobile.

As Excel data cells are too small, you’ll have to zoom in and out to make edits.

When you zoom in, you can’t see the rest of the data, and when you zoom out, you’re stuck with tiny cells again. 🤦‍♀️

Feeling annoyed already?

Imagine doing that every time you have to add data or make changes! 😓

Having second thoughts about Kanban boards in Excel?

Create Effortless Kanban Boards With ClickUp

ClickUp is your ever-reliable side-kick when it comes to project management. And we mean from start to finish.

From brainstorming a project idea to completing multiple projects and tasks on time, ClickUp is here for you every step of the way.

And most importantly, ClickUp is the only Kanban tool you’ll need!

Our Board view is the ultimate Kanban view. You can use it to implement the Kanban method with its convenient drag and drop interface.

To add the Board view, just click on + in the Task views bar, and you’ll find the option to do so.

Use the Board view to:

Visualize your workflow
See all your Kanban boards in one place
Customize workflow statuses per your industry and Assign tasks
Set Priorities
Make bulk changes
And so much more

ClickUp’s Board view also lets you set Work In Progress or WIP limit.

The WIP limit is core to the Kanban method. It creates a restriction on the number of work items that can exist in each Kanban column or stage.

This way, you don’t overload your team with work, which could hamper their productivity or quality.

You can even add Cover Images to your task cards to make them pretty!

But wait… the Board view is just one of the many views ClickUp offers!

: offers a high-level overview of all your tasks with flexible sorting, grouping, and filtering options : lets you plan and schedule projects, manage task Dependencies, view Milestones, etc. : lets you plan, schedule, and manage resources on a calendar. You can also sync the calendar with Outlook, Google, and Apple : lets you turn your work into a table format, making it the perfect alternative to Excel. Ideal for viewing extensive data at once

This project management software and project planner has many other useful features that you’ll love.

Here’s a sneak peek at what’s in store for you:

: templates for personal organization and department processes, including marketing, development, etc. : create sub-items for your subtasks : create Tasks, Assign Comments, set Priorities, etc. quickly without using your mouse : create and share documents that you can edit in real-time with others : create simple to-do lists using Checklists. You can even template them : create a dashboard to gain all kinds of insights and reports using Cumulative Flow, Velocity, Burnup, and Burndown chart : forecast task durations and creates accurate project timelines : tons of integrations with apps like Jira, Box, Microsoft Teams, etc. : work without the internet. Your tasks will sync as soon as you get a connection

The Right Way To Excel At Kanban?

Creating personal Kanban Excel boards can be useful if you don’t mind all the manual trouble. 🙄

Most importantly, in Excel, you’re not working with a Kanban board.

You’re simply working with a spreadsheet.

Why do that when you’ve got powerful dedicated online Kanban board tools like ClickUp?

Whether you’re a project manager, company owner, or just an employee, use ClickUp to create Kanban boards, manage resources, view workloads, automate tasks, and much more.

Когда необходимо оптимизировать перенасыщенные рабочие процессы, обычных to-do листов может быть недостаточно. В этом случае стоит поискать волшебный функционал, который будет отслеживать все задачи, над которыми работает ваша команда, задачи, которые только планируются, а также показывать полную картину по уже выполненным.

Kanban-доска — отличное решение. Этот инструмент для совместной работы над проектами широко используется в разработке ПО, маркетинге, строительстве, логистике и в любых решениях, где присутствует постоянный поток задач. Kanban-подход помогает командам визуализировать рабочие процессы, грамотно анализировать их и повышать эффективность управления задачами. Этот пост мы посвящаем самым актуальным в 2019 году онлайн инструментам, ориентированным на Kanban. Сравните их и выберите самый подходящий.

Но прежде, чем рассмотреть лучшие программные решения с Kanban досками, стоит узнать, для чего они вообще нужны.

Если вы только еще собираетесь перейти на Канбан и присматриваетесь к популярной методологии, то непременно погрузитесь в доступные руководства и гайды по Канбан для начинающих.

Если кратко, Kanban — это метод управления проектами, направленный на минимизацию многозадачности, повышение эффективности производства и оптимизацию скорости и качества работ. Метод широко применяется в крупных командах, стартапах и для индивидуальных целей.

Правильно подобранное программное обеспечение с функцией Kanban позволит сосредоточиться на приоритетах, держать свою команду в курсе того, что актуально и что будет происходить в ближайшем будущем, а также контролировать все рабочие процессы.

Эффективный Kanban-инструмент поможет управлять Agile-разработкой с помощью удобных досок и карточек, потока действий, функций Swimlanes и WIP limits, диаграмм и таймлайнов — всего, что помогает качественно визуализировать управление рабочими процессами.

Что включает в себя мощное Канбан ПО

На первый взгляд, система Канбан может показаться сложной и не всегда применимой. Но настоящая сила Kanban в том, что, как только команда начинает применять его принципы, то сразу может оптимизировать и стандартизировать рабочие процессы.

Тем не менее, существуют решения, которые выполняют работу лучше и эффективнее других. Рассмотрим главные критерии для поиска лучшего Канбан-инструмента:

Kanban доска — система, которая предназначена для организации карточек с задачами с помощью горизонтальных колонок (Swimlanes), ограничений (WIP limits), сабколонок, а также стандартного набора колонок («To-do», «In Progress» и «Done»).
Kanban карточка — элемент системы Канбан, который назначает задачи при помощью чек-листов и вложений. Карточки позволяют связывать задачи, добавлять иерархию и назначать необходимые ресурсы.
Аналитика — система, позволяющая создавать отчеты.
Интеграция — способность инструмента легко интегрироваться с другими системами управления проектами.
Автоматизация — возможность настроить рабочий процесс в соответствии с условиями вашего проекта.

Лучшие Канбан инструменты для управления проектами

У вас, по сути, есть два пути:

Не заморачиваться и бездумно зарегистрироваться в проверенные и пресловутые JIRA или Trello.
Потратить немного времени на изучение новой волны крутого ПО по управлению проектами, ориентированного на Kanban, с целью отбора самого подходящего софта для ваших нужд.

ПО	Лучше всего для
JIRA	Для разработки программного обеспечения Agile-командами. Не лучший вариант для нетехнических команд и процессов вне системы Agile. Идеальный вариант – для IT компаний с большим штатом разработчиков.
Trello	Для частного и командного использования в разных областях (маркетинг, продажи, HR, и т.д.) которым необходим функционал Kanban. Не лучший вариант для Agile-разработчиков. Идеальный вариант – индивидуальное использование Канбан-досок.
Hygger	Преимущественно для Agile-команд разработчиков. Поддерживает Kanban и Scrum, estimations, Burndowns, Swimlanes и WIP limits. Предлагает качественную приоритизацию бэклога. Идеальный случай – любая Agile-ориентированная команда.
MeisterTask	Для тех же потребностей, что и Trello, но с улучшенной интеграцией с MindMeister.
Favro	Для мелких и средних команд разработчиков. Поддерживает Kanban и Scrum процессы.
Asana	Для персонального использования и для небольших команд, которым преимущественно нужны to-do листы и базовый функционал Канбан доски.
Kanbanchi	Для персонального использования Канбан досок с тесной интеграцией с G Suite.
Paymo	Для агентств и команд, которым нужно автоматически отслеживать время, приоритизировать задачи и следить за рабочим временем.
Breeze	Для команд, которым нужна усовершенствованная версия Basecamp с базовым Kanban-функционалом.
Blossom	Лучше всего для распределенных команд. Минималистичный инструмент для управления проектами, построенный на основе Kanban-досок.
ProofHub	Для команд, которым необходимо полноценное решение с Kanban-досками, диаграммами Ганта, календарем, заметками, обсуждениями, листами задач. Это своеобразный Basecamp «на стероидах».
ZenHub	Это плагин для GitHub, который добавляет поддержку Multi-repo Boards, Epics, индивидуальных рабочих пространств и улучшенный репортинг.
Taiga	Опен-соурс программа для разработчиков, которым нужно проверять задачи и пользоваться стандартным набором для управления проектами.
Leankit	Для создания кастомизированных досок с детальным потоком задач.

Описывая JIRA, часто употребляют слова «мощная» и «мультифункциональная». Это действительно популярный универсальный РМ софт, который позволяет командам разработчиков планировать задачи, назначать исполнителей, работать со спринтами, устанавливать приоритеты и сроки и многое другое.

JIRA предоставляет большое количество настроек фильтрации, удобную визуализацию, подробные отчеты и удобный трекер времени.

Сомнения: JIRA хорошо подходит для технических команд, но небольшие компании и стартапы просто не смогут использовать все возможности сервиса. Нет возможности назначить нескольких исполнителей для одной задачи.

Trello

Trello — это популярный инструмент управления, который позволяет организовывать задачи, списки дел, инициативы, обсуждения и идеи на одной доске. Сервис довольно прост и интуитивно понятен, и многим компаниям просто нужна его базовая бесплатная версия для работы. Система Trello подходит всем, кому нужна базовая функциональность досок Kanban.

Сомнения: Trello не имеет своего собственного учета времени, поэтому вам придется платить за другое программное обеспечение (например, Everhour или Toggle). Кроме того, в Trello нет функций WIP limits, Swimlanes и диаграмм Burndown.

Hygger

Hygger — яркий представитель нового поколения PM-инструментов, который отлично подходит продуктовым компаниям, стартапам и организациям средних размеров. Сервис предоставляет удобные to-do листы с кастомными полями, Канбан досками, функциями Swimlanes, WIP limits и Timelines.

Достоинством сервиса является возможность приоритизировать функции, идеи или задачи, используя различные методы приоритизации. Этот фактор часто является решающим при выборе Hygger vs Trello. Кстати, если вы знакомы с функционалом Trello, то быстро освоиться в Hygger не составит труда, потому что платформа имеет похожий интерфейс.

Hygger предлагает определять приоритеты с помощью простых методов (Eisenhower matrix, Value vs Effort, Value vs Risk), а также продвинутых техник (ICE и RICE, Weighted Scoring).

Сомнения: Не хватает возможности переключения из Канбан в timeline автоматически, нет мультиязыковой поддержки.

Asana

Asana – не менее популярный сервис с доступными iOS и Android приложениями, который хорош в управлении задачами, отслеживании дедлайнов и постановке приоритетов. Asana позволяет качественно следить за статусом выполнения задач и статусом проекта в целом.

Сервис чаще всего выбирают для личного пользования и работы небольших команд, которых в первую очередь нужны to-do листы и базовая Канбан-доска.

Сомнения: Платформа вряд ли будет полезна маркетинговым и креативным агентствам или сервис-компаниям.

Favro

Favro предоставляет инновационное решение для управления проектами, более всего подходящее для разработчиков, маркетологов и руководителей, которые планируют, отслеживают и развивают свои идеи. Favro предлагает встроенную поддержку Kanban и Scrum досок с панелями управления, масштабируемыми бэклагами и отчетами.

Функция Breakdown в Favro помогает разбить ваши проекты на различные задачи. Инструмент интегрирован с Google Drive и Dropbox, что позволяет прикреплять файлы к доске планирования.

Сомнения: Управление досками не так просто, как может показаться. Не все функции ПО могут быть использованы в полной мере: лучше меньше фич, но более качественная работа сервиса.

MeisterTask

MeisterTask подойдет командам любого размера и состава. Ключевые направления, в которых инструмент может помочь — управление файлами, отслеживание времени и создание отчетов.

Канбан доски MeisterTask помогают пользователям просматривать и управлять текущими действиями и активными проектами, создавать планы проектов и сотрудничать с членами команды. Платформа предлагает интеграцию с GitHub, DropBox, Zendesk и Bitbucket.

Сомнения: Отсутствие календаря, который мог бы показать, когда вы запланировали свои задачи. Нет диаграмм Ганта, чтобы установить продолжительность для задач.

Kanbanchi

Kanbanchi – еще одно подходящее решение, если вам нужно программное обеспечение для управления задачами и совместной работы с досками Kanban, диаграммами Ганта и системой учета времени.

Вы легко визуализируете рабочие процессы всех задач и действий с помощью удобных досок проектов со списками и карточками. Инструмент предназначен для G Suite. Вы должны зарегистрироваться в учетной записи Google, управлять досками в виде файлов на Google диске, помещать даты в Google календарь и т. Д. Приложение отлично подходит для работы отделов компании, потому как каждый член команды знает, над чем он работает.

Сомнения: Нет мобильной версии и некоторых важных интеграций, нет возможности группировать карты вместе.

Paymo

Выбирая Paymo, вы получаете полнофункциональный инструмент управления с системой планирования, управления задачами, выставления счетов и отслеживания времени. Сервис также отлично подходит командам, которые желают грамотно расставлять приоритеты задач. Paymo позволяет работать из одного приложения, не переключаясь с одной платформы на другую.

Сомнения: Понадобится некоторое время, чтобы привыкнуть к Paymo, потому что на рабочем столе много вариантов. При работе с десятками небольших проектов пользовательский интерфейс становится довольно загруженным.

Breeze

Еще одно отличное решение для управления клиентскими проектами с помощью досок Kanban. Breeze подойдет малому бизнесу и фрилансерам, которым нужно все четко и быстро организовывать и отслеживать.

Инструмент основан на принципах Agile и Lean и включает в себя следующие основные функции: списки задач, отслеживание времени, бюджетирование проекта, отчетность, календарь, экспорт данных, неограниченное количество пользователей, поддержка Android и iOS, интеграция с Google Drive и Dropbox, и т.п.

Сомнения: Малое количество инструментов, с которыми Breeze может быть интегрирован.

Blossom

Приложение Blossom было разработано для целевого использования в проектах, управляемых по методологии Kanban. Как и в других инструментах, ориентированных на Kanban, вы должны отображать этапы проекта в списках. Основным отличием Blossom является то, что каждый список должен быть следующим этапом процесса. Вы должны добавить новые карточки в 1-й столбец слева, а в последнем столбце справа отображается кнопка архива.

Blossom позволяет использовать аналитику с подсчетом количества отправленных карт и диаграммой, показывающей, сколько времени ушло на изготовление каждой карточки.

Сомнения: Нет бесплатного плана для личного использования. Интеграционные возможности — только отправление обновлений на канал Slack.

ProofHub

Известные бренды, выбравшие ProofHub, по достоинству оценили это программное обеспечение для управления облачными проектами, которое помогает им легко управлять сроками и результатами.

ProofHub предлагает расширенные функции и ценовые пакеты в соответствии с требованиями различных компаний, а также приложения для iOS и Android, что позволяет пользователям работать более продуктивно. Среди ключевых функций выделим списки задач, календари, обсуждения, диаграммы Ганта, удобные расписания и т. д.

Сомнения: ProofHub может показаться слишком простым с первого взгляда, но может не подойти для сложных проектов и крупных организаций.

ZenHub

Основное преимущество ZenHub заключается в том, что он изначально интегрируется с пользовательским интерфейсом GitHub, поэтому разработчики остаются в привычной среде, а менеджеры проектов могут получить полное представление о процессе разработки.

Инструмент можно использовать для организации, планирования и запуска спринтов. Нет необходимости в специальном обучении — ZenHub широко используется как командой разработчиков, так и продуктовиками. Основными функциями являются Kanban-доски, списки дел, графики Burndown, оценки времени, интеграция со Slack и др.

Сомнения: Zenhub не предоставляет достаточно аналитических и отчетных функций. В UX есть некоторые «причуды», которые могут периодически отвлекать и беспокоить.

Taiga

Taiga — выбор разработчиков, менеджеров проектов, дизайнеров и других практиков Agile-методологии. Облачная платформа включает в себя совместную работу над проектом, управление задачами, отслеживание ошибок, отчетность и систему учета времени. Выбирая инструмент, вы также получаете настраиваемые доски Kanban и бэклоги.

Сервис можно легко интегрировать с GitHub, GitLab, Webhooks, Bitbucket и Gogs. Доступны мобильные приложения для Android, iOS и Windows.

Сомнения: Интерфейс выглядит немного старомодно. Экраны довольно сложные — это немного запутывает работу с разными их видами.

LeanKit

LeanKit — это также доступный Kanban сервис, предназначенный для компаний любого размера в различных отраслях. Он помогает проектным командам безболезненно внедрять принципы и практики Lean.

LeanKit предлагает удобный способ соединения досок проектов на уровне команды и проекта и предоставляет пользователям полную видимость. Вы также получите модуль отчетности и аналитики с полезными показателями и метриками. Платформа поддерживает интеграцию с JIRA, Zendesk, Pivotal Tracker и другими инструментами.

Сомнения: Много спама по электронной почте — даже небольшое изменение, внесенное в задачу, будет отправлено вам письмом. Отсутствие базовых вариантов интеграции.

Независимо от того, выбираете ли вы автономный инструмент Kanban или более широкий пакет управления проектами, вы можете быть уверены, что применение системы Kanban в стратегии управления проектами расширит возможности вашей команды и облегчит ее жизнь.

This Kanban Board Excel Template lets you track your entire process and make event analysis to measure the performance of any act.

TEMPLATE DESCRIPTION

When you are working on a project, you must ensure the sustainability of every project from the very beginning to its end. After all, one of the main tasks of a project manager is to provide effectiveness and efficiency in the company’s best interests. This Kanban Board Excel Template lets you track your entire process by preparing a scrum board.

With Automated Kanban Board following each step will no longer be a painful process. Even without a software program or another tool. All you have to do is input the necessary data into the database and refresh the workbook to display all your results.

Kanban Board Excel Template Features

Basically, the template has 4 main sections:

Kanban

In this section, you will display the kanban cards depending on the selected board and the filter you choose.

You may check and display the projects under many filters such as priority, responsible person, task due date, overdue and time until due date.

If you have more than one board you may also input that data in the database and display your tasks in each border separately or you may also display all by choosing “All” from the board section.

It is also possible to change the order of the board status by choosing the required status from the drop-down list and delete the unnecessary ones on Kanban Sheet.

Dashboard

On the Dashboard section, you may check the performance and the general view of your projects. Once there is a change in your data the template has to be refreshed by the refresh button on the template.

You may also find the notes section on the right upper corner if you have any notes for any task or project.

Database

You can use database to input your task and it’s properties. Just select the board section, responsible person, priority and stats from the drop-down menu (To be able to select them you need to list your options in the settings section).

The Finish Date is the date that you completed the task and the Due Date is the date that has been set for the end of project.

If you have any notes you may input in the remarks section.

Settings

You can use the data you input area in settings section, to be later on selected on other sections.

Type down your statuses in “Status Section“, Responsible People to “Team Members“, your boards to “Board Section” (if you have more than one).

Following that, you may define five priority levels and decide their color represenatations in the Kanban Board. Overdue % Settings forms the Overdue Percentage Chart on the Dashboard. Define your levels for each priority to see it on the Dashboard.

Select your desired Date Format as well as the connector style to be used for dates. You can also decide on the overdue principle, from Overdue definition settings. Information on both options are provided within the yellow instruction notes.

Offering a next level of customization, you can even decide the exact data to be shown in the Kanban board. For this please use the Card Data Selection.

Having a full power on your project will help you plan your route and let you make effective plans in the future.

Kanban Board Excel Template Features Summary:

Automated Kanban Board in Excel
Simple workflow management
Advanced reporting with dynamic charts
Easy-to-use filters to see overall performance
Full print ready
Informational notes included
No installation needed, ready to use
Works both on Mac and Windows
Compatible with Excel 2010 and later versions
Includes VBA code and macros

This Kanban Board Template is a ready-to-use Excel Template and provided as-is. If you need customization on your reports or need more complex templates, please refer to our custom services.

PRODUCT VIDEO

Watch the video below to see the template in action! Presentantation also includes usage notes, explanations and tips & tricks about the template.

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

USER REVIEWS & COMMENTS

30 reviews for Kanban Board Excel Template

G Harrison – January 20, 2022

thanks! kanban excel is very simple and understandable. filtering is very very helpful for our company

Rita – January 17, 2022

Great template but need some rows shown in bold. Or need a bigger warning like in different colors on database section, How can I?

Someka – January 17, 2022

Rita – January 18, 2022

Okey I got it. One more thing. Can I change my license to multi?

Someka – January 18, 2022

Steph H – January 16, 2022

hi, cool kanban !! how can I remove your logo in free?

Someka – January 16, 2022

Hi Steph,
Of course, you can remove the logo or replace it with your own logo. For Free Versions, you are not allowed to remove the logo or alter any copyrighted material in the template.
You can do it in full version. Please check how to do that in this link

Hope this helps!

Shaun Fletcher – November 6, 2021

Absolutely brilliant functionality and also fairly easy too edit/customise. Superb item and at a good price. Can’t recommend it enough.

Dario – November 3, 2021

excelente plantilla, gracias

JOÃO LUCILIO FREDERICO – October 15, 2021

Borislav Chepanov – September 29, 2021

Perfect for everyone !

Michael – August 28, 2021

I just paid and downloaded the Kanban Board Excel Template for Single-User License. how can I integrate my already existing excel file into your Kanban? thanks

Someka – August 30, 2021

You can integrate your file into our Kanban Board template as follows:

1. Open both files at the same time (Kanban and Your File).
2. On Kanban File, unprotect your workbook:
Review > Protect workbook and enter your password.

3. On the Kanban file, Display your sheet tabs as explained here.

4. Go to your file. Right click on the first sheet. Click on Move or Copy.
On the Move or copy window, select the Kanban file as a book, click on (move to end) and be sure that Create a copy box is checked before clicking on OK.
Please see below:

Now your sheet is moved to Kanban file:

Sanandia – August 11, 2021

Hello, thank you for providing this Kanban board and hopefully it serves its purpose. So far it works just fine. Just a quick question:
I would like to add a worksheet to keep up with my attendance during my status calls and add the teams features from Rally. How can I enable the insert new worksheet?

Someka – August 11, 2021

Hi Sanandia,
Please follow the steps below to add a new worksheet separately:

* Unlock both worksheet and workbook. How can I unlock the sheets?
* Open the sheet tabs. Where are the sheet tabs?
* Please click the plus sign on the right side of the sheet tabs to add a new sheet.

If you still couldn’t figure it out how to do, please contact us via email.
Best regards,

Sanandia – August 15, 2021

great help, thanks again.

Giulio – August 6, 2021

I’ve bought your excel kanban board in an editable version as I need to add more columns in the kanban.

Anyway, if I add more columns and extend the formatting I’m having some problems as it seems that the formatting refers to an invisible sheet called Kanban_Helper.

Can you please advise on how I can add more column to the kanban?

Someka – August 6, 2021

You may make modifications on Someka’a ready-to-use templates.

The Kanban Board has six sections in the existing file. To add more columns to the board you’ll need customization to the template.

We usually send our products “locked” in order to prevent any user mistakes. So before doing any modifications you should firstly unlock your sheets and workbook.
Go to Review > Unprotect Sheet (Workbook) and enter your password. To learn more about unlocking your sheets and workbook please click here.

To see the hidden sheets you have to display sheet tabs.
Go to File > Options > Advanced, and under the Display options for this workbook, please be sure the Show sheet tabs box is checked. To learn more about displaying sheet tabs please click here.

To show the hidden sheets, Right Click on any of the sheets and click on Unhide, then select the sheet you want to unhide:

PNG kanban board_unhide

On the existing file the board is designed to have six different sections at the same time. If you add more columns you have to customize all the formulas and formatting stuff.

Jimmy Covington – August 2, 2021

The % Complete isn’t working properly. It shows 100% at the 50% level in the cell. It isn’t filling in the cell completely. This is for the Kanban spreadsheet.

Someka – August 3, 2021

Thanks a lot for the time you spare to write a review!

The “Work Progress” column can be selected from the dropdown option. So, you can select the percentage of work progress manually. We attached the picture below to show you how you can select it.

Hope that helps!

Ana Belen – June 7, 2021

I purchased it today, however, i cant see the Calc sheet after unlocking the worksheet. I can now see the sheets but not the Calc. Same with Jamie, i would like the date format to be mm/dd/yyyy.

Sherry Fox – June 4, 2021

First, I love Someka templates in general. Very professional looking, and my boss is always impressed by the level of detail. I have been using the Kanban Board (which is FREEE. ). I loved it, far superior than any of the other Kanban Boards out there. Personally, I don’t care for the online versions…. even if they are free… I want it in Excel, I am an Excel girl, and I can easily provide either the Kanban board or the dashboard to my boss with my weekly status report. I decided there were a few things that I would like to customize, so I considered purchased the license to modify the Single-User License. I wanted to be sure I would be able to do what I wanted before I made the purchase. I got on the online chat (love that), and spoke with Mario. He answered all my questions, and even warned me that any changes made to the template could potentially “break” it if did not know what I was doing. I advised him that I was a BA & a developer, so I was in the habit of maintaining my original file “untouched” and versioning all changes, so I could go back and undo by going back to my previous version. I have made some alterations, and everything woks great. One of my favorite upgrades is upon selecting any cell with a dropdown menu the tab magnifies to 150%, so I can see & make my choice easily! For anyone that is a BA or a PM this is by far the best Kanban Spreadsheet. And even if you don’t know Kanban… the workbook guides you through the process. Download it now, you will thank me!

Читайте также: