Как оформить доску на работе

Обновлено: 13.05.2024

Как же я устал от этой работы – жить не хочется! Знакомое состояние? Скажем прямо, не только вам: японцам оно знакомо в буквальном смысле. Ежегодно здесь случается около десяти тысяч «кароси» – смертей от переработок.

У нас все не так запущено, но и не особо радужно. Белые воротнички в худшем случае бегут к психиатрам с неврозами, депрессиями и паническими атаками. В лучшем – переходят к гибкому графику и удаленной работе. По разным прогнозам, через десять лет последних станет большинство.

Спрашивается, как быть руководителям? Что делать с текучкой, как удерживать сотрудников в офисных застенках и решать проблемы продуктивности среди вечно уставших подчиненных?

Прогрессивные компании уже нашли ответ и создали в своих офисах такие условия, чтобы домой уходить не хотелось. Выбирайте идеи и пользуйтесь, результат не заставит ждать.

Природные ресурсы

Свежий воздух, пение птичек, мурчание кошек и все приятности из этой серии – бесплатный релакс от матушки-природы. Такой контакт:

успокаивает нервы;
повышает активность мозга;
избавляет от головной боли;
поднимает настроение.

Медитировать под аудио с шумом моря, ветра и дождя – не считается. Вот аквариум с рыбками – другое дело.

А на крыше офиса JetBrains летом появляются пуфики. Работники дышат свежим воздухом, любуются видом на Исаакиевский собор и вдохновленно возвращаются к делам.

Первое место по реализации идеи отдаем офису Selgascano Architecture в Мадриде. Здание расположено в лесу и частично погружено в землю – эффект уединения с природой реализован на 100%. Счастливые сотрудники без ограничений наслаждаются красивыми видами и лесным воздухом, что полезно для мозга и здоровья в целом.

Альтернативные идеи, которые уже внедрены в некоторых компаниях:

домашних питомцев – с собой на работу;
живой уголок с черепашками, кроликами, енотиками и ответственным за их уход человеком;
корпоративные пикники на полянке, у речки, в парке, на даче;
маленький огород в офисе (Googleplex тому пример).

В конце концов, поставьте в помещении хотя бы растения. Чем не частичка природы?

Тихий час

«Что за дичь – мы вам не детсад, а серьезная организация!» Между тем сиеста или обеденный сон активно практикуется в Японии, Китае, странах Южной Европы и Латинской Америке. Когда-то явление считалось нормой даже у нас, но в советские годы его признали «буржуазной пагубной привычкой».

Побочки недосыпа – усталость, головные боли, невнимательность, тремор – можно приравнять к похмелью (вспомните себя после бурного празднования). Это грустно с точки зрения рабочей продуктивности и вредно для здоровья. А вот «тихий час» для ваших тружеников – эликсир работоспособности:

стимулирует творческий потенциал;
улучшает концентрацию;
поднимает настроение;
снижает риск развития диабета и заболеваний сердца;
избавляет от депрессии.

Тихий час – это выгодно. Он сберегает ваши миллионы, а иногда и миллиарды рублей, ведь отдохнувший сотрудник выполняет за рабочий день в три-четыре раза больше и лучше, чем вялый и сонный.

Мы – народ крепкий, готовый пахать с утра до вечера во благо общему делу. Или нет? Смотрим статистику:

30% россиян недосыпают из-за сверхурочки;
25% продуктивности теряют сотрудники по причине недосыпа;
49% людей засыпало на рабочем месте;
56% наблюдали спящих коллег;
21% людей клонит в сон во второй половине рабочего дня;
около 18 миллиардов рублей в год выплачивают страховые компании на лечение заболеваний, вызванных недосыпом.

Сотрудники Google и Apple давно практикуют дневную дремоту. Хотите, чтобы ваша команда не отставала по результатам? Дайте ребятам чуть-чуть поспать. И, желательно, не на рабочем столе.

Компания Avito оборудовала для сотрудников боксы с мягкими стенами, как в корабельных каютах – спальную зону «Avito Яхта». Ну а для тех, у кого морская болезнь, есть Avito Village. Здесь спальные места оформлены как полки в поезде.

Сбербанк, «Яндекс», «РусГидро» и другие крупные компании поставили в офисах специальные капсулы для сна. Они расслабляют мышцы и успокаивают нервы звуками прибоя, дыхания, стука сердца. Если уснул, система разбудит через 20 минут и напомнит, что капсул мало, а уставших коллег – много, пора и честь знать.

Китайцы с оборудованием не заморачиваются и спят где придется: на диванах, ковриках для йоги или прямо на рабочем столе.

Если для вас вид спящих бездельников – чересчур, то введите более гибкий график работы. Когда человек – сова, распорядок с 8 до 17 вселяет в него уныние.

Физическая нагрузка

Живчики не дадут соврать – спорт приводит в порядок и физическое, и эмоциональное здоровье. А вот чем грозит офисная пассивность:

боли в пояснице;
мигрень;
синдром плечелопаточного периартроза;
болезнь Гоффа;
простатит;
ожирение;
гастрит и язва желудка;
геморрой.

И нужны вам такие больные сотрудники в перспективе? Вот штаб-квартиру Google давно оборудовали тренажерными залами, бассейнами и настольными тренажерами для битья. Все – для дорогих, в буквальном смысле, работников.

В московском офисе компании тоже поддерживают принцип «здорового духа в здоровом теле»: здесь есть активная зона отдыха с настольным футболом, теннисом, шахматами (а что, это тоже спорт) и другими активными развлечениями.

Головной офис «2ГИС» тоже оборудован комнатами отдыха, в одной из которых можно «порубиться» в теннис. Здесь же периодически проходят корпоративные турниры по хоккею, дартсу, футболу.

И зачем все эти поводы отвлечься от работы?

Повышение работоспособности;
профилактика утомляемости;
укрепление здоровья и предупреждение многих заболеваний;
снижение беспокойства и стрессов;
улучшение настроения и желание творить, побеждать.

Еще вариант – производственная гимнастика. Отнимает десять минут и состоит из простейших упражнений. Пользы полно, а стоит – нисколько! Собрались с утра в офисе, встали в стройные ряды и поехали заниматься. Если увлечет, можно повторить в обеденный перерыв.

Звучит безумно? Скажите это сотрудникам «Газпром трансгаз Югорска». Их зарядка, которую делали две с половиной тысячи человек, попала в Книгу рекордов России и Европы.

Релаксация

Отвлекаться от работы – нормально, без этого никак. А что будет, если вообще запретить своим бездельникам перерывы?

Головные боли;
снижение зрения;
потеря концентрации;
хроническая утомленность и недовольство руководством (а там недалеко до заговора и революции);
депрессии, отсутствие мотивации и вдохновения;
эмоциональное перегорание.

Соответственно, немного отдыха приводит к лучшей работе, что полезно и сотрудникам, и бизнесу. Но за неимением комфорта многие сотрудники переключаются на гаджеты, сплетни с коллегами, перекуры. В общем, все что угодно, кроме продуктивности.

В заботливых компаниях иначе. В российском офисе Philips стоят массажные кресла и музыкальный аппарат, а в петербургском здании Radario есть целая терраса для отдыха на крыше. В теплое время здесь зонтики, шезлонги и турниру по кикеру. Само собой, только в перерывах.

В офисе компании «Яндекс» есть массажный салон, зал для йоги и музыкальная комната. А сотрудники Google могут расслабиться и отдышаться от работы даже в душе.

Еще один образец для примера – офис SoundCloud в Берлине. Там можно сходить в библиотеку, позаниматься йогой в отдельной комнате или зависнуть перед камином. Для ярых интровертов предусмотрено целое помещение со звукоизоляцией, где можно остаться наедине со своим приятным обществом.

организуйте музыкальные паузы: включайте Моцарта, «КиШ», Бузову – все, что приводит команду в восторг;
распечатайте гимнастику для глаз и выдайте каждому. И зрение подтянут, и отвлекутся от работы немножко;
временами балуйте работников коллективным пиром: угощайте пирожками, фруктами и прочими вкусняшками за общим столом.

Интерьер

Стандартная проектировка, серые и безликие кабинеты. Все это вызывает уныние. По словам психологов, неуютная атмосфера отнимает у сотрудников драгоценную мотивацию, раздражает и утомляет.

Другое дело – яркие стены, цветочки, картины, статуэтки и остальные приятные мелочи. Согласно статистике, люди, которые работают в классном офисе, счастливее, здоровее и продуктивнее остальных. Кстати, наша команда трудится как раз в таком. Подтверждаем: счастливы, здоровы, продуктивны.

Видели, что творится в офисах LEGO, Google, Microsoft? Кроме яркого и современного дизайна, там есть горки. Чтобы спуститься ниже этажом, нужно прыгнуть в трубу и скатиться. С подъемом сложнее, конечно.

Тех, кто в душе аристократ, вряд ли оставит равнодушным офис Good Technology. Здесь в некоторых кабинетах и модерн, и фешенебельность джентльменского клуба, и великосветская атмосфера. Представляете, какие идеи рождаются у местных «жителей»?

Что сделать с интерьером, когда финансы поют романсы?

Добавьте естественное освещение. Чем больше света, тем позитивнее и креативнее сотрудники – таков обоюдный вердикт психологов и дизайнеров. Снимите тяжелые портьеры, господа! И организуйте регулярное мытье окон.
Внесите яркие элементы. Добавьте в офис зеленого, желтого, оранжевого, модного «стебля перца» или «красного джокера» – команда заработает продуктивнее и энергичнее. Оттенки интерьера прямо влияют на мышление: от позитивно-бодрого до пессимистично-угрюмого.
Обеспечьте комфортные бытовые условия. Позвольте сотрудникам чувствовать себя в офисе, как дома. Термопот, уютный коврик под столом (который можно потоптать разутыми ногами), удобные кресла, холодильник, микроволновка – мелочи, а приятно.

Помните, что ваша команда проводит на работе треть жизни. Чем лучше вы заботитесь о сотрудниках, тем больше отдачи получаете. Хотите, чтобы бизнес стал эффективнее, показатели выше, а работники круче – позвольте команде иногда абстрагироваться и отдыхать.

Проблемой многих компаний является не только и не столько отсутствие самой работы по мотивации сотрудников, сколько отсутствие информации об этой работе у этих самых работников. Руководство тратит деньги на реализацию весьма недешёвых мотивационных программ, но люди зачастую даже не догадываются о том, что в их компании реализовываются новые практики, и как можно ими воспользоваться.

Идеей для написания данного поста послужили мои выводы из недавно реализованного проекта по диагностике системы управления персоналом, включающего в себя исследование вовлеченности в крупной ритейлинговой компании.

Одними из ключевых факторов, влияющих на вовлеченность линейного персонала, были выявлены "Признание" и "Неформальные отношения с коллегами" с низкой оценкой степени удовлетворённостью их реализацией в Компании. То есть, сотрудники в ходе исследования и в личных беседах отметили, что руководство недостаточно внимания уделяет признанию заслуг своих подчинённых, проводит мало конкурсов, соревнований, корпоративных мероприятий, где сотрудники могли бы пообщаться в неформальной обстановке и т.д. При этом в Компании реализуется более чем достаточное количество мотивационных программ, включающих в себя все те мероприятия, о которых мечтают сотрудники, просто не все о них знают: часть сотрудников владеет одной информацией, часть — другой.

Проблемой данной компании и многих других, с которыми я работала, является не только и не столько отсутствие самой работы по мотивации сотрудников, сколько отсутствие информации об этой работе у этих самых работников. Да, именно так: руководство тратит деньги на реализацию весьма недешёвых мотивационных программ, но люди зачастую даже не догадываются о том, что в их компании реализовываются новые практики, и как можно ими воспользоваться.

Одно из решений данной проблемы мне видится в разработке системы мероприятий по продвижению практик компании в области управления персоналом. Для этого руководству необходимо договориться какую информацию, и с какой периодичностью следует предоставлять соответствующим категориям персонала, какие каналы для передачи информации могут быть задействованы (планёрки и собрания, оформление досок, выпуск корпоративного вестника, информация в соц. сетях, на портале компании и т.д.), кто будет ответственным за работу по информационному обеспечению персонала и т.д.

К каналам коммуникации, используемым в HR, можно отнести:

Почему я сегодня решила остановиться именно на информационных досках? Пожалуй, потому что этот канал мне видится одним из самых простых, повсеместных, легкодоступных и при этом эффективным. И, возможно, в погоне за техническим прогрессом некоторые компании исключают из своего арсенала этот довольно банальный, но по-прежнему действенный инструмент. И, конечно, поступают опрометчиво.

В пользу своей позиции приведу простую аналогию из мира внешних коммуникаций. Несмотря на появление новых технологий и постоянное их усовершенствование, специалисты рекламного рынка до сих пор более чем серьёзно относятся к такому каналу распространения информации, как наружная реклама. Да, с каждым днём она становится более технологичной, интересной, необычной, яркой. Но никому не придёт в голову назвать её неактуальной.

При правильном использовании в числе её неоспоримых преимуществ:

Наглядность (используйте яркие образы и вас заметят).
Ненавязчивость (она существует фоном, становясь частью окружающего рельефа).
Доступность (вам не нужно искать контакта с каждым отдельным потребителем информации).

При организации информационной доски, прежде всего, необходимо определить цель её присутствия, какая информация должна на ней размещаться, как часто она будет обновляться, кто будет ответственным за её состояние.

Выделяю несколько принципов, следуя которым ваша доска будет "работать":

Принцип единообразия:
- Внешний вид доски и размещённая на ней информация должны соответствовать фирменному стилю Компании (цвет, логотип, шрифт и т.д.).
- Информация должна быть написана единым шрифтом (стиль, размер текста и заголовков), определены размеры фотографий, текстовых материалов.
- Опрятность, "читабельность" представленной информации — не только гарантирует то, что она будет замечена и прочтена, но продемонстрирует уважение к коллективу.
- Размещаемая информация должна быть структурирована по разделам.
- Для каждого раздела нужно выделить определённое место на доске, тогда сотрудники не будут тратить время на поиск нужной информации.
В зависимости от объёма информации и количества таких разделов, лучше оформить не одну, а несколько информационных стендов.

Примеры разделов/информационных стендов:
- Информация о компании (миссия, ценности, история, цели, фото руководителей, достижения).
- Решения и приказы руководства.
- Результаты по выполнению плановых.
- Поздравления сотрудников с днём рождения, праздниками, карьерными достижениями и другими знаменательными событиями.
- Лучшие сотрудники по результатам конкурсов, соревнований, по объёму продаж и т.п.
- Результаты конкурсов, соревнований.
- Фотоотчёты с корпоративных мероприятий.
- Открытые вакансии и т.д.
Не старайтесь уместить на вашей доске максимум информации, отбирайте еженедельно только самое важное, актуальное и наглядное.
- Принцип наглядности (читаемости):
  - Люди не будут читать, стоя у доски сплошной текст, написанный мелким шрифтом. Поэтому информационные блоки должны быть короткими и хорошо считываемыми.
  - Лучше воспринимается информация, написанная тезисно, оформленная рисунками, диаграммами, в виде таблиц и графиков.
  - Регулярно обновляйте информацию: не давайте сотрудникам возможности привыкнуть и не замечать доску.
  - Приучите их к тому, что на ней с определённой периодичностью (в идеале — каждую неделю) можно прочесть что-то новое и актуальное.
  - Заставьте информацию "говорить": например, если в компании проводится конкурс — под заголовком постоянной рубрики обновляйте еженедельно рейтинги сотрудников и т.д.
  Важно помнить, что осведомлённость сотрудников о том, что происходит в Компании, о перспективах развития, о действующих практиках в отношении персонала способны повысить доверие к руководству и вовлеченность сотрудников в целом.
  
  Я уверена, используя данный способ продвижения практик компании в комплексе с другими инструментами, вы повысите эффективность ваших коммуникаций с сотрудниками, добьётесь так называемого эффекта синергии.
  
  Сегодня темой нашего разговора станут доски для объявлений.
  
  Установленные на стене доски для записок могут одновременно помогать работать в домашнем офисе и могут выступать уникальным элементом декора.
  
  Пусть эти 12 свежих идей оформления вдохновят вас на установку собственной такой необходимой вещицы.
  - Художественные Проекты для жизни, Tineke Triggs
  1. Используйте планшеты для организации рабочего процесса. Если вы занимаетесь несколькими проектами одновременно или просто хотите, чтобы ваши офисные аксессуары были аккуратно разложены, то сетка из планшетов станет для вас настоящей находкой.
  
  Прозрачные планшеты из пластика выглядят гладкими и позволяют насыщенному цвету стен проглядывать сквозь них.
  
  Прикрепите ярлычки для обозначения каждой темы или названия проекта.
  
  Сетка из планшетов
  
  2. Соорудите конструкцию для крупных предметов из панелей. Этот простой продукт хозяйственного магазина обретает новую жизнь, если его покрасить в цвет стены.
  
  Возьмите крючки или колышки, чтобы повесить на них крупные предметы, такие как образцы тканей или вырезки иллюстраций, которые вы не хотите потерять.
  
  Их комбинация с классической доской для записок того же оттенка позволит получить плавный переход между ними.
  
  Панели для крупных предметов
  
  3. Сделайте группу из множества мини-досок. Эти забавные миниатюрные информационные таблички вместят в себя все ваши идеи.
  
  Сначала разложите их на полу, чтобы получить ту комбинацию, которая вас устроит, затем можно их в этом порядке повесить на стену.
  
  Если таблички лёгкие, то можно крепить их не гвозди, а на специальный скотч, который при надобности легко можно удалить, не повредив настенное покрытие.
  
  Такой способ крепления позволит менять их расположение хоть каждый день.
  
  4. Сделайте показ изображений интересным с помощью плавающей полки.
  
  Пользователь Houzz – Тина Фасселл просто распечатала фотографии и повесила их над своим столом на слабую ленту.
  
  Полка, установленная выше, позволяет размещать на ней большие фотографии и различные элементы искусства.
  
  Установите светильники на полке или на стене выше её для освещения вашего рабочего места.
  
  5. Прикрепляйте ваши заметки и другие мелкие вещицы на большой щит с толстой деревянной рамой.
  
  Особенно изысканно будет смотреться такое решение в интерьере классического стиля.
  
  6. Роскошно будет выглядеть доска, обтянутая полотном. Сделайте простую бескаркасную доску для записей и обтяните её натуральным полотном или другой текстурированной тканью.
  
  Перед этим рекомендуется добавить тонкий слой ватина для мягкости.
  
  7. Покройте всю стену мягким материалом, в который можно будет вставлять булавки.
  
  Она будет выполнять функцию информационного табло в оживлённом семейном доме или в офисе.
  
  Но помните, для установки такого варианта вам понадобится профессиональная помощь, которая позволит получить идеальную подгонку.
  
  Если у вас есть дети, то они могут использовать нижнюю часть стены для выставления своих картин, в то время как вы можете взять для себя часть выше для своих заметок и вдохновения дня.
  
  8. С помощью молдингов вы можете без дополнительных усилий сделать из пустой стены в домашнем офисе доску для записей.
  
  Такой вариант идеально подойдёт для показа творчества детей или для проявления вашего вдохновения.
  
  9. Повесьте бумажки с вашими заметками с помощью скрепок на верёвку. Если у вас есть несколько мелочей, которые должны быть всегда перед глазами, то такая установка подойдёт для вас.
  
  Прикрепите к стене два тонких гвоздика, используйте для этого уровень, чтобы убедиться, что они находятся на одинаковой высоте, и протяните верёвку между ними.
  
  Возьмите скрепки или мини-прищепки для того, чтобы прицепить к ним фотографии или ткань.
  
  Доска для творчества
  
  10. Добавьте изюминку в домашний офис. Информационное табло – это большое пятно, которым дети могут воспользоваться для выставления своих работ, различных фотографий, памятных вещей и просто для учёбы.
  
  Для детей младшего возраста магнитная доска с большими яркими магнитами станет забавным развлечением.
  
  Доска для детских заметок
  
  11. Используйте для отделки шляпки гвоздей. Возьмите идею декоратора Мэгги Стивенс, которая обтянула простую дощечку тканью и затем по её периметру забила гвозди с крупной декоративной шляпкой, чтобы придать ей оригинальный вид.
  
  Такие гвозди ещё применяются для обивки мебели, их можно купить в интернете или в любом магазине тканей.
  
  Доска с рисунками
  
  12. Попробуйте перенести доску от стола. Если вы пользуетесь доской для записей в домашнем офисе, то установите её на соседней стене, а не непосредственно над вашим компьютером.
  
  Такое решение будет смотреться оригинально, и вы сможете немного размять ноги, когда будете вставать к ней, чтобы посмотреть.
  
  У вас есть доска для заметок дома? Посетителям нашего портала Интерьера Комнат будет интересно посмотреть, как вы оформили её. Поделитесь фотографиями в комментариях!
  
  Как я писал в предыдущей статье «Scrum – пять изменений организации команды, принесшие успех Agile», разделение ответственности руководителя группы, при котором ее значительная часть передается всей команде, потребовало средств синхронизации представления о текущем состоянии работ для всех членов команды. Прорыв Scrum стал возможен благодаря тому, что в него включены простые и наглядные способы визуализации продвижения внутри спринта: доска и burndown chart, а также встречи, на которых эти представления обсуждаются и синхронизируются у всей команды. С момента появления техника работы с досками развивалась, довольно много в нее внес Kanban, который используется не только для организации работы небольшой команды, но и для больших подразделениях. И сейчас накоплено множество техник, позволяющих наглядно представить на доске ситуацию в проекте. Опыт внедрения Agile-методов показывает, что сама по себе визуализация работ на доске позволяет существенно повысить эффективность работы даже без перестройки других механизмов управления, просто за счет прозрачности ситуации для всего коллектива. Поэтому десятую статью серии «Менеджмент цифрового мира» я посвящу именно работе с досками.
  
  Визуализация работ на доске позволяет существенно повысить эффективность работы даже без перестройки других механизмов управления
  
  Итак, для начала определим, что такое работа? Выполнение любого проекта, да и вообще работа любого подразделения представляет собой выполнение некоторых задач. Задачи могут быть простые, выполняемые одним человеком, или сложные, распадающиеся на подзадачи. Выполнение задачи включает в себя несколько стадий, каждую из которых может выполнять отдельный исполнитель. Одновременно в работе может быть от десятка задач для небольшой команды, до нескольких сотен для большого подразделения. И все это надо наглядно представить. Все это достаточно хорошо проработано в классическом менеджменте, и тут нет ничего нового.
  
  Отметим, что когда проект ведет менеджер, то ему доска не обязательна. Он может пользоваться различными сложными средствами слежения за ходом проекта, такими как диаграммы Ганта или просто списками дел в Excel, тем более, что это является одни из его основных фокусов внимания. А вот требования к визуализации для командной работы много выше: за краткое время ежедневной встречи все члены команды должны включиться в контекст, понять ситуацию и оценить ее. А еще хорошо бы, чтобы решая, какую взять очередную задачу они тоже могли адекватно оценить текущую ситуацию с задачами сделать выбор.
  
  На рисунке показано, как устроена доска. Она по вертикали разделена на несколько колонок, каждая из которых соответствует своему этапу выполнения задачи. При этом, как правило, есть разделение колонки на область задач в процессе выполнения, и выполненные, ожидающие следующего этапа. Первая колонка содержит задачи, которые еще предстоит сделать, последняя – уже выполненные. В простейшем виде колонок всего три ToDo – Doing – Done. Однако, важно, чтобы набор колонок соответствовал реальным стадиям работ. Для каждой из них должен быть понятен набор выполняемых действий, и быть сформулирован набор условий, при которых стадия считается завершенной. Хорошая практика – когда этот набор условий сформулирован как чек-лист.
  
  Набор колонок соответствует реальным стадиям работы, для каждой из них есть чек-лист завершения
  
  На доске располагаются карточки, которые соответствуют задачам. Карточки различаются по цвету и размеру, и можно использовать дополнительные отличия. Очевидно, что надо различать отдельные задачи, задачи в составе сложных задач, и сами сложные задачи или минипроекты, в которых выполняются составляющие их простые задачи, но которые тоже путешествуют по доске, показывая интегральное состояние, и у которых тоже есть ответственный за продвижение минипроета в целом. Но полезными также являются другие различения, выделения различных потоков работ, например, отделение текущих операционных задач от работы на стратегические цели и от работы по заказам других подразделений. А еще – выделить сверхсрочные поручения от руководства компании или вызванные особыми причинами, при этом к таким карточкам можно приклеивать какие-то дополнительные символы для привлечения внимания, например, ракету. И вот здесь различие по цветам и формам позволяет просто кинув взгляд на доску понять, что команда что-то совсем не работает на стратегические цели, а поглощена текучкой. Или что важные проекты практически стоят, а выполняются только мелкие задачи. При этом человек может оценивать на глаз, просто сравнивая количество разных карточек на доске, без пересчета, это важно.
  
  Помимо различных форм и цветов карточек потоки различных типов задач могут быть выделены за счет горизонтальных дорожек (на схеме этого нет). Преимущество в том, что каждая дорожка, в общем случае, может иметь свой набор стадий. Зато это требует больше места, а в случае, когда потоки неоднородны по мощности – еще и является сильно не оптимальным. Поэтому обычно применяется комбинация обоих вариантов.
  
  Как понять, какие именно стадии, дорожки и типы карточек должны быть у вас на доске? Казалось бы, все просто: возьми регламенты и должностные инструкции и выпиши из него этапы работ. Однако, практика показывает, что реальные потоки задач оказываются достаточно разнородны, при обработке возникают различные особые случаи работ, которые скрыты внутри фазы. А для того, чтобы доска могла служить рабочим инструментом, она должна адекватно отражать ситуацию. Поэтому доска требует отдельного проектирования, которое не является тривиальной задачей. При внедрении Kanban проектирование доски является составной частью процесса STATIK (Systems Thinking Approach to Introducing Kanban), в ходе которого анализируют реальный поток задач, выделяют их фазы и классы обслуживания. Часто при этом выясняют много интересного о том, как же на самом деле сотрудниками выполняется работа ☺ Впрочем, доски не отливаются в чугуне, поэтому могут быть доработаны позднее.
  
  На карточке должно быть написан код задачи, если есть привязка к электронной системе ведения дел, если она есть, и ее краткое название. Важно, чтобы содержание задачи было опознаваемо по названию большинством сотрудников, чтобы за содержанием не требовалось заглядывать в отдельную систему, а люди и так понимали, о чем идет речь.
  
  У каждой задачи есть ответственный, и он должен быть на карточке. И хороший современный прием состоит в том, чтобы указывать ответственного не инициалами или именами-фамилиями, а с помощью опознаваемых фотографий, достаточно крупных, чтобы при взгляде на доску можно было узнать человека. Фотографии печатаются заранее, а когда человек берет задачу он ее просто прикрепляет степлером. Не аватары или мелкие изображения, а именно фото лица – дело в том, что в мозгу у нас есть отдельная система узнавания лиц, которая работает весьма эффективно. И если ее задействовать, то эффективность работы с доской сильно повышается. Появляется возможность простым взглядом на доску увидеть, кто из сотрудников сильно загружен, может быть перегружен, а кто, наоборот, загружен мало. А по фото в области сделанных задач примерно видны сравнительные результаты.
  
  При анализе ситуации всегда важно представлять, что какая-то задача задержалась на определенной стадии дольше обычного. И есть очень простой прием, как это сделать наглядным: каждой колонке сопоставляем свой цветной маркер и регулярно, например, ежедневно для коротких итераций или еженедельно для досок, используемых для более долговременных задач, ставим на карточки точки маркером нужного цвета. Число точек показывает, как долго задача находилась в определенной стадии. Как и в случае с фотографиями важно, чтобы точки были видны, когда окидываешь доску взглядом.
  
  Еще один прием связан с задержками, которые возникают при выполнении задачи, если они не зависят от исполнителя, а связаны с внешними взаимодействиями. Хороший способ – клеить на карточку стикер, где фиксировать причину задержки и ожидаемое время ответа. И, естественно, использовать стикеры различного цвета и формы визуального выделения, а также ставить точки на них, а не только на карточку.
  
  Различные примеры досок легко ищутся и интересующиеся наверняка видели много разных вариантов. Поэтому я хочу привести пример большой доски – доску одного из департаментов Центрального Банка, о которой в докладе на AgileDays-2018 «Банк России: знать путь и пройти его — не одно и то же» рассказывали Светлана Иванова, Дарья Корнеева и Николай Арапов.
  
  Канбан-доска департамента Банка России. Светлана Иванова, Дарья Корнеева и Николай Арапов на AgileDays-2018 «Банк России: знать путь и пройти его — не одно и то же»
  
  Я не только слушал доклад, но и был в этом подразделении на экскурсии и доска реально впечатляет – 8 метров, она занимает всю стену в переговорной перед кабинетом директора департамента, на нее вынесено около 150 важных задач департамента, при том что в отделах департамента есть собственные доски. И в ней как раз использованы приемы о которых я писал выше.
  
  Как говорили в докладе, доски становятся «информационными радиаторами», излучая информацию на все подразделение, и давая представление о прогрессе работы. Люди учатся общаться, просить и предлагать помощь. И приемы визуализации тоже этому способствуют. Например, сотрудники оценивают, что операционных задач слишком много, а задач из проектов на стратегические цели маловато и они медленно двигаются. Или, видя на доске, что какая-то задача чересчур зависла на согласовании с внешним отделом, предлагают ответственному обходные пути для ускорения процесса, которые есть в каждой крупной организации. И в целом они сами были удивлены значительностью того эффекта, который принесла визуализация. Доска вовлекает людей в работу отдела в подразделения, побуждает не ограничиваться только своими задачами, а задумываться о работе в целом.
  
  Доска вовлекает людей в работу отдела в подразделения, побуждает не ограничиваться только своими задачами, а задумываться о работе в целом.
  
  Стоит сказать про обсуждение статуса работ у доски. Частая практика состоит в том, что члены команды по очереди рассказывают, какими задачами они занимались, чего достигли и какие препятствия. При этом перемещение по доске идет в произвольном порядке. А хорошей практикой является обсуждение от задач, а не от людей, начиная от тех, которые находятся справа, то есть дальше других продвинулись по доске. Потому что продвижение по доске означает, что в задачу уже вложено много работы, и потому она более важна для завершения.
  
  Заметим, кстати, что по этой причине задача на доске не возвращается на предыдущие стадии, даже если были обнаружены недоделки, например, если при тестировании выявлены ошибки разработки, или при финальном согласовании договора с клиентом были обнаружены проблемы юридического характера, которые юристы должны были решить ранее. Не задача возвращается на предыдущую стадию, а компетентный специалист вызывается для помощи в решении проблем на текущую стадию, и это для него более приоритетная работа.
  
  В целом важно, чтобы обсуждение у доски для новой команды вели опытные люди, которые умеют читать доску и понимают работу с ней и показывают другим. Тогда у людей, участвующих в обсуждении, через некоторое время возникает эмпатия к доске.
  
  Еще один важный такт обсуждения – это снятие с доски завершенных задач. Это не должно быть технической процедурой, это повод отпраздновать завершение работы и вспомнить, что было сделано. Это может быть по-разному включено в процесс, но позитивный праздник – важен. Но и техническую часть тоже не следует забывать – в случае использовании физической доски это момент обработки метрик по сделанным задачам.
  
  Я не сказал про еще один важный элемент, который был на схеме – это WIP-лимиты, ограничивающие Work In Progress - незавершенную работу. По понятной причине – это достаточно продвинутая техника, которую стоит вводить не на первом шаге, а постепенно и экспериментально проверять эффекты, которые приносит изменение лимитов. Техника WIP-лимитов основана на теории ограничений (TOC) Голдратта. Важно, что в случае неоднородного потока работ, которым характеризуется IT-разработка и другие задачи умственного труда точки ограничений могут перемещаться по стадиям обработки, поэтому и есть смысл ставить лимиты на все колонки.
  
  Механизм действия лимитов следующий. Как мы помним, колонка стадии делится на части, где отражаются выполняемые задачи, и уже выполненные, готовые к переходу дальше. Если в какой-то стадии возникло бутылочное горлышко, то на предыдущей колонке задачи накапливаются в состоянии «выполнено». При этом лимит – общий, и потому освободившиеся сотрудники не могут взять очередную задачу. И это служит сигналом о том, что надо перестать забирать в работу все новые задачи, а надо коллективными усилиями начать разбирать бутылочное горло. Да, это может провести к простою сотрудников, но теория ограничений четко говорит, что даже простой лучше, чем увеличение незавершенной работы, так как в целом это ведет к повышению пропускной способности системы. Правда, надо отметить, что такой простой часто негативно воспринимается и в том числе может негативно влиять на метрики и KPI, если они спроектированы традиционным образом. Кстати, это – известная проблема применения теории ограничений, и правильный подход – изменить соответствующие метрики, если вам интересны детали, то об этом есть книга: Томас Корбет «Учёт прохода. Управленческий учет по теории ограничений» (Throughput accounting).
  
  Отметим, что WIP-лимиты можно накладывать не только на колонки, но и на определенные классы задач, например, на срочные поручения руководителей высокого уровня. В уже упоминавшемся кейсе департамента Банка России они решили, что срочных поручений не может выполняться больше пяти одновременно, а чтобы их отличать от остальных клеили на карточку ракету. Может показаться, что это наивно, дескать, нельзя же отказать высокому руководителю, когда он дает поручение потому, что у вас, мол, установлен WIP-лимит. Но на самом деле это работает, просто надо весте коммуникацию по-другому: когда вам дают задачу вспомнить о тех, что уже в работе, напомнить о них руководителю, и попросить позиционировать относительно них. Если ее можно выполнить после завершения других, то она получается и не сильно срочная, а если новая задача действительно срочная, то он сам укажет, чем надо пожертвовать ради нее. Просто он вполне может не помнить, какие задачи уже в работе.
  
  Ну и в заключении этой статьи поговорим о том, какую доску следует использовать – физическую или электронную. На самом деле, ограничение тут единственное: если у вас распределенная команда, то физическую доску использовать невозможно. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы. Опыт показывает физическая доска гораздо лучше для команды, у которой вообще не было навыков работы с досками и таск-трекером: вокруг нее можно собраться, она способствует коллективным обсуждениям и коммуникации в команде, и к ней быстрее возникает эмпатия. А еще физические доски обладают гораздо большей вместимостью, приведенная в качестве примера доска в центральном банке в электронном варианте была бы невозможна.
  
  С другой стороны, использование только физической доски без электронной и таск-трекера не позволяет работать с метриками на длинных временных горизонтах. В целом опыт развития Agile говорит об одном: это решение должна принимать сама команда. При этом, хотя использование таск-трекера в IT является стандартом, есть случаи использования физической доски с поддержкой синхронности различными методами: первичным источником при этом может быть как доска, так и таск-трекер. Кстати, в Банке России наряду с физической доской был список задач, и тоже проводилась синхронизация, это входило в обязанности отдельного сотрудника. Таск-трекеров существует громадное количество, и большинство из современных умеют представлять задачи в виде досок. И есть много обзоров этих инструментов, которые, впрочем, как обычно не дают однозначного ответа. Так что выбирать вам самим.
  
  На этом я завершаю рассказ о досках. В следующей статье я продолжу рассказ о Scrum. А к Kanban мы тоже еще вернемся, он, конечно, не ограничивается визуализацией на доске, чтобы там не писали некоторые статьи, а наоборот, является одним из наиболее мощных и эффективных методов работы с потоками задач и обеспечения гибкости компании с постоянной подстройкой к изменяющимся условиям работы.
  
  В учебном кабинете, офисе, детском саду и любом общественном месте на стенах обязательно можно встретить информационный стенд. В сфере торговли на нем размещают лицензии, книги жалоб и предложений. Организации, которые занимаются продвижением услуг, представляют на инфо стендах новостные буклеты, листовки, приглашения и т.д. Какие есть виды стендов и, что учесть при их оформлении, читайте далее.
  
  Как правило, инфо стенды делятся на уличные и интерьерные:
  - Уличные используются заведениями общественного питания для размещения меню, а также социальными учреждениями для информирования людей.
  - Интерьерные имеют еще два подвида: открытые и закрытые. При открытых доступ к материалам не ограничен, человек может, например, взять книгу жалоб самостоятельно. Закрытые же помогают предотвратить вандализм, сохранить целостность изделий. Инфостенды закрытого типа чаще встречаются в образовательных учреждениях.
  Наиболее востребованный вид стенда, который встречал каждый — уголок потребителя, представленный в виде доски с карманами. Как правило, он не выполняет рекламную функцию, а используется только для размещения сертификаций, лицензионных подтверждений деятельности и т.д. Подходит для ресторанов и кафе, детских садов, медицинских учреждений и т.д.
  
  Отыскать правильный маршрут «к сердцу» партнеров и потребителей с помощью инфостенда получится, если выбрать удачное расположение, правильно расставить акценты и подобрать удачные методы привлечения к доске.
  
  При оформлении следует учесть пять пунктов:
  - Выбрать главную цель использования и миссию информационной доски.
  - Подобрать подходящую форму, элементы, фоновый оттенок. Продумать стиль и подачу информации. Оформление доски должно притягивать внимание людей. А вы помните, что у прохожих есть только 3-5 секунд на изучение стенда. Вы должны убедить человека познакомиться с вашей информацией.
  - Расставить акценты на разных предметах, чтобы в первую очередь человек видел самое главное и только потом вспомогательные материалы. Например, если цель доски — представить продукт, то важно разместить его в центре внимания. Если планируется размещение информации о бренде, то не следует забывать о фирменных цветах, логотипе.
  Использовать «пустые» декоративные элементы не нужно! Они не несут смысловой нагрузки.
  
  Инфостенд можно назвать «лицом» компании, как общественной, так и коммерческой. Внимание посетителей получится завоевать только в том случае, если стенд грамотно разместить. Стильный и правильный дизайн — лишь полдела. Важно, чтобы инфостенд был размещен в правильном месте. Ведь если его повесить не в том углу, он станет простым декоративным элементом, который перестанет выполнять свои функции.
  
  Следует разместить его в зоне, чаще всего ходят люди. При этом важно не забывать о деликатности — стенд не должен «мозолить» глаза.
  
  Читайте также: