Атмосфера в команде фундамент команды

Обновлено: 13.05.2024

Вместе с «ЛидерТаск Бизнесом» разобрались, как создать сотрудникам комфортные условия работы и что делать, чтобы достигать поставленных целей в срок.

1. Ставьте конкретные цели

Когда все сотрудники понимают, что должно получиться в итоге, команде проще расставлять приоритеты и качественно выполнять задачи. Цели — и краткосрочные, и долгосрочные — должны быть:

Понятными для всех. О планах и перспективах компании должен знать не только совет директоров. Иначе о доверии не может быть и речи. Для наглядности цели можно визуализировать, например делать наброски, графики или презентации.
Измеряемыми. Не «открыть новые магазины», а «открыть три магазина до конца года». Так легче разделить задачи между членами команды и расставить дедлайны.
Выполнимыми. Амбициозные планы — это хорошо, но нужно объективно оценивать возможности коллектива и ставить цели, которые ему под силу. В противном случае есть риск либо напугать сотрудников, либо со временем лишить их мотивации — если они регулярно будут завершать задачи на 30–40%, вера в себя у них пропадёт.

После определения общей цели можно формулировать планы для сотрудников или отделов. И применять к ним те же правила.

2. Распределяйте роли

У каждого члена команды должны быть чёткие задачи и обязанности. Иначе может возникнуть ситуация, когда несколько человек будут заниматься одним делом одновременно, не зная об этом, а про какое‑то важное поручение все забудут.

Можно сделать для каждого сотрудника (если речь о маленьком коллективе) или отдела (для крупных компаний) небольшую памятку с распределением ролей внутри команды. Тогда каждый будет знать, к кому обращаться, если понадобится дополнительная информация или помощь.

А для эффективного распределения задач руководителю компании или отдела важно хорошо знать каждого сотрудника, его сильные и слабые стороны. Это позволит повысить продуктивность и отдельного работника, и всей команды.

3. Планируйте

Путь к достижению общей цели должен иметь прозрачную структуру и состоять из понятных этапов. Для этого каждой команде нужен план действий: на день, неделю, месяц, квартал или больший срок.

Чтобы следить за прогрессом, можно разместить доску для планирования в офисе или завести таск‑менеджер для всей команды. С помощью этих инструментов каждый сотрудник сможет видеть свою загруженность и планы коллег, обсуждать задачи и формировать рабочие группы.

«ЛидерТаск Бизнес» — корпоративный таск‑менеджер, который позволит организовать совместную работу и объединить команду, даже если её члены живут в разных частях света. В нём можно создать группу компании, добавить всех сотрудников, распределить роли, поручить дела конкретному человеку или целой команде. В «ЛидерТаск Бизнесе» есть функция «Повторяющиеся задачи»: например, если кто‑то из работников должен сдавать ежемесячный отчёт, программа сама будет напоминать ему об этом. Кроме того, в карточке каждой задачи можно вести диалог и обсуждать детали, а руководитель может добавить к ней метки («Важно», «Срочно») и чек‑листы.

Также «ЛидерТаск Бизнес» позволяет объединять задачи в проекты или создавать группы проектов. К ним можно добавить много сотрудников, назначить ответственного и установить дедлайн.

4. Стройте доверительные отношения в команде

Доверие в коллективе — один из ключевых элементов комфорта. Чтобы его добиться, можно использовать разные способы, например программы наставничества для новых сотрудников, тимбилдинги, внерабочие встречи.

Но важно, чтобы члены команды хотели участвовать в таких мероприятиях: принуждение к походу в верёвочный городок или играм вроде «Верю / не верю» вряд ли приведёт к чему‑то хорошему. Поэтому в первую очередь нужно узнать мнение сотрудников. Поможет в этом простой опрос, а чтобы никто не боялся высказаться, сделайте его анонимным.

Доверие проявляется и в контроле за выполнением задач. Необходимо чётко обозначить цели, установить дедлайны и обеспечить сотрудников всем необходимым для работы. Но не нужно стоять у них над душой и проверять процесс каждый час.

5. Обсуждайте процесс и получайте фидбек от каждого

Во‑первых, у сотрудников могут быть полезные и неожиданные идеи по улучшению системы работы. Во‑вторых, они могут замечать какие‑то проблемы, которые не видит руководитель. В‑третьих, так все работники будут чувствовать свою значимость и это повысит их мотивацию.

Проводить нужно и общие собрания, и личные встречи с каждым. Одним может быть проще высказывать свои предложения в коллективе, чувствуя поддержку коллег, а другим, напротив, сложно собраться с силами и озвучить свои мысли в окружении большого числа людей.

А чтобы поделиться идеями могли даже самые застенчивые сотрудники, поставьте в офисе коробку для анонимных предложений или периодически проводите анонимные опросы в онлайн‑формах.

С помощью обсуждения стоит разбираться и с конфликтными ситуациями: выслушать каждого, проанализировать аргументы и только потом принимать решение.

6. Позволяйте всем проявлять себя

Команде для развития необходим простор для креатива. Поэтому важно создать атмосферу, в которой сотрудники не будут бояться высказывать свои идеи или совершать ошибки (в разумных пределах).

Чтобы рисковать было не так страшно, предложите членам команды перед выполнением задачи заполнить простую таблицу, в которой они представят худший сценарий. Она состоит из трёх столбцов: в первом нужно написать, какой результат сотрудник считает самым ужасным; во втором — какие действия и факторы, на его взгляд, могут привести к такому финалу; в третьем — что команде нужно будет сделать, чтобы выйти из вероятной плохой ситуации.

Поощряйте не только смелость, но и желание сотрудников развиваться. Находите или организовывайте для них образовательные программы, курсы и лекции.

7. Следите за численностью команды

Большое количество сотрудников не гарантирует того, что команда будет работать эффективнее или быстрее. Напротив, в слишком многочисленной группе сложнее строить доверительные отношения и следить за производительностью.

Основатель Amazon Джефф Безос, например, при создании команды рекомендует The two‑pizza rule and the secret of Amazon’s success использовать «правило двух пицц»: в коллективе должно быть столько человек, чтобы их можно было накормить двумя пиццами. Не больше. Такое ограничение позволяет эффективно следить за деятельностью каждого и повышать продуктивность.

8. Используйте одни и те же рабочие инструменты

Все члены команды должны применять одинаковые каналы связи и программы. Иначе может возникнуть коммуникационный барьер, который помешает достижению цели и создаст внутренний дискомфорт. Например, если часть команды работает в «Google Документах», а другая в Microsoft Office; или один отдел общается исключительно в Telegram, а другой в WhatsApp. Лучше обговорить это сразу, а не подстраиваться друг под друга в процессе.

9. Следите за прогрессом

Регулярный анализ и оценка работы — эффективные инструменты для развития команды. Использовать для этого стоит очевидные показатели, например заработанные деньги или количество клиентов/подписчиков.

Также периодически — раз в месяц или квартал — нужно отвечать на пять вопросов:

Следить за прогрессом в «ЛидерТаск Бизнесе» позволяют несколько функций. Например, «Календарь» и «Расписание» дают сотруднику возможность увидеть все свои дела, проекты и поручения на день или неделю, а «История по задачам» — проанализировать уже выполненные. Также эта функция позволяет руководителям оценить результативность работы членов коллектива или посмотреть старый провальный проект и узнать, что там пошло не так. Есть в таск‑менеджере и «Режим бога» — благодаря ему суперадминистратор, то есть начальник, может увидеть все задачи всех сотрудников.

«ЛидерТаск Бизнес» существует на всех популярных платформах: Windows, MacOS, Web, iOS, Android. А значит, удобный планировщик будет с вами всегда: на смартфоне, ноутбуке, планшете или стационарном компьютере. Сможете воспользоваться сервисом в любой момент.

Чтобы применять все бизнес‑функции таск‑менеджера, нужно оформить подписку. Используйте промокод Lifehack, чтобы получить скидку 50%. Предложение действует до 31 марта 2021 года.

Негативная атмосфера может испортить даже самое эффективное рабочее место. Я уже наблюдала это даже в самых способных командах. Эта динамика может остановить даже группу талантливых специалистов.

Люди теряют мотивацию, становятся рассеянными, неуверенными. Мы можем чувствовать, что мы сами влияем на то, какое удовольствие мы получаем от работы. И у нас есть для этого намного больше возможностей, чем мы можем подумать. Как показывают исследования, позитивное мышление имеет далеко идущие потенциальные возможности для укрепления не только психологического благополучия, но и для достижения высоких результатов на рабочем месте.

Позитивная психология исследует и пытается понять то, что является «правильным» в нашей жизни. Она смещает акцент на опыт, который помогает нам создать положительный фундамент, чтобы мы могли решать вопросы и проблемы. Психологические ресурсы надежды, веры в собственный силы, стойкость и оптимизм, может влиять на то, как мы относимся к нашим повседневным рабочим будням. Эти ресурсы, которые вместе образуют конструкцию психологического капитала, непосредственно влияют на наше поведение.

Менеджеры, руководители команд или сами работники принимают активное участие в создании более позитивного рабочего места, тем самым доказывая, что они являются достойной инвестицией. Найдите минутку, чтобы проанализировать свои собственные психологические ресурсы, а также других людей вокруг вас. Как вы считаете, способны ли вы удовлетворить требования вашей рабочей жизни? Чувствуете ли вы, что команда обладает инструментами для решения задач, которые стоят перед вами на работе? Насколько ваша команда чувствует себя уверенной в своих силах? Что необходимо изменить, чтобы создать более благоприятную среду?

Вот несколько идей для создания более позитивного рабочего места. (Они очень простые, но, как показывает практика, о них нужно напоминать.)

1 .Выражайте благодарность

Признание вклада других является мощным мотиватором. Я видела многих талантливых людей, которые очень хотели уйти из организации просто потому, что они не чувствовали, что их ценят. Регулярная благодарность демонстрирует уважение к этому человеку. Помните это простое слово – «спасибо» - которое имеет огромное значение для счастья на работе и дома.

2. Используйте любую возможность, чтобы согласовать работу со своими силами

Использование наших сильных стороны на рабочем месте является ключом к развитию уверенности в себе. Для этого необходимо постоянно общаться с членами своей команды, чтобы оценить, насколько задействованы их навыки. И сделайте все возможное, чтобы в вашей повседневной работе были задействован все сферы, в которых вы преуспеваете. Но когда в центре оказываются ваши слабости, тогда работа превращается в неприятный опыт.

3. Цените работу других

Вы можете не соглашаться с каждой идеей или планом, который вам предлагают, однако уважение к труду других является обязательным. Мы все упорно трудимся, поэтому не лишайте других чувства удовлетворения от их работы.

4. Общайтесь, даже если это может быть сложной задачей

Кроме публичных выступлений мы еще очень боимся сложных бесед. Тем не менее, основой счастливых рабочих мест являются открытые, дипломатические переговоры. Поэтому, если вы сомневаетесь, стоит ли делиться чем-то важным, или вы пытаетесь избежать конфликта, подумайте дважды, прежде чем уйти от проблемы.

5. Улучшайте обратную связь

Она имеет решающее значение для нашей рабочей жизни. Однако мы должны помнить, что у нас разные требования к обратной связи, и мы по-разному воспринимаем одну и ту же информацию. Вы должны быть осведомлены об индивидуальных различиях между членами команды.

6. Будьте устойчивы к негативной информации

Мы имеем свойство зацыкливаться на негативе. Часто мы бываем одержимыми целью выполнить или воплотить в жизнь то, что уже однажды не получилось. Научитесь быть стойкими путем переориентации своей энергии на успехи, когда вы чувствуете разочарование или оказываетесь в стрессовой ситуации.

7. Практикуйте «гибкое» мышление

Когда вы работаете над новым заданием, не забудьте изучить потенциальные препятствия, а также пути их эффективного преодоления. Благодаря этому вы сможете чувствовать себя более уверенно в ежедневном рабочем «хаосе».

8. Делайте и отмечайте маленькие шаги, которые ведут к успеху

Мы часто ориентируемся на высокие, масштабные цели, для достижения которых необходимо большое количество времени. Но не забывайте на этом пути отмечать и маленькие победы, чтобы поддерживать боевой дух и заинтересованность команды.

Культурная несовместимость — одна из причин текучки в компаниях. Как оценить комфортность рабочей атмосферы в большом коллективе?

На первый взгляд, коллектив из ста человек — звучит довольно внушительно, но все познается в сравнении, и, если принимать во внимание наличие не только многотысячных, но и транснациональных корпораций, получается, что сто человек — это совсем ничего. Как же сделать так, чтобы ваша команда стала максимально эффективной? Что для этого нужно?

Для начала проанализируйте: какова атмосфера в вашем офисе, компании? Благоприятна ли она для вас и ваших сотрудников? Уходят ли от вас люди? Если да, то почему? Проводите ли вы «выходное интервью», когда сотрудники хотят покинуть вашу компанию?

Я долгое время работал в подборе персонала, и основной причиной смены компании называлась культурная несовместимость. И действительно: специалисты устраиваются по профессиональным качествам, а покидают компанию всегда из-за личных мотивов. Проанализировав причины, из-за которых люди уходят из компании, вы сможете оценить уровень комфортности отношений внутри коллектива. Когда причиной становится культурная несовместимость, это означает, что ваши сотрудники никогда не чувствовали себя комфортно в коллективе, что у них были другие ценности и цели. Если атмосфера в компании неблагоприятна — необходимо менять ситуацию к лучшему. В одночасье этого не сделаешь. Однако многие организации недооценивают контакты между людьми и поэтому не создают условий для образования сети эмоциональных отношений.

Чтобы вся команда работала эффективно, нужно действительно объединять людей на различных уровнях для диалога и взаимодействия, с целью выработки новых творческих решений. Руководители должны постоянно поощрять творчество — именно «просеивание» идей для выявления отличных и хороших, для развития вашего бизнеса. Давая творческую свободу сотрудникам, вы больше вовлекаете их в процесс работы. Сотрудники, которые чувствуют безопасность при высказывании своих идей — неважно, пригодятся они или нет, — ощущают себя нужными на своем месте и ответственными за свою работу. Отдача гораздо выше, если у работников есть возможность свободно творить. Настоящая эффективность начинается с того, что вы ведете поиск хороших идей и высвобождаете творческое начало, иначе говоря, ваши мысли и высказывания заставляют людей генерировать свои.

Иногда самовлюбленность руководителя мешает свободному обмену идеями, в результате люди не могут преодолеть свою настороженность и установить теплые отношения. Чтобы эффективно работать, люди должны чувствовать себя уверенно и знать, что в коллективе их уважают и ценят их мнение. Для этого руководителю выгодно организовать управление по целям (Management by Objectives), наставничество, коучинг — это система реализации совместного социального, личностного и творческого потенциала участников процесса развития с целью получения максимально возможного эффективного результата. Четыре базовых этапа коучинга: постановка цели, проверка реальности, выстраивание путей достижения и, собственно, достижение.

И здесь уже не будет важна численность вашего предприятия: каждую систему вы сможете ступенчато реализовывать: начиная с топ-менеджеров, распространяя по отделам, и так далее. Самое худшее, что может сделать руководитель, — лишить людей ощущения безопасности, отбив у них охоту предлагать свои идеи и создавать что-то новое.

Важную роль для построения эмоциональных связей будет играть ваш выбор профессионалов и то, какие цели сейчас у вашей компании и на каком этапе развития она находится. Рождение и рост компании можно сравнить со стадиями развития человека. Сначала это новорожденный, затем ребенок постарше, школьник, потом подросток, и так далее. Выход на каждый новый уровень зависит от руководителя и тех сотрудников, которые рядом с ним.

Представьте, что у вас есть два финалиста, с одинаковым профессиональным опытом и знаниями, спросите себя: с кем из кандидатов вы бы предпочли сходить на футбол или застрять в аэропорту? Иначе говоря, с кем из претендентов вам интереснее поговорить о вещах, имеющих отношение не только к работе? С этим человеком вы сможете «вырастить» компанию до следующего уровня. Замечательное начало, чтобы узнать человека получше, — вместо вопроса, в какой компании вы работали раньше, спросите: «Что вы узнали о себе за время работы в этой компании?». Некоторые люди прекрасно управляют компаниями, находящимися в самом начале своего пути, так как им нравится руководство, связанное с подъемом бизнеса. Другие же больше любят действовать и поэтому лучше подходят для руководства компаниями, когда те выходят из подросткового возраста и становятся взрослыми. Это действительно харизматичные лидеры, способные вывести уже зрелые компании на новый уровень. Всем этим типам руководителей одинаково присущи сильный характер, отличные навыки общения, а также качества созидателя, своего рода строителя. Люди, умеющие руководить в переходный период, обладают качеством, которое можно назвать стремлением сделать ставку не на статику, а на движение. Они могут хорошо выполнять одновременно несколько действий и управлять различными организациями, понимают, что суть бизнеса в развитии и компания не может стоять на месте; могут руководить с прицелом на будущее, склонны постоянно что-то изобретать и делать нововведения. Такие руководители нужны всегда! Как же стать таким?

Ключ ко всему — умение слушать и слышать, это отнюдь не означает, что вы просто дожидаетесь паузы, чтобы вставить свое слово. Это процесс активного слушания, сбора и обработки информации и трансляции ее обратно. Уметь слушать — это словно развить у себя навыки управления знаниями. Вы умеете собирать данные из различных источников, сводить их воедино и затем выдать обратно информацию так, чтобы было понятно, какие у вас цели и как вы их собираетесь достичь? Этому можно научиться. Если вы хотите стать действительно грамотным руководителем, не бойтесь обсуждать предварительно решения, тогда их будут гораздо охотнее выполнять. Следующее поколение руководителей будет обладать навыками управления в условиях хаоса. Именно в хаосе мы учимся выживать, изобретать, переосмысливать свои изобретения и придумывать что-то новое, отметать неподходящее и снова изобретать. Это обычный цикл. И успешно пройти его — задача руководителя.

Скорее всего, при ответе на этот вопрос мнений будет столько же, сколько людей. Я считаю, что этот аспект имеет огромное значение.

Поэтому, в первую очередь, для меня важны комфорт и взаимопонимание в команде. Профессиональные качества каждого сотрудника, конечно, играют не последнюю роль, но есть кое-что поважнее, и это – атмосфера (экосистема) внутри коллектива. Об этом я и расскажу.

Конечно, сначала нужно четко сформулировать ключевые качества, которыми должен обладать будущий сотрудник, а также его служебные обязанности. Тему инструментов поиска кандидата я здесь освещать не стану. Способов множество: от всем известных «job»-сайтов до кадровых агентств.

Как же определить, вольется ли кандидат в уже сложившийся рабочий коллектив, и как собрать команду, в которой будет приятно работать? Есть одно правило, которым я могу поделиться.

Итак, вот сидит очередной претендент, желающий занять должность в вашей компании. Можно ли узнать, не проработав с ним месяц-другой, насколько легко с ним будет, какова его энергетика, и вообще, подходит он или нет? Ответ прост, как и все гениальное! Спросите у себя: «Хотел бы я, чтобы этот человек был моим близким родственником, например, братом или сестрой?»

Ответив на него честно, вы точно не ошибетесь при подборе сотрудника. Этот тривиальный, но действенный способ я сам использую лет десять, и он всегда работает. А вот когда я пренебрегал им, то получал кучу разных проблем, ведь микроклимат в команде был сильно нарушен.

Если принять во внимание этот совет и следовать ему, ваш коллектив станет сплоченной «семьей», в которой будет комфортно работать. Разумеется, в любой семье есть своенравные и даже непослушные дети, строптивые сестры или вредные братья, однако с ними реально найти общий язык и прийти к компромиссу, но, повторюсь, только в том случае, если они «созвучны» остальным. Я не могу гарантировать, что при этом подходе организованность у сотрудников повысится. А вот то, что с такой командой даже самые сложные проекты будут вам покоряться, я обещаю.

Создание продуктивной среды, каждый участник которой будет чувствовать себя комфортно и будет готов вкладывать усилия в общее дело — нелёгкая задача. И эта задача полностью ложится на плечи менеджера проекта.

Книга «Эмоциональный интеллект для менеджеров проектов» подскажет как раскрыть потенциал вашей команды, и сделать так, чтобы сотрудники могли комфортно работать над своими задачами.

Выбрали для вас несколько полезных советов из этой книги.

Устанавливайте командные ценности

Будучи проектными менеджерами, вы должны создать командные ценности и убедиться, что они стали большим, чем просто слова на бумаге. Командные ценности — нормы проектной группы: это соглашение по действиям людей и их отношению друг к другу. Проектным менеджерам нужно разработать командные ценности, донести их смысл до проектной группы и потребовать от команды следовать этим ценностям.

Будьте оптимистом

Один из ключевых аспектов создания позитивной среды — оптимистичный настрой. Оптимизм в данном контексте означает определение позитивных ожиданий работы вашей команды, а также ожиданий предполагаемых результатов вашего проекта.

Известно нам или нет, мы обычно добиваемся того, о чем думали. И наоборот — если мы пессимистичны, наши мысли легко могут стать сбывшимся пророчеством. Мы зачастую заставляем сбыться то, чего нам, по нашим словам, хотелось бы избежать. Либо мы так сильно хотим доказать свою правоту, что создаем неудачи для того, чтобы просто сказать потом: «Видишь, я же тебе говорил».

Если вы не верите в это, попробуйте быть пессимистичным и креативным одновременно. Возможно, вы проявите креативность в представлении многих способов неудачи, но вряд ли сможете креативно думать о позитивных вещах.

Подавайте пример

Может ли один пример лидерства создать позитивную командную среду? Вполне возможно, ведь последовательная политика лидерства на личном примере создает предсказуемость и доверие, чувство, что мы связаны друг с другом.

Лидерам проектов стоит показывать личный пример и не просить других делать то, что вы не хотели бы делать сами. К этому может относиться работа после окончания рабочего дня или периодическая работа на выходных.

Обеспечивайте выполнение правил

Проектный менеджер должен стремиться обеспечивать соблюдение командных правил. Правила — тот образ поведения, который проектный менеджер ожидает увидеть в других. Они могут включать в себя всё, начиная от прихода на совещания вовремя до просьб об отпуске.

Выражайте признательность людям

Вы ищете лучшее в других? Или вы ищете то, что неправильно и нуждается в улучшении? Какого бы подхода вы ни придерживались, это часть общего тона проекта. Он становится одной из негласных ценностей и воздействует на поведение каждого члена команды. Мы посылаем команде четкий сигнал, выражая признательность или воздерживаясь от нее.

Существует множество возможностей поймать людей за выполнением чего-то правильного. Мы можем выражать признательность и поощрять за вклад в команду, за особые результаты и итоги, чтобы укрепить ценности и ожидаемое поведение, поддержать моральный дух и мотивировать людей.

Защищайте интересы команды

Бывают времена, когда проектному менеджеру приходится по некоторым вопросам противостоять высшему руководству, например когда он не согласен с принятым решением или не может принять предложенные изменения в задачах, бюджете, ресурсах или сроках исполнения.

Члены проектной группы хотят периодически видеть проектного менеджера противостоящим руководству, главным стейкхолдерам или даже клиенту. Они хотят знать, что их лидер обладает стержнем, чтобы при необходимости заступиться за них и отстоять их интересы.

Читайте также: